L'année 2020 a été marquée par des événements inattendus. Mais aussi des personnes qui ont su relever le défi. La nature même de l'Interact de cette année nous le rappelle.
L'année dernière, la communauté des utilisateurs de Mitratech s'est réunie pour notre conférence annuelle des utilisateurs à Austin, comme elle l'avait fait pour les Interacts précédents. Aussi grand, étendu et énergique qu'ait été cet événement, notre équipe événementielle (et d'ailleurs nos participants) a eu le bénéfice du recul et de l'expérience pour le mener à bien.
Cette année ? Pas vraiment. L'actualité nous a obligés à changer de cheval en cours de route - une tactique qu'Abe Lincoln lui-même aurait déconseillée - lorsqu'il s'est agi d'organiser Interact 2020.
Transformer la perturbation en évolution
La première journée d'Interact 2020 était consacrée aux opérations juridiques, et il était tout à fait approprié de commencer par elles, puisque le thème de la conférence était " La communauté au service de la continuité des activités". Le coronovirus a bouleversé les habitudes de chacun et la survie même de nombreuses organisations était en jeu. Les départements des opérations juridiques étaient particulièrement bien équipés pour agir en tant qu'agents de changement capables de relever ces défis et de prendre les mesures nécessaires pour maintenir les départements juridiques, leurs réseaux de services juridiques et l'organisation qui les entoure sur la bonne voie.
Comme l'a souligné Mike Williams, PDG de Mitratech, lors de son discours d'ouverture, Le droit comme source d'innovation et d'excellence :
Personne n'aurait pu prédire les circonstances sans précédent auxquelles nous sommes confrontés cette année. Vous occupez une place unique pour diriger vos organisations dans les domaines du droit, du risque et de la conformité. Le service juridique est un pionnier dans la gestion de ce changement et l'atténuation des risques.
Mais notre communauté d'utilisateurs voit plus loin que l'avenir de leurs entreprises. Nous leur avons demandé de nous faire part de ce qu'ils aimeraient voir se produire en 2021, et leurs espoirs sont probablement partagés par presque tout le monde.
L'un des temps forts de la session a été la présence de George Grawe, Senior VP/Deputy General Counsel chez Allstate, qui fait progresser la modernisation des processus et des pratiques juridiques depuis plus de 30 ans. Une chose dont il s'est rendu compte au début de sa carrière ?
Il était facile de sortir le dictaphone, et il était facile pour un avocat de générer beaucoup de travail pour le personnel de soutien. Je voulais faire quelque chose pour permettre au personnel d'être plus heureux dans son travail et d'accomplir les tâches que je lui avais confiées. La technologie faisait partie de la réponse... Lorsque nous avons décidé d'utiliser la technologie pour conduire les changements que nous souhaitions, cela nous a conduits à Mitratech.
Il peut être difficile d'amener les autres à accepter le changement, même à une époque comme la nôtre où il est plus urgent que jamais. Une approche qu'il recommande ?
(Les gens) diront qu'ils ont une façon plus efficace de faire les choses... vous devez vous mettre dans les tranchées avec les gens pour voir comment ils font leur travail. Si vous pouvez trouver un moyen de faire en sorte que la technologie complète la façon dont ils font leur travail, ils deviendront vos champions du changement.
Il est temps d'y voir clair : Diversité des professions juridiques et des cabinets d'avocats
Victoria Hudgins de Legaltech News s'est entretenue avec David Cunningham de Legal Metrics et Winston & Strawn, ainsi qu'avec Nagendra Donepudi, vice-président directeur du développement des produits de Mitratech.
"La diversité influence réellement les décisions d'achat", explique David, car de plus en plus de clients exigent des cabinets juridiques qu'ils fassent preuve d'inclusion et de diversité dans les équipes qui travaillent sur leurs affaires. Ces clients "veulent que les gens aient l'impression que tout le monde a une chance", et ce sentiment est également partagé par de nombreux cabinets, ajoute-t-il :
Je pensais que les services juridiques devraient contraindre les cabinets d'avocats à participer (à la diversité), mais j'ai trouvé un accueil tout aussi favorable de part et d'autre.
