Jenny Yang est devenue directrice de l'OFCCP le 21 janvier 2020, le premier jour de l'administration Biden. Pendant la majeure partie de son mandat, l'agence a privilégié des tactiques agressives pour un contrôle omniprésent des entrepreneurs fédéraux. Les entrepreneurs craignaient que l'OFCCP ne gaspille des ressources en réalisant des examens complets pour tous les audits.
Les représentants de l'Agence, y compris le directeur Yang, se sont montrés réceptifs aux préoccupations des entrepreneurs fédéraux concernant les pratiques de l'OFCCP. Une récente série de fermetures d'audits et des commentaires non officiels de représentants de l'Agence suggèrent que les préoccupations des entrepreneurs sont prises en compte. L'OFCCP concentre désormais ses ressources sur les audits pour lesquels un examen initial suggère une possible discrimination ou des violations techniques. L'OFCCP a l'intention de clore les audits qui présentent peu de problèmes lors de l'examen initial de "triage" à un stade précoce de la procédure d'examen. Le fait que cela se produise au cours d'une administration démocrate pourrait être l'héritage le plus tangible du directeur Yang.
Jusqu'à récemment : Des examens de plus en plus approfondis pour des audits de moins en moins nombreux
Jusqu'à récemment, les initiatives de l'OFCCP sous l'égide du directeur Yang augmentaient la complexité du processus d'audit. Parmi ces initiatives, on peut citer
- En mars 2021, l'OFCCP a supprimé 1 750 contrôles de conformité et audits ciblés de la Corporate Scheduling Announcement List (CSAL). Voir le blog de Circa " The Saga of the Shrinking CSAL". L'OFCCP a déclaré qu'elle se concentrerait sur les examens complets "exhaustifs".
- En mars 2022, l'OFCCP a publié la directive 2022-01 qui, entre autres, élargit considérablement l'obligation des entrepreneurs d'examiner leurs "systèmes de rémunération". Voir le blog de Circa "A Lot Below the Surface".
- En mars 2022, l'OFCCP a demandé l'autorisation d'annuler les modifications apportées par l'administration précédente aux règlements sur les fournitures et les services (41 CFR Parts 60-1, 60-300 et 60-741). Les entrepreneurs étaient favorables à cette mise à jour, communément appelée "Pre-Determination Notice (PDN) rule changes", car elle clarifiait la manière dont l'OFCCP entreprendrait des audits. Voir le blog de Circa sur les changements proposés. L'Office of Management and Budget (OMB) examine actuellement la demande de PDN.
- Toujours en mars 2022, l'OFCCP a publié la directive 2202-02 annulant les directives de l'ère Trump concernant la "certitude", la "transparence" et l'"efficacité" dans le fonctionnement de l'Agence. Sous la direction de Mme Yang, l'OFCCP a maintenu que les directives créaient des "normes de preuve rigides" qui privaient l'Agence de la "flexibilité" nécessaire à des "résolutions rapides". Voir le blog de Circa What Does Directive 2022-02 Tell Us About OFCCP's Intentions ?
- En novembre 2022, l'OFCCP a demandé à l'OMB d'autoriser des ajouts significatifs à la soumission initiale d'audit documentaire des entrepreneurs. Entre autres, les changements exigeraient des entrepreneurs qu'ils détaillent les mesures proactives prises pour résoudre "tout" problème de rémunération, "toute" sous-représentation des personnes handicapées et "tout" processus de gestion du personnel créant un "obstacle à l'égalité des chances en matière d'emploi". Voir le blog de Circa OFCCP Proposes Supersizing Contractors' Initial Audit Response. L'OMB examine actuellement cette demande.
L'OFCCP du directeur Yang a maintenu que les initiatives de l'administration précédente avaient ralenti le traitement des audits. Il a déclaré que son nouveau régime d'audit serait à la fois complet et rapide. Au cours de l'exercice 2022, cependant, l'allègement monétaire obtenu par l'OFCCP pour les groupes protégés a diminué à 11 763 477 $, soit moins d'un tiers de celui obtenu au cours de la dernière année de l'administration Trump. Au cours de l'exercice 2022, l'OFCCP a clôturé moins d'un millier d'audits. La dernière fois que l'OFCCP a affiché un taux de clôture aussi faible, c'était en 2018.
