„Titel und Daten“, sagt der lebensmüde Personalreferent.
„Ich hoffe, noch ein paar mehr Infos zu bekommen, wir sind bereit, jemanden einzustellen, aber wir haben ein paar ...“, sagst du.
„Unsere Unternehmensrichtlinie sieht vor, dass wir nur die Berufsbezeichnung und die Beschäftigungsdauer überprüfen“, unterbrechen sie mich.
„Gibt es einen Abteilungsleiter oder Manager, mit dem ich sprechen könnte, um weitere Informationen zu erhalten?“, fragen Sie schüchtern.
„Unsere Richtlinie sieht vor, dass wir nur die Berufsbezeichnung und die Daten überprüfen“, antworten sie roboterhaft. „Wenn ein Manager mit Ihnen gesprochen hat, verstößt er gegen unsere Unternehmensrichtlinien und muss mit Disziplinarmaßnahmen rechnen. Möchten Sie diese Daten und die Berufsbezeichnung?“
„Ja, danke.“
In unserer zunehmend klagefreudigen Gesellschaft scheint es für Personalverantwortliche und Einstellungsmanager schwieriger zu sein, Referenzinformationen zu erhalten, als im Lotto zu gewinnen. Selbst Arbeitgeber, die gerne gute Referenzen geben würden, zögern, weil sie befürchten, dass die Politik, die es ihnen erlaubt, gute Arbeit zu belohnen, sich gegen sie wenden könnte, wenn ein schlechter Mitarbeiter eine Empfehlung benötigt. So entmutigend diese Aufgabe auch erscheinen mag, Referenzprüfungen sind entscheidend, um eine gute Einstellung und einen langfristigen Mitarbeiter zu gewährleisten.
Der Anbieter von Hintergrundüberprüfungen HireRight hat herausgefunden, dass zwar 86 Prozent der Unternehmen mindestens eine Lüge im Lebenslauf oder in der Bewerbung eines Bewerbers entdeckt haben, aber nur 58 Prozent die Beschäftigungsverhältnisse und Referenzen überprüfen und nur 32 Prozent die Ausbildung überprüfen.
Eine Umfrage von CareerBuilder ergab, dass zu den häufigsten Lügen von Bewerbern, die von Arbeitgebern aufgedeckt werden, folgende gehören:
- Fähigkeiten (62 Prozent)
- Aufgabenbereich (54 Prozent)
- Berufsbezeichnung (39 Prozent)
- Beschäftigungsdaten (31 Prozent)
- akademische Abschlüsse (28 Prozent)
Eine schlechte Einstellungsentscheidung kann bis zu 30 Prozent des Jahresgehalts eines Mitarbeiters kosten. Wenn Sie auf der Grundlage aller verfügbaren Informationen gleich beim ersten Mal die richtige Entscheidung treffen, ist das nicht nur kostengünstig, sondern spart Ihnen auch Zeit und Mühe, die Sie für die Neubesetzung der Stelle aufwenden müssten.
Juristensprache, keine juristische Einfachheit
Warum sind Referenzen so schwer zu bekommen? Zunächst einmal sind die Anwälte schuld: Vor einigen Jahrzehnten war es üblich, Referenzen zu geben, egal ob gut oder schlecht. Aber als die Verleumdungsklagen begannen, hielten sich viele Arbeitgeber mit Aussagen zurück. Obwohl Klagen selten sind, halten es die meisten Arbeitgeber für besser, auf Nummer sicher zu gehen und nichts zu sagen. Ironischerweise werden dieselben Personalverantwortlichen, die Ihnen nichts sagen, durch genau diese Praktiken behindert, wenn sie Mitarbeiter für ihr eigenes Unternehmen einstellen wollen. Aber die Gesetze und Anwälte haben ein Durcheinander geschaffen, wenn es darum geht, was man sagen darf und was nicht. Auch wenn die Wahrheit in Verleumdungsfällen eine absolute Verteidigung darstellt, können die Kosten für die Rechtfertigung exorbitant hoch sein, sodass man lieber schweigt.
