« Titre et dates », répond le représentant des ressources humaines, blasé.
« J'aimerais avoir un peu plus d'informations, nous sommes prêts à embaucher, mais nous avons quelques... », dites-vous.
« Notre politique d'entreprise consiste à vérifier uniquement le titre du poste et les dates d'emploi », interrompent-ils.
« Y a-t-il un chef de service ou un responsable à qui je pourrais m'adresser pour obtenir plus d'informations ? », demandez-vous timidement.
« Notre politique consiste à vérifier uniquement le titre du poste et les dates », répondent-ils de manière robotique. « Si un responsable vous a parlé, il a enfreint la politique de notre entreprise et pourrait faire l'objet de mesures disciplinaires. Voulez-vous connaître ces dates et le titre du poste ? »
« Oui, merci. »
Dans notre société de plus en plus litigieuse, il peut sembler plus difficile pour les professionnels des ressources humaines et les responsables du recrutement d'obtenir des références que de gagner à la loterie. Même les employeurs qui aimeraient donner de bonnes références hésitent, craignant que la politique qui leur permet de récompenser le bon travail ne se retourne contre eux lorsqu'un mauvais employé a besoin d'une recommandation. Aussi intimidante que cette tâche puisse paraître, la vérification des références est essentielle pour garantir un excellent recrutement et un employé à long terme.
Le fournisseur de services de vérification des antécédents HireRight a constaté que, si 86 % des entreprises ont découvert au moins un mensonge dans le CV ou la candidature d'un candidat, seules 58 % vérifient les emplois et les références, et seulement 32 % vérifient la formation.
Une enquête menée par CareerBuilder a révélé que les mensonges courants des candidats découverts par les employeurs comprennent :
- ensemble de compétences (62 %)
- responsabilités professionnelles (54 %)
- intitulé du poste (39 %)
- dates d'emploi (31 %)
- diplômes universitaires (28 %)
Une mauvaise décision d'embauche peut coûter jusqu'à 30 % du salaire annuel d'un employé. Prendre la bonne décision dès le départ, en vous basant sur toutes les informations que vous pouvez recueillir, est non seulement rentable, mais vous évite également de devoir réembaucher ce nouvel employé, ce qui vous fait gagner du temps et vous épargne des efforts.
Jargon juridique, pas simplification juridique
Alors pourquoi est-il si difficile d'obtenir des références ? Tout d'abord, la faute en revient aux avocats : il y a quelques décennies, il était courant de donner des références, bonnes ou mauvaises. Mais avec l'apparition des procès pour diffamation, de nombreux employeurs ont cessé de s'exprimer. Même si les poursuites judiciaires sont rares, la plupart des employeurs estiment qu'il vaut mieux jouer la carte de la prudence et ne rien dire. Ironiquement, les mêmes professionnels des ressources humaines qui ne vous diront rien sont eux-mêmes gênés par ces pratiques lorsqu'ils cherchent à recruter pour leur propre entreprise. Mais les lois et les avocats ont créé un véritable imbroglio quant à ce que l'on peut ou ne peut pas dire. Même si la vérité est une défense absolue dans les affaires de diffamation, le coût d'une justification peut être exorbitant, alors mieux vaut se taire.
Vous surprenez un employé en train de voler et vous le licenciez. Le montant qu'il a tenté de dérober et le fait qu'il n'ait pas réussi vous incitent à ne pas engager de poursuites. Lorsque la prochaine entreprise vous demandera des références, pourrez-vous dire qu'il a été licencié pour vol ? Selon l'État dans lequel vous vous trouvez, peut-être pas ! Si vous avez choisi de ne pas engager de poursuites, il n'a jamais été jugé. Il bénéficie toujours de la présomption d'innocence et un jury aurait pu l'acquitter. Vous pourriez nuire à sa réputation en disant qu'il a été licencié pour vol. Encore une fois, mieux vaut garder le silence.