La baisse des résultats de 2018 et de 2022 est due à des changements dans les pratiques d'audit. Un petit rappel historique s'impose. De 2003 à 2011, l'OFCCP a procédé à une forme d'examen des dossiers appelée "gestion active des dossiers" (ACM). Dans le cadre de l'ACM, l'OFCCP a procédé à un contrôle documentaire abrégé de la plupart des soumissions, n'effectuant des audits complets que lorsqu'un examen initial sommaire avait permis d'identifier une éventuelle discrimination ou un schéma de sous-utilisation apparemment défavorable à un groupe protégé. En 2011, l'OFCCP a rejeté le triage des audits de l'ACM en faveur de l'"Active Case Enforcement" (ACE). Dans le cadre de l'ACE, chaque audit documentaire fait l'objet d'un examen approfondi. Sous l'ACM, l'OFCCP a clôturé plus de 4 000 audits par an. Sous ACE, les mesures d'application de l'OFCCP ont chuté à 866 en 2018. L'administration Trump a mis fin à l'ACE en 2019. Sous le mandat de Yang, cependant, l'OFCCP semblait en fait revenir à l'ACE - avec un faible taux de fermeture d'audit pour le montrer.
Développements récents : Un retour au triage des audits
Au cours des derniers mois, le taux de clôture des dossiers de l'OFCCP a augmenté de façon spectaculaire, passant d'une moyenne de soixante-trois par mois à la fin de 2022 à plus de cent en janvier 2023 et près de quatre-vingt-dix en février 2023. Afin de mieux hiérarchiser les cas et d'améliorer la rapidité, l'Agence décide à nouveau, dès le début du processus d'audit, des examens à clôturer et de ceux à poursuivre. Des normes internes ont été mises en place pour l'examen des embauches et des rémunérations ; l'élaboration de normes pour d'autres domaines d'audit est en cours.
On ignore quelles normes spécifiques l'OFCCP utilise et dans quelle mesure elle communiquera sur cette initiative. Après tout, il s'agit de la même agence qui a récemment exprimé son inquiétude quant à son besoin de flexibilité, et non de "normes de preuve rigides", pour examiner les plans d'action positive des entrepreneurs. La sauce secrète, cependant, ne devrait pas être très secrète : clôturer les audits qui présentent un petit ensemble d'indicateurs statistiques inférieurs à 3 écarts types, de petites lacunes et aucun schéma d'indicateurs défavorables à un groupe protégé.
Conclusion
Pour l'exercice 2023, l'OFCCP a demandé une augmentation budgétaire de 32 % et a reçu une augmentation de 5 %. Pour l'exercice 2024, l'OFCCP demande une augmentation de 36 % de son budget afin, notamment, de porter son effectif à 620 personnes. L'environnement politique actuel rend peu probable l'obtention de l'augmentation demandée. L'agence devra se contenter de quelque chose qui ressemble à son budget actuel de 110 976 000 dollars et à son effectif actuel, qui serait de 495 personnes.
L'année dernière, l'OFCCP a clôturé moins de deux audits par employé. Le triage des audits permettra d'augmenter les taux de clôture et, en concentrant les ressources sur les examens susceptibles de mériter l'attention, d'accroître la capacité de l'Agence à identifier et à traiter les cas de non-conformité. C'est une bonne chose pour l'Agence et pour les entrepreneurs fédéraux qui font de leur mieux pour être en conformité.
C'est également l'occasion pour l'OFCCP de repenser les directives et les propositions de modification des règles décrites ci-dessus. Dans le cas contraire, l'examen complexe qu'elles prévoient pourrait conduire l'OFCCP à continuer à effectuer peu d'audits, dont peu révéleraient des problèmes de conformité.
Par le passé, les administrations républicaines privilégiaient le triage des audits et les administrations démocrates l'examen approfondi de chaque audit. Le fait que la directrice Yang ait institué un programme de triage des audits sous une administration démocrate est un changement de cap bienvenu. Il s'agit peut-être de l'évolution la plus intrigante de son mandat, et peut-être la plus productive.
Nous espérons que son successeur poursuivra dans cette voie, pour le bien de toutes les parties concernées.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