Sie erwischen einen Mitarbeiter beim Stehlen und entlassen ihn. Der Betrag, den er zu stehlen versuchte, und die Tatsache, dass er keinen Erfolg hatte, halten Sie davon ab, ihn strafrechtlich zu verfolgen. Wenn das nächste Unternehmen eine Referenzprüfung anfordert, können Sie dann sagen, dass er wegen Diebstahls entlassen wurde? Je nach Bundesstaat vielleicht nicht! Wenn Sie sich entschieden haben, ihn nicht strafrechtlich zu verfolgen, stand er nie vor Gericht. Er gilt weiterhin als unschuldig, und eine Jury hätte ihn möglicherweise freigesprochen. Sie könnten seinen Ruf schädigen, wenn Sie sagen, dass er wegen Diebstahls entlassen wurde. Auch hier gilt: Schweigen ist Gold.
Darüber hinaus besteht keine gesetzliche Verpflichtung, Referenzen auszustellen. Sofern Sie keine spezielle Klausel in einem Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag haben, stellen Referenzen ein potenzielles Risiko dar, ohne dass sie einen Nutzen haben. Gelegentlich kommt es zu Vorwürfen wegen fahrlässiger Empfehlungen, wenn ein Unternehmen Informationen über einen Mitarbeiter verschwiegen hat, der später anderen Schaden zugefügt hat. Aber solche Fälle sind selten. Die meisten Unternehmen halten es für klüger, zu schweigen.
Fehler bei der Personalauswahl können fatale Folgen haben
Sie fragen sich also, warum Sie bei einem so begrenzten Zugang zu Informationen überhaupt versuchen sollten, Referenzen zu überprüfen?
In einer Umfrage unter 2.500 Unternehmen stellte CareerBuilder fest, dass 69 Prozent der Arbeitgeber ihre Meinung über einen Bewerber geändert haben, nachdem sie Referenzen überprüft hatten. Mehr als zwei Drittel potenziell schlechter Einstellungen konnten mit wenigen Telefonaten vermieden werden. Stellen Sie sich die Kosteneinsparungen vor!
Selbst kleine Informationen können viel bedeuten. Allein die Überprüfung von Daten und Titeln kann einen großen Unterschied machen. Da fast 40 Prozent der Bewerber bei ihrer Berufsbezeichnung lügen, lohnt es sich, diese Angabe zu überprüfen.
Einer der schwierigsten Tage in meiner Karriere im Personalwesen war die Teilnahme an einer eidesstattlichen Aussage über eine nicht durchgeführte Referenzprüfung. Wir wurden gebeten, zu bestätigen, dass eine Immobilienverwaltungsgesellschaft es versäumt hatte, die Daten und den Titel eines von ihr eingestellten Mitarbeiters zu überprüfen. In seiner Bewerbung gab der Kandidat an, dass er für uns als „saisonaler Polizeibeamter” gearbeitet habe und dass er eine Schusswaffe getragen habe. Aufgrund dieser Lüge stellte ihm das neue Unternehmen eine Waffe zur Verfügung, mit der er einen Mieter in einem Gebäude tötete, das er eigentlich schützen sollte.
Der Mitarbeiter wurde verurteilt und ins Gefängnis gesteckt. Die Familie des Opfers reichte Klage gegen die Verwaltungsgesellschaft ein und gewann natürlich. Hätte das Unternehmen zwei Minuten Zeit für einen Anruf aufgewendet, hätten wir überprüft, dass er lediglich ein Saisonarbeiter in einem Restaurant war und nichts weiter. Unter keinen Umständen hätte man ihm eine Schusswaffe ausgehändigt. Diese sinnlose Tragödie hätte so leicht vermieden werden können.
Wir wissen, wie wertvoll – ja sogar lebensrettend – Referenzprüfungen sein können. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Referenzprüfung durchführen, um Informationen zu erhalten, die über Titel und Daten hinausgehen.