De plus, il n'existe aucune obligation légale de fournir des références. À moins qu'une clause spécifique ne figure dans le contrat de travail ou la convention collective, les références constituent un risque potentiel, sans aucun avantage. Il arrive parfois que des accusations de négligence soient portées à l'encontre d'entreprises qui n'ont pas divulgué des informations sur un employé ayant par la suite causé du tort à autrui. Mais ces cas sont rares. La plupart des entreprises estiment que le silence est la solution la plus judicieuse.
Les erreurs d'embauche peuvent être fatales
Vous vous demandez donc, avec un accès aussi limité à l'information, pourquoi même essayer de vérifier les références ?
Dans une enquête menée auprès de 2 500 entreprises, CareerBuilder a constaté que 69 % des employeurs avaient changé d'avis au sujet d'un candidat après avoir vérifié ses références. Plus des deux tiers des mauvaises embauches potentielles ont été évitées grâce à quelques coups de téléphone. Imaginez les économies réalisées !
Même une petite information peut avoir une grande importance. Le simple fait de vérifier les dates et les titres peut faire une énorme différence. Étant donné que près de 40 % des candidats mentent sur leur titre professionnel, il vaut la peine de confirmer ce détail.
L'un des jours les plus difficiles de ma carrière dans les ressources humaines a été celui où j'ai assisté à une déposition concernant une vérification de références non effectuée. On nous a demandé d'attester qu'une société de gestion immobilière avait négligé de vérifier les dates et le titre d'un employé qu'elle avait embauché. La candidature du candidat indiquait qu'il avait travaillé pour nous en tant que « policier saisonnier » et précisait qu'il portait une arme à feu. Sur la base de ce mensonge, la nouvelle société lui a remis une arme, avec laquelle il a tué un locataire dans un immeuble qu'il était chargé de protéger.
L'employé a été condamné et envoyé en prison. La famille de la victime a intenté un procès contre la société de gestion et a bien sûr obtenu gain de cause. Si la société avait pris deux minutes pour passer un coup de fil, nous aurions pu vérifier qu'il s'agissait d'un employé saisonnier du restaurant et rien de plus. Il n'aurait jamais pu obtenir d'arme à feu, quelles que soient les circonstances. Cette tragédie absurde aurait pu être facilement évitée.
Nous savons à quel point les vérifications des références sont précieuses, voire vitales. Voici comment procéder à une vérification des références afin d'obtenir des informations qui vont au-delà du titre et des dates.
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Obtenir l'autorisation
Avant toute chose, assurez-vous d'avoir l'autorisation de vérifier. Vous ne voulez pas mettre en péril l'emploi actuel d'un candidat en appelant son supérieur hiérarchique pour lui demander une référence, surtout si celui-ci n'est pas au courant de sa recherche d'emploi. Assurez-vous que le candidat sait que vous effectuez des vérifications et que vous avez son autorisation pour appeler ses employeurs actuels. Essayez d'appeler les employeurs actuels en dernier recours. Si les autres références du candidat ne donnent rien, il n'est pas nécessaire de mettre en péril son emploi actuel.
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Affaires personnelles
Si un candidat sait que son entreprise ne fournit que des vérifications, demandez-lui des références « professionnelles » personnelles : des personnes avec lesquelles il a travaillé ou pour lesquelles il a travaillé et qui seraient disposées à vous parler. J'ai dit à de nombreux vérificateurs de références que, même si la politique de notre entreprise était de ne fournir que des vérifications, ils pouvaient demander au candidat de recommander un ancien responsable qui pourrait parler en son nom d'un point de vue personnel. Si un candidat ne peut citer aucun collègue qui serait disposé à le faire, vous devez vous demander pourquoi.
À l'ère de l'accès à Internet et du réseautage proactif, la plupart des gens peuvent trouver le nom d'une personne avec laquelle ils ont travaillé. Les anciens responsables qui ne travaillent plus dans l'entreprise constituent une ressource inestimable à laquelle les candidats peuvent facilement accéder. De nombreux anciens collègues restent en contact avec moi et m'ont utilisé comme référence, ce que je suis heureux de faire.