En ce qui concerne la technologie que les services juridiques des entreprises demandent pour soutenir les efforts en matière de diversité, ils ne recherchent pas des produits autonomes, mais des fonctions permettant d'améliorer les produits existants. Comme le souligne Nagendra, "ce que nous avons constaté ces dernières années, c'est que (les utilisateurs) veulent quelque chose qui s'intègre dans un système qu'ils utilisent déjà".
Ouverture du TIK-TAP : La co-innovation à l'honneur
Justin Hectus, CIO/CISO chez Keesal, Young & Logan et CIO de Keesal Propulsion Labs, et Brian McGovern, General Manager, Workflow Solutions, de Mitratech, sont des présentateurs bien assortis, comme peuvent en témoigner tous ceux qui les ont déjà vus à l'œuvre.
Ils ont partagé un exemple de co-innovation : KP Labs a conçu et élaboré un flux de travail pour un cas d'utilisation de NetApp dans le cadre d 'un hackathon de 24 heures. Le résultat a suffisamment impressionné Connie Brenton, chef de cabinet et directeur principal des opérations juridiques chez NetApp, pour qu'elle déclare : "En 24 heures, vous nous avez fourni un moyen fondamentalement différent et meilleur de communiquer nos attentes et d'obtenir des engagements de la part de nos conseillers externes."
Un flux de travail flexible et bien conçu, utilisant la bonne solution, peut faire plus qu'accélérer une tâche du début à la fin. "Si vous le faites correctement, vous intégrez la politique, la procédure et la formation dans le flux de travail", a déclaré Justin.
La co-innovation entre le fournisseur et le client, et même entre les professionnels des opérations juridiques de différentes organisations, est le moteur de ces succès. Se référant au centre de co-innovation du TAP, Brian a déclaré : "Il y a là tout un tas d'idées qui vous donnent une longueur d'avance sur ce qu'il faut faire ensuite".
"C'est une communauté étonnamment ouverte", a déclaré Justin. "Tout est construit autour de cette idée de possibilité qui émane du TAP.
IDC - État de l'industrie des opérations juridiques
Ryan O'Leary, Senior Research Analyst, Legal, Risk, & Compliance chez IDC, a présenté son analyse des perturbations actuelles sur le marché, des priorités changeantes des acheteurs et des tendances parmi les entreprises qui évaluent la technologie juridique. Les résultats qu'il a partagés ont été révélateurs.
M. Ryan a fait remarquer que, bien que nous soyons actuellement dans une période incroyablement perturbatrice, il s'attend à ce que l'investissement dans la technologie juridique se poursuive car elle est au cœur des efforts de résilience de l'entreprise, qui est devenue la principale priorité de la suite du président. Avant COVID, les programmes de confiance numérique et les projets d'infrastructure étaient au premier plan, mais le passage à un environnement de travail à domicile a fait basculer les priorités vers le simple maintien de la lumière en garantissant des opérations commerciales résilientes et une expérience client solide. Ryan a également expliqué que la résilience de l'entreprise est plus que la continuité, car il s'agit de planifier la prochaine perturbation plutôt que de se contenter d'examiner les risques actuels.
Les opérations juridiques étant essentielles pour l'organisation, M. Ryan estime que la crise actuelle représente une véritable opportunité pour ceux qui travaillent dans ce domaine. "Le budget des services juridiques semble être à l'abri de la pandémie, voire en augmentation, et ce n'est donc pas le moment de s'endormir sur ses lauriers. Avec le passage à la résilience des entreprises, la technologie juridique peut vous aider à faire votre travail plus efficacement."
Le service juridique occupe une place centrale : 83 % des organisations affirment que le directeur juridique est au cœur des activités de l'entreprise.
Et en démontrant la valeur commerciale, les services juridiques ont ouvert les yeux du reste de l'organisation. Selon IDC, 83 % des organisations affirment que le directeur juridique est au cœur des activités de l'entreprise et qu'il constitue une plate-forme permettant au service juridique de démontrer sa valeur pour l'organisation en améliorant l'efficacité et la collaboration afin de gérer la conformité et de réduire les risques.