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Erlaubnis einholen
Stellen Sie zuallererst sicher, dass Sie die Erlaubnis haben, Nachforschungen anzustellen. Sie möchten den aktuellen Arbeitsplatz eines Bewerbers nicht gefährden, indem Sie seinen Vorgesetzten anrufen und um eine Referenz bitten, insbesondere wenn dieser nicht weiß, dass der Bewerber auf der Suche nach einer neuen Stelle ist. Stellen Sie sicher, dass der Kandidat weiß, dass Sie eine Überprüfung vornehmen, und dass Sie seine Erlaubnis haben, seine aktuellen Arbeitgeber anzurufen. Versuchen Sie, die aktuellen Arbeitgeber als Letztes anzurufen. Wenn die anderen Referenzen des Kandidaten nicht ausreichen, besteht kein Grund, seinen aktuellen Arbeitsplatz zu gefährden.
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Persönliche Angelegenheiten
Wenn ein Bewerber weiß, dass sein Unternehmen nur Überprüfungen durchführt, bitten Sie ihn um persönliche „geschäftliche“ Referenzen: Personen, mit denen er zusammengearbeitet hat oder für die er gearbeitet hat und die bereit wären, mit Ihnen zu sprechen. Ich habe vielen Referenzprüfern gesagt, dass unsere Unternehmenspolitik zwar nur Überprüfungen vorsieht, sie aber den Kandidaten bitten könnten, einen ehemaligen Vorgesetzten zu empfehlen, der aus persönlicher Sicht für ihn sprechen könnte. Wenn ein Kandidat keinen Kollegen nennen kann, der dazu bereit wäre, muss man sich fragen, warum.
In Zeiten des Internetzugangs und proaktiver Vernetzung können die meisten Menschen den Namen einer Person finden, mit der sie zusammengearbeitet haben. Ehemalige Vorgesetzte, die nicht mehr für das Unternehmen tätig sind, sind eine unschätzbare Ressource, auf die Bewerber leicht zugreifen können. Viele ehemalige Kollegen bleiben mit mir in Kontakt und haben mich als Referenz angegeben, was ich gerne tue.
Wenn Sie den persönlichen Geschäftspartner kontaktieren, erklären Sie ihm, dass Sie verstehen, dass er nicht im Namen des Unternehmens sprechen kann. Fragen Sie ihn, ob er Ihnen aus seiner persönlichen Erfahrung mit dem Kandidaten irgendwelche Einblicke geben kann. Wenn die genannten Personen Ihren Anruf nicht annehmen oder zurückrufen, müssen Sie sich erneut fragen, warum.
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Sei kreativ (alias hinterhältig)
Ihre ersten Telefonate dienen dazu, diese Daten und Titel zu überprüfen. Wenn diese Informationen im Widerspruch zu den Angaben des Bewerbers stehen, haben Sie sich viel Zeit gespart, um Personen ausfindig zu machen, die bereit sind, Auskunft zu geben. Wenn jedoch alles stimmt, nutzen Sie diese Gelegenheit, um Fragen zum Job zu stellen – und nicht zum Bewerber. Was bedeutet diese Berufsbezeichnung? Umfasst diese Stelle Führungsaufgaben, die Arbeit mit Kunden oder Programmieraufgaben? Erstellen Sie eine Liste mit Aufgaben, die Ihrer Meinung nach überprüft werden können, und stellen Sie Fragen zur Stellenbeschreibung – nicht zum Bewerber. Wären sie bereit, Ihnen eine Kopie der Stellenbeschreibung zu schicken? Da ein großer Prozentsatz der Bewerber ihre Aufgaben beschönigt, könnte es von unschätzbarem Wert sein, zu erfahren, dass die Berufsbezeichnung „Leitender Kundendienstmitarbeiter” in ihrer Bewerbung in Wirklichkeit „Kassierer” bedeutet.