Lorsque vous contactez le collaborateur personnel, expliquez-lui que vous comprenez qu'il ne peut pas s'exprimer au nom de l'entreprise. Demandez-lui s'il peut vous donner son avis personnel sur le candidat, basé sur son expérience professionnelle avec lui. Si les personnes désignées ne répondent pas à votre appel ou ne vous rappellent pas, vous devez vous demander pourquoi.
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Soyez créatif (alias rusé)
Vos premiers appels téléphoniques consistent à vérifier ces dates et ces titres. Si ceux-ci contredisent les informations fournies par le candidat, vous aurez gagné beaucoup de temps en évitant de rechercher des personnes disposées à parler. Mais si tout concorde, profitez-en pour poser des questions sur le poste plutôt que sur le candidat. Que représente ce titre ? Ce poste implique-t-il de superviser, de travailler avec des clients, de faire du codage ? Dressez une liste des responsabilités qui, selon vous, pourraient être vérifiées et posez des questions sur la description du poste, et non sur le candidat. Seraient-ils disposés à vous transmettre une copie de la description du poste ? Sachant qu'un grand pourcentage de candidats embellissent leurs responsabilités, il pourrait être très utile d'apprendre que le titre de « responsable du service clientèle » figurant sur leur candidature correspondait en réalité à celui de caissier.
Une autre question délicate qui pourrait fonctionner est « Sont-ils éligibles à une réembauche ? ». De nombreux représentants des ressources humaines répondront instinctivement à cette question sans réfléchir. Cela vaut la peine d'essayer, car cela pourrait être très révélateur.
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Partager le travail
Demandez au candidat les noms des personnes à qui il a parlé (ou à qui il parlera à votre demande) et qui pourraient lui fournir une référence. Vous ne voulez pas parler à sa tante Sally, vous voulez les noms et les coordonnées des personnes qui ont une connaissance directe de son travail. Considérez cela comme sa première mission. Il veut le poste, vous voulez les références, tout le monde y gagne.
S'ils veulent vraiment le poste et savent qu'ils peuvent fournir des références, ils trouveront des personnes non seulement disposées à vous parler, mais aussi informées de la possibilité d'une vérification des références et qui attendent votre appel. Certains employeurs demandent même aux candidats de contacter leurs références et de leur indiquer le moment qui leur convient le mieux pour les appeler.
N'oubliez pas de demander des références auprès des responsables hiérarchiques, des collègues et même des subordonnés directs du candidat. Lorsque vous recrutez un responsable, il est très utile de discuter avec d'anciens subordonnés qui peuvent vous parler de son style de management et de son efficacité.
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Étirements et selfies
Allonger la durée d'un emploi est l'une des astuces les plus anciennes qui soient. Lorsque des candidats potentiels omettent délibérément des mois dans leur candidature (« dates d'emploi : 2013-2014 »), cela soulève des soupçons. Ont-ils été employés pendant près de deux ans ou seulement deux mois ? La vérification des dates et des titres fait ici des merveilles.
Le travail indépendant est un autre moyen d'étoffer votre CV. Que ce soit en tant que consultant pour une entreprise du Fortune 500 ou en tant que propriétaire d'une petite entreprise de promenade de chiens, c'est un excellent moyen de combler les lacunes dans votre parcours professionnel. Si vous étiez votre propre patron, vous vous donneriez certainement une excellente recommandation. Mais nous aurons besoin d'une ancienne carte de visite, d'une adresse web et du nom de certains de vos clients, juste pour obtenir plus de détails.
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Faites confiance, mais vérifiez
De nombreux candidats demandent à leurs formateurs ou employeurs des lettres de recommandation lorsqu'ils quittent leur poste : une stratégie intelligente pour leur avenir. Mais certains candidats peu scrupuleux emportent avec eux une pile de papier à en-tête de l'entreprise lorsqu'ils partent, et c'est là que les mensonges commencent. Si vous recevez une lettre de recommandation, appelez la personne qui l'a signée pour vous assurer qu'elle est authentique. Vous ne demandez qu'une réponse par oui ou par non, ils devraient donc être en mesure de vous répondre, même si la politique de l'entreprise est de ne mentionner que les dates et les titres. Et comme près de 30 % des candidats admettent mentir sur leurs diplômes universitaires, cet appel téléphonique est essentiel.
