Jenny Yang wurde am 21. Januar 2020, dem ersten Tag der Biden-Regierung, zur Direktorin der OFCCP ernannt. Während des größten Teils ihrer Amtszeit hat die Behörde aggressive Taktiken für eine umfassende Überwachung von Auftragnehmern der Bundesregierung bevorzugt. Die Auftragnehmer waren besorgt, dass die OFCCP durch die Durchführung umfassender Überprüfungen für alle Audits Ressourcen verschwendete.
Vertreter der Behörde, darunter auch Direktor Yang, zeigten sich offen für die Bedenken der Auftragnehmer des Bundes hinsichtlich der Praktiken der OFCCP. Eine Reihe kürzlich abgeschlossener Prüfungen und inoffizielle Kommentare von Vertretern der Behörde deuten darauf hin, dass die Bedenken der Auftragnehmer berücksichtigt werden. Die OFCCP konzentriert ihre Ressourcen nun auf Prüfungen, bei denen eine erste Überprüfung mögliche Diskriminierungen oder technische Verstöße nahelegt. Die OFCCP beabsichtigt, diejenigen Prüfungen abzuschließen, die bei der ersten „Triage”-Überprüfung zu Beginn des Überprüfungsprozesses nur wenige Probleme aufzeigen. Dass dies während einer demokratischen Regierung geschieht, könnte das greifbarste Vermächtnis von Direktor Yang sein.
Bis vor kurzem: Immer tiefgreifendere Überprüfungen von immer weniger Audits
Bis vor kurzem führten die Initiativen der OFCCP unter Direktor Yang zu einer Erhöhung der Komplexität des Auditprozesses. Zu diesen Initiativen gehörten:
- Im März 2021 strich die OFCCP 1.750 kurze „Compliance-Prüfungen” und „gezielte” Audit-Prüfungen aus zuvor veröffentlichten Corporate Scheduling Announcement Lists (CSALs sind Vorankündigungen für bevorstehende Audits). Siehe Circas Blog „The Saga of the Shrinking CSAL”. Die OFCCP erklärte, sie werde sich auf „umfassende” Prüfungen in voller Länge konzentrieren.
- Im März 2022 veröffentlichte die OFCCP die Richtlinie 2022-01, die unter anderem eine erhebliche Ausweitung der Pflicht von Auftragnehmern zur Überprüfung ihrer „Vergütungssysteme“ vorsieht . Siehe dazu den Blogbeitrag „A Lot Below the Surface“ von Circa .
- Im März 2022 beantragte die OFCCP die Aufhebung der von der vorherigen Regierung vorgenommenen Änderungen der Vorschriften für Lieferungen und Dienstleistungen (41 CFR Parts 60-1, 60-300 und 60-741). Die Auftragnehmer begrüßten diese Aktualisierung, die gemeinhin als „Änderungen der PDN-Regelung (Pre-Determination Notice)“ bezeichnet wird, da sie Klarheit darüber schuf, wie die OFCCP Audits durchführen würde. Siehe den Blog von Circa zu den vorgeschlagenen Änderungen. Das Office of Management and Budget (OMB) prüft derzeit den PDN-Antrag.
- Ebenfalls im März 2022 erließ die OFCCP die Richtlinie 2202-02, mit der die Richtlinien aus der Trump-Ära bezüglich „Sicherheit“, „Transparenz“ und „Effizienz“ im Betrieb der Behörde aufgehoben wurden. Unter Direktor Yang vertrat die OFCCP die Auffassung, dass die Richtlinien „starre Beweisstandards“ schufen, die der Behörde die für „rasche Lösungen“ erforderliche „Flexibilität“ verwehrten. Siehe Circa-Blog Was sagt uns die Richtlinie 2022-02 über die Absichten der OFCCP?
- Im November 2022 beantragte die OFCCP bei der OMB eine Genehmigung für erhebliche Ergänzungen zu den ersten Unterlagen, die Auftragnehmer im Rahmen der Dokumentenprüfung einreichen müssen. Unter anderem würden die Änderungen von den Auftragnehmern verlangen, proaktive Maßnahmen zur Behebung „aller“ Probleme im Bereich der Vergütung, „aller“ Unterrepräsentationen von Menschen mit Behinderungen und „aller“ Personalprozesse, die „ein Hindernis für die Chancengleichheit bei der Beschäftigung“ darstellen, detailliert darzulegen. Siehe Circas Blog „OFCCP schlägt umfangreiche Ergänzungen zu den ersten Audit-Antworten der Auftragnehmer vor”. Das OMB prüft derzeit diesen Antrag.
Die OFCCP unter Direktor Yang behauptete, dass die Initiativen der vorherigen Regierung die Bearbeitung von Audits verlangsamt hätten. Sie erklärte, dass ihr neues Audit-System sowohl umfassend als auch schnell sein würde. Im Geschäftsjahr 2022 sank jedoch die finanzielle Entschädigung, die die OFCCP für geschützte Gruppen sicherstellte, auf 11.763.477 US-Dollar, weniger als ein Drittel der im letzten Jahr der Trump-Regierung gesicherten Summe. Im Geschäftsjahr 2022 schloss die OFCCP weniger als tausend Prüfungen ab. Zuletzt hatte die OFCCP 2018 eine so niedrige Abschlussquote verzeichnet.