Eine weitere hinterhältige Frage, die funktionieren könnte, lautet: „Kommen sie für eine Wiedereinstellung in Frage?“ Viele Personalverantwortliche werden diese Frage ohne nachzudenken spontan beantworten. Es ist einen Versuch wert und könnte sehr aufschlussreich sein.
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Teilen Sie die Arbeit
Fragen Sie einen Bewerber nach den Namen von Personen, mit denen er gesprochen hat (oder auf Ihre Bitte hin sprechen wird) und die ihm eine Referenz geben würden. Sie möchten nicht mit seiner Tante Sally sprechen, sondern die Namen und Kontaktdaten von Personen erhalten, die aus erster Hand über seine Arbeit Bescheid wissen. Betrachten Sie dies als seine erste Aufgabe. Er möchte den Job, Sie möchten die Referenzen – so gewinnen alle.
Wenn sie den Job unbedingt haben wollen und wissen, dass sie Namen nennen können, werden sie nicht nur Leute finden, die bereit sind, mit Ihnen zu sprechen, sondern auch solche, die sie über die mögliche Referenzprüfung informiert haben und die auf Ihren Anruf warten. Einige Arbeitgeber bitten die Bewerber sogar, die Referenzpersonen zu kontaktieren und einen Zeitrahmen anzugeben, in dem ein Anruf möglich wäre.
Denken Sie daran, nach Vorgesetzten, Kollegen und sogar direkten Untergebenen des Bewerbers zu fragen. Wenn Sie einen Manager einstellen, ist es sehr hilfreich, mit ehemaligen Untergebenen zu sprechen, die Ihnen etwas über dessen Führungsstil und Effektivität erzählen können.
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Dehnen und Selfies
Das Verlängern von Beschäftigungsdaten ist einer der ältesten Tricks überhaupt. Wenn potenzielle Bewerber in ihrer Bewerbung bewusst Monate weglassen („Beschäftigungsdaten: 2013–2014”), sollten die Alarmglocken läuten. Waren sie fast zwei Jahre lang beschäftigt oder waren es nur zwei Monate? Die Überprüfung von Daten und Berufsbezeichnungen wirkt hier Wunder.
Selbstständigkeit ist eine weitere Möglichkeit, Ihren Lebenslauf aufzubessern. Von der Beratung von Fortune-500-Unternehmen bis hin zum Betrieb eines kleinen Hundespazierdienstes – all das eignet sich hervorragend, um Lücken im Lebenslauf zu füllen. Als Ihr eigener Chef werden Sie sich sicherlich selbst eine glänzende Empfehlung ausstellen. Wir benötigen jedoch eine alte Visitenkarte, eine Webadresse und die Namen einiger Ihrer Kunden, um weitere Details zu erfahren.
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Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser
Viele Bewerber bitten ihre Ausbilder oder Arbeitgeber um Empfehlungsschreiben, wenn sie ihre Stelle verlassen: eine kluge Planung für ihre Zukunft. Aber einige skrupellose Bewerber nehmen auf ihrem Weg nach Hause einen Stapel Briefpapier mit Firmenlogo mit, und schon beginnt die Fiktion. Wenn Sie ein Empfehlungsschreiben erhalten, rufen Sie die Person an, die es unterzeichnet hat, um sicherzustellen, dass es echt ist. Sie bitten nur um eine Ja/Nein-Antwort, daher sollte die Person in der Lage sein, zu antworten, selbst wenn die Unternehmensrichtlinien nur Daten und Titel vorsehen. Und da fast 30 Prozent der Bewerber zugeben, dass sie über ihre akademischen Abschlüsse lügen, ist dieser Anruf von entscheidender Bedeutung.