Les grandes entreprises investissent dans les technologies juridiques dans le cadre d'une stratégie globale de transformation numérique. Au-delà de ce principal moteur stratégique, l'amélioration de l'efficacité des équipes, le suivi de la demande et de la croissance de l'entreprise et le désir d'améliorer la sécurité sont autant de forces qui ont façonné cette hausse des investissements. Pour la gestion juridique d'entreprise, la facilité d'utilisation, l'analyse avancée et l'IA ainsi que le cryptage/la gouvernance des données ont été notés comme les fonctionnalités les plus importantes. Ryan a conseillé que les organisations qui ne tirent pas parti de l'automatisation et de l'analyse pour éliminer les remontées manuelles "laissent des dollars sur la table".
Pour ce qui est de l'avenir ? Ryan a noté l'importance croissante de la prestation de services juridiques, qui est actuellement un gros point de douleur dans de nombreuses organisations qui chercheront à y remédier à l'avenir. Il a également souligné la montée en puissance de Slack et d'outils similaires qui représentent de nouveaux domaines de risque potentiel pour les employés que le service juridique devra examiner de près. Dans l'ensemble, l'avenir des opérations et des technologies juridiques est prometteur; l'accent mis actuellement sur la résilience des entreprises ne fait qu'accélérer son adoption à grande échelle.
Protéger vos actifs les plus importants, votre personnel !
Julie Pearl, ancienne présidente et cofondatrice de Tracker Corp et PDG de Pearl Law Group, a été rejointe par William Stock, membre fondateur et associé de Klasko Immigration Law Partners, LLP et Marketa Lindt, associée de Sidley Austin LLP.
Il s'agit de trois des plus grands avocats du pays spécialisés dans l'immigration et l'emploi, qui ont abordé un large éventail de sujets et de questions liés à la pandémie et à l'impact du travail à domicile sur la législation en matière d'immigration. "Ce sont des questions auxquelles, si vous n'avez pas eu à répondre avant, vous aurez certainement à le faire maintenant", a déclaré William Stock.
Par exemple, la nouvelle mobilité permise par le travail à domicile signifie qu'un employé peut facilement changer de lieu de travail. Mais quelles sont les obligations de déclaration pour les employeurs si ces employés sont en possession d'un visa ? Alors que les exigences de l'ICE et de l'USCIS se durcissent, que les audits de l'ICE et les amendes potentielles se multiplient, "une chose que nous constatons partout... ils (les employés étrangers) n'ont jamais été aussi inquiets qu'aujourd'hui", explique Marketa Lindt.
La communauté au service de la continuité des activités
La dernière session de la journée a réuni James Wiseman, vice-président des opérations clients chez Mitratech, LaToya Smith Griffin, directrice principale des opérations juridiques et de l'analyse commerciale chez Home Depot, George Chiu, directeur du développement des systèmes chez Prudential Financial, et Jeff Marple, directeur de l'innovation - service juridique de l'entreprise, Liberty Mutual Insurance.
Ils ont abordé un large éventail de questions ayant un impact sur le secteur de l'assurance à l'ère de la directive COVID-19, notamment en ce qui concerne la main-d'œuvre à distance. "Je me demande si le travail à distance est la nouvelle norme", a déclaré George Chiu. "Je ne vois pas de baisse de productivité du point de vue de l'entreprise. L'incertitude du retour au bureau n' est peut-être pas une incertitude. Nous pourrions passer plus de temps à travailler à distance. Je serais très surpris que tout le monde soit obligé de retourner au bureau.
Pour lui, "le plus difficile pendant cette période n'a pas été la technologie... c'est de maintenir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Je suis à 100 % devant mon ordinateur à la maison, je pourrais donc continuer à travailler encore et encore".
Chez Home Depot, l'utilisation et l'orientation de la technologie juridique n'ont pas été affectées par la pandémie, a déclaré LaToya. "Je ne pense pas que nos exigences en matière de [COVID-19] soient différentes. Nos objectifs sont toujours d'utiliser la technologie pour devenir plus efficaces", et de s'éloigner du papier et de réduire les coûts. En ce qui concerne les technologies utilisées, elle a fait un clin d'œil à Mitratech : "Ce qui a fonctionné au bureau fonctionne aussi parfaitement à la maison.
Mais comme l'a ajouté Jeff Marple, les circonstances actuelles ne peuvent qu'entraîner des changements dans le secteur juridique. "S'il y a jamais eu un plus grand catalyseur pour la transformation numérique du droit, je ne sais pas ce que c'est !"
Ce qui fonctionnait au bureau fonctionne aussi parfaitement à la maison.
LaToya Smith Griffin
Home Depot
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