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Les morts et les disparus
Toutes les entreprises dans lesquelles ils ont travaillé ont fermé leurs portes ? Tous leurs anciens responsables sont décédés ? Leur alma mater a été détruite par un incendie ? Soit ils sont les candidats les plus malchanceux que vous ayez jamais rencontrés, soit ce sont des signaux d'alarme importants. Si vous ne parvenez pas à vérifier les antécédents du candidat ou si quelque chose vous semble louche, passez à autre chose.
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Réseautez leurs réseaux
Demandez la permission de consulter et de contacter les personnes qui ont rédigé des recommandations professionnelles sur les réseaux sociaux, tels que LinkedIn. De nombreux candidats enrichissent leur profil sur les réseaux sociaux avant de commencer leur recherche d'emploi, leurs amis et leur famille vantant leurs réalisations. Vous pouvez envoyer un message à la personne qui a rédigé la recommandation et lui demander si elle accepterait de vous parler par téléphone ou par e-mail. Posez-lui ensuite des questions précises et détaillées afin de vérifier qu'il s'agit bien de recommandations professionnelles authentiques.
Il n' est généralement pas judicieux de demander des informations sur les réseaux sociaux, même si certains employeurs le font. Avez-vous vraiment besoin de voir ce qu'ils ont publié sur Facebook pour prendre une bonne décision d'embauche ? Certaines entreprises répondent par l'affirmative, mais méfiez-vous du risque. S'ils publient quelque chose que vous ne devriez pas savoir , comme l'annonce d'une grossesse ou leurs difficultés avec un membre de leur famille malade, et que vous ne les embauchez finalement pas, cette information pourrait servir de base à une plainte pour discrimination. Mieux vaut éviter.
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Consultez les avis
Cela prend un peu plus de temps, mais si vous ne parvenez vraiment pas à obtenir d'autres informations, demandez les évaluations de performances antérieures. Les employés ont le droit d'accéder à tous les documents figurant dans leur dossier personnel, et les évaluations donnent un aperçu détaillé de tous les aspects de leur travail. Même si vous ne trouverez probablement personne pour fouiller dans des archives vieilles de 10 ans, les candidats peuvent facilement contacter leurs anciens employeurs et leur demander des copies. Ils peuvent les récupérer eux-mêmes ou vous les faire parvenir directement. Là encore, vérifiez qu'elles n'ont pas été falsifiées. Même les sociétés de titres/dates devraient être disposées à vérifier que la copie de l'évaluation que vous avez reçue est authentique.
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Juste un nom de plus
Même si personne ne va demander une recommandation à son pire cauchemar de client ou à son ancien manager ou collègue détesté, vous pouvez aller au-delà des « éloges » même avec de bonnes références si vous posez les bonnes questions. Classez ceci dans la catégorie « Responsable RH rusé » : je suis connu pour dire à la personne qui donne une recommandation élogieuse que j'ai juste besoin d'un contact supplémentaire avant de pouvoir embaucher le candidat. Pourrait-elle me suggérer quelqu'un à qui je pourrais téléphoner ? Si elle a du mal à me donner un nom, cela peut être un signal d'alarme.
Étant donné que tant de personnes admettent elles-mêmes embellir leur CV, il est essentiel de faire preuve de diligence raisonnable et d'essayer de vérifier les références par tous les moyens possibles. C'est un défi, mais plus vous parlez à des gens, plus vous avez de chances d'obtenir des informations utiles et plus vous augmentez vos chances de recruter quelqu'un à long terme. Pourquoi recruter quelqu'un qui vous causera des problèmes ?
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Trakstar.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Trakstar, un fournisseur de premier plan de solutions de gestion de la performance, d'acquisition de talents et d'analyse de la main-d'œuvre. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'engagement plus large de Mitratech à soutenir l'ensemble du cycle de vie des employés - du recrutement et de l'intégration à l'apprentissage et au développement - ainsi que l'intégration des meilleures pratiques de conformité RH dans notre portefeuille croissant de ressources humaines.