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Die Toten und Verstorbenen
Alle Unternehmen in ihrer Geschichte sind geschlossen? Alle ihre früheren Manager sind verstorben? Ihre Alma Mater ist vollständig niedergebrannt? Entweder handelt es sich um den unglücklichsten Kandidaten, den Sie je getroffen haben, oder dies sind deutliche Warnsignale. Wenn Sie keine Bestätigung für die Vergangenheit des Kandidaten erhalten können oder wenn etwas unklar erscheint, sollten Sie sich nach einem anderen Kandidaten umsehen.
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Vernetzen Sie ihre Netzwerke
Bitten Sie um Erlaubnis, professionelle Empfehlungen auf Networking-Seiten wie LinkedIn einsehen und kontaktieren zu dürfen. Viele Bewerber stärken ihre Networking-Seiten vor Beginn ihrer Jobsuche, indem sie Freunde und Familie ihre Leistungen lobend erwähnen lassen. Sie können den Empfehlenden anschreiben und fragen, ob sie mit Ihnen telefonisch oder per E-Mail sprechen würden. Stellen Sie dann spezifische, detaillierte Fragen, um zu überprüfen, ob es sich um authentische geschäftliche Empfehlungen handelt.
Es ist im Allgemeinen keine gute Idee, nach Informationen aus sozialen Medien zu fragen – auch wenn einige Arbeitgeber dies tun. Müssen Sie wirklich sehen, was sie auf Facebook gepostet haben, um eine gute Einstellungsentscheidung zu treffen? Einige Unternehmen sagen ja, aber seien Sie sich des Risikos bewusst. Wenn sie etwas posten, das Sie nicht wissen sollten , wie z. B. eine Schwangerschaftsankündigung oder ihre Probleme mit einem kranken Familienmitglied, und Sie sie am Ende nicht einstellen, könnte dieses Wissen Grundlage für eine Diskriminierungsklage sein. Am besten halten Sie sich davon fern.
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Bewertungen überprüfen
Es ist etwas zeitaufwendiger, aber wenn Sie wirklich keine anderen Informationen erhalten können, fragen Sie nach früheren Leistungsbeurteilungen. Mitarbeiter haben das Recht auf alle Unterlagen, die in ihrer Personalakte enthalten sind, und Beurteilungen geben einen detaillierten Einblick in alle Aspekte ihrer Arbeit. Auch wenn Sie wahrscheinlich niemanden dazu bringen werden, in seinen 10 Jahre alten Archiven zu stöbern, können Kandidaten ganz einfach ihre letzten Arbeitgeber kontaktieren und um Kopien bitten. Sie können diese abholen oder direkt an Sie weiterleiten lassen. Überprüfen Sie auch hier, ob sie nicht manipuliert wurden. Selbst Titel-/Datumsunternehmen sollten bereit sein, die Echtheit der Ihnen vorliegenden Kopie der Bewertung zu bestätigen.
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Nur noch ein Name
Auch wenn niemand seinen schlimmsten Albtraumkunden oder verhassten ehemaligen Vorgesetzten oder Kollegen um eine Empfehlung bitten würde, können Sie selbst mit guten Referenzen über die „begeisterten Bewertungen” hinausgehen, wenn Sie die richtigen Fragen stellen. Speichern Sie diesen Tipp unter „Gerissener Personalmanager“: Ich bin dafür bekannt, dass ich dem begeisterten Empfehlungsgeber sage, dass ich nur noch einen weiteren Kontakt brauche, bevor ich die Einstellung vornehmen kann – könnten sie mir jemanden vorschlagen, den ich anrufen kann? Wenn sie Schwierigkeiten haben, einen Namen zu nennen, könnte das ein Warnsignal sein.
Da so viele Menschen nach eigenen Angaben ihren Lebenslauf aufpolieren, ist es wichtig, dass Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllen und versuchen, Referenzen auf jede erdenkliche Weise zu überprüfen. Das ist eine Herausforderung, aber je mehr Menschen Sie sprechen, desto mehr Einblicke erhalten Sie – und desto besser sind Ihre Chancen auf eine langfristige Einstellung. Warum das Problem eines anderen übernehmen?
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.
