Cette année, j'ai pensé qu'il serait utile de décrire ce que nous attendons de nos employés en tant qu'entreprise à distance - parce que nous y sommes. Et le fait d'être à 100 % à distance est différent de ce que nous avons été dans le passé. Il semble que le télétravail sera "notre" en 2022, et probablement au-delà.
Voici une note que j'ai envoyée à tous les employés. Elle a pour but de permettre à chacun de savoir à quoi ressemble le "bien" et de donner aux responsables une toile de fond pour les attentes organisationnelles qui dépassent les frontières des départements.
Notre lettre de définition des attentes adressée à tous les employés
Bonjour Trakstar,
Bonjour !
Alors que nous entrons dans l'année 2022 et que de nouvelles personnes rejoignent nos équipes, je suis enthousiaste à l'idée de ce qui nous attend. En même temps, il est important de reconnaître le monde complexe dans lequel nous vivons et les nombreuses choses que nous devons équilibrer en ce moment.
Bien que les choses aient certainement changé sur le lieu de travail, nous sommes particulièrement bien placés pour 2022. Afin de renforcer notre succès anticipé, j'aimerais prendre un moment pour communiquer nos attentes à l'aube de la nouvelle année.
Appels Zoom: La collaboration est un élément important de notre travail, et une grande partie de ce travail se fait sur Zoom. In s'attend à ce que que votre caméra soit allumée pendant les appels. Nous avons adopté une culture de travail à distance et l'interaction en face à face renforce nos communications. L'utilisation de la vidéo permet aux autres de ressentir cette connexion et d'obtenir des informations supplémentaires grâce aux expressions faciales et aux indices visuels, ce qui complète la conversation. Il y aura certainement des moments où la vidéo ne sera pas idéale (connexion lente, etc.). Dans ce cas, n'hésitez pas à désactiver la vidéo et à en informer vos coéquipiers. La vidéo on devrait être la norme.
Communication : Slack est un endroit idéal pour interagir avec d'autres personnes à l'échelle de l'entreprise. On s'attend à ce que vous soyez disponible pendant les heures ouvrables de votre fuseau horaire et que vous répondiez rapidement. que vous soyez disponible pendant les heures de travail normales de votre fuseau horaire et que vous répondiez rapidement. Si vous êtes étiqueté dans une conversation, veuillez accuser réception de la note avec un emoji, afin que nous sachions que vous avez lu le message.
Horaires de travail : Les employés doivent travailler selon les horaires établis, mais il y a bien sûr des exceptions. On s'attend à ce que qu'ils fassent tout leur possible pour être disponibles comme prévu, ou qu'ils utilisent la politique des congés payés pour faire des exceptions si nécessaire. Nous choisissons ces heures pour servir nos clients et pour avoir des chevauchements avec d'autres pour la collaboration.
PTO : Nous avons une politique ouverte en matière de PTO qui permet aux employés de prendre leurs vacances et leurs congés de maladie à partir d'une seule réserve de temps. On s'attend à ce que que tous les employés utilisent leur PTO avec discernement. Cette politique n'est pas "illimitée", mais plutôt "ouverte". En moyenne, nos employés prennent environ 20 jours de congé par an. On attend de tous les employés qu'ils contribuent fortement à leur équipe, ce qui implique d'être présent et d'assurer une couverture en cas d'absence.
Travail en dehors de Trakstar : Le travail en dehors de l'entreprise (second emploi, accords de conseil, etc.) doit être approuvé par les ressources humaines et le directeur général. On s'attend à ce que le travail extérieur soit exempt de conflits d'intérêts potentiels. que le travail extérieur soit exempt de conflits d'intérêts potentiels et qu'il respecte l'engagement que nous avons pris les uns envers les autres, à savoir que Trakstar est notre principale responsabilité. Cela s'applique à l'emploi que vous occupez actuellement ou à tout travail supplémentaire que vous entreprendrez à l'avenir.
Informations confidentielles de l'entreprise et des clients : Les données de Trakstar, les mesures, les finances et la stratégie de notre entreprise sont destinées à être utilisées en interne afin d'améliorer notre capacité à nous développer et à servir nos clients. Nous attendons de vous que vous fassiez preuve de discrétion avec toutes les informations relatives à l'entreprise et aux clients. Les informations relatives aux clients sont sensibles et doivent être protégées avec soin, conformément à nos politiques de sécurité et à nos accords avec les clients. Si vous avez des questions sur ce que nous pouvons partager, n'hésitez pas à les poser à un membre de notre équipe de direction, qui se fera un plaisir d'étudier avec vous toute situation particulière.
Je vous remercie. Je suis sûr que ces rappels ne sont rien d'autre que cela - et j'espère qu'ils seront utiles à l'aube de 2022.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
Julie
Pourquoi envoyer une lettre d'attente ?
Les lettres de définition des attentes permettent à vos employés de voir, par écrit, ce que vous attendez d'eux en tant que dirigeant. C'est votre façon de prendre un nouveau départ lorsque vous pensez que les choses doivent être changées ou que votre culture présente certains aspects qui ne vous conviennent pas.
Elle peut également être un excellent moyen de préparer le terrain pour une période de croissance.
Les lettres d'attentes ne doivent pas nécessairement être plus longues que la lettre ci-dessus, même si cela peut contribuer à leur donner un peu de sérieux. Il est utile d'être clair, concis, structuré et formel dans vos communications, mais vous n'avez pas besoin d'attendre d'avoir quelques attentes pour les organiser.
Nous avons envoyé cette lettre au début du trimestre pour aider à aligner nos équipes et faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Utiliser la plateforme Trakstar pour faciliter la définition des attentes
Vous avez du mal à définir vos attentes ? C'est difficile à faire dans les organisations de toute taille, mais particulièrement lorsque vous avez une main-d'œuvre nombreuse et seulement quelques personnes qui surveillent le comportement des employés. Disposer d'une plateforme qui guide naturellement vos employés tout au long de leur cycle de vie, en encourageant l'éducation et la formation continues tout en vérifiant régulièrement l'engagement et en fixant des objectifs peut contribuer à rendre la définition des attentes plus facile, plus claire et plus percutante que jamais.
Pour en savoir plus sur la plateforme Trakstar et sur la façon dont elle peut s'intégrer dans votre travail quotidien de définition des attentes, planifiez une démonstration dès aujourd'hui.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Trakstar.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Trakstar, un fournisseur de premier plan de solutions de gestion de la performance, d'acquisition de talents et d'analyse de la main-d'œuvre. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'engagement plus large de Mitratech à soutenir l'ensemble du cycle de vie des employés - du recrutement et de l'intégration à l'apprentissage et au développement - ainsi que l'intégration des meilleures pratiques de conformité RH dans notre portefeuille croissant de ressources humaines.