Sowohl der Rückgang der Ergebnisse für 2018 als auch für 2022 war auf Änderungen in der Prüfungspraxis zurückzuführen. Dazu ist ein wenig Hintergrundwissen erforderlich. Von 2003 bis 2011 führte die OFCCP eine Form der Aktenprüfung durch, die als „Active Case Management” (ACM) bezeichnet wurde. Im Rahmen von ACM führte die OFCCP eine verkürzte Schreibtischprüfung der meisten Einreichungen durch und führte nur dann umfassende Prüfungen durch, wenn eine erste summarische Überprüfung mögliche Diskriminierungen oder ein Muster der Unterbeschäftigung identifizierte, das offenbar eine geschützte Gruppe benachteiligte. Im Jahr 2011 lehnte die OFCCP die ACM-Prüfungstriage zugunsten von „Active Case Enforcement” (ACE) ab. Im Rahmen von ACE war jede Schreibtischprüfung eine eingehende Überprüfung. Im Rahmen von ACM schloss die OFCCP mehr als 4.000 Prüfungen pro Jahr ab. Im Rahmen von ACE sank die Zahl der Durchsetzungsmaßnahmen der OFCCP im Jahr 2018 auf 866. Die Trump-Regierung beendete ACE im Jahr 2019. Unter Yangs Amtszeit schien die OFCCP jedoch faktisch zu ACE zurückzukehren – was sich in einer niedrigen Abschlussquote der Prüfungen widerspiegelte.
Jüngste Entwicklungen: Rückkehr zur Audit-Triage
In den letzten Monaten ist die Zahl der abgeschlossenen Fälle der OFCCP drastisch gestiegen, von durchschnittlich 63 pro Monat Ende 2022 auf über 100 im Januar 2023 und fast 90 im Februar 2023. Um Fälle besser priorisieren und die Aktualität verbessern zu können, kehrt die Behörde dazu zurück, bereits zu Beginn des Auditprozesses zu entscheiden, welche Überprüfungen abgeschlossen und welche weiterverfolgt werden sollen. Für die Überprüfung von Einstellungen und Vergütungen gibt es bereits interne Standards; Standards für andere Prüfungsbereiche werden derzeit ausgearbeitet.
Es ist unklar, welche konkreten Standards die OFCCP anwendet und wie offen sie über diese Initiative kommunizieren wird. Schließlich handelt es sich um dieselbe Behörde, die kürzlich ihre Besorgnis darüber zum Ausdruck gebracht hat, dass sie Flexibilität und keine „starren Beweisstandards” benötigt, um die Affirmative-Action-Pläne von Auftragnehmern zu überprüfen. Das Geheimnis sollte jedoch eigentlich kein großes Geheimnis sein: Schließen Sie diejenigen Audits, die eine kleine Gruppe statistischer Indikatoren mit weniger als 3 Standardabweichungen, geringen Defiziten und keinen Indikatoren aufweisen, die eine geschützte Gruppe benachteiligen.
Schlussfolgerung
Für das Geschäftsjahr 2023 beantragte die OFCCP eine Budgeterhöhung um 32 % und erhielt eine Erhöhung um 5 %. Für das Geschäftsjahr 2024 beantragt die OFCCP eine Budgeterhöhung um 36 %, um unter anderem ihre Mitarbeiterzahl auf 620 zu erhöhen. Angesichts der aktuellen politischen Lage ist es jedoch unwahrscheinlich, dass die beantragte Erhöhung bewilligt wird. Die Behörde wird sich mit einem Budget in Höhe von 110.976.000 US-Dollar und einer Mitarbeiterzahl von derzeit 495 begnügen müssen.
Im vergangenen Jahr hat die OFCCP weniger als zwei Audits pro Mitarbeiter abgeschlossen. Durch die Audit-Triage werden die Abschlussquoten steigen, und durch die Konzentration der Ressourcen auf Überprüfungen, die wahrscheinlich Aufmerksamkeit verdienen, wird die Fähigkeit der Behörde verbessert, Verstöße zu identifizieren und zu ahnden. Dies ist sowohl für die Behörde als auch für Bundesauftragnehmer, die ihr Bestes geben, um die Vorschriften einzuhalten, von Vorteil.
Dies ist auch eine Gelegenheit für die OFCCP, die oben skizzierten Vorschläge zur Änderung der Richtlinien und Vorschriften zu überdenken. Andernfalls könnte die komplexe Überprüfung, die sie vorsehen, dazu führen, dass die OFCCP weiterhin nur wenige Audits durchführt, von denen nur wenige Compliance-Probleme aufdecken.
In der Vergangenheit bevorzugten republikanische Regierungen eine selektive Prüfung, während demokratische Regierungen eine umfassende Überprüfung jeder einzelnen Prüfung befürworteten. Dass Direktorin Yang während einer demokratischen Regierung ein Programm zur selektiven Prüfung eingeführt hat, ist eine willkommene Richtungsänderung. Dies ist möglicherweise die interessanteste Entwicklung ihrer Amtszeit und vielleicht auch die produktivste.
Es bleibt zu hoffen, dass ihr Nachfolger diesen Weg zum Wohle aller Beteiligten fortsetzt.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
