Un mauvais conducteur peut mettre votre organisation en danger. Découvrez ce qu'est une vérification du dossier de conduite automobile et pourquoi elle est indispensable !
En matière de vérification des antécédents, la plupart des organisations savent qu'elles doivent vérifier les casiers judiciaires, les antécédents professionnels et les diplômes. Mais qu'en est-il du dossier de conduite d'un candidat ? Si vos employés prennent le volant, qu'il s'agisse d'une camionnette de livraison, d'une voiture de fonction ou même de leur propre véhicule à des fins professionnelles, vous devez vous assurer qu'ils sont des conducteurs prudents et responsables.
Un dossier de conduite automobile (MVR), également appelé dossier de conduite, est le meilleur moyen de déterminer si un candidat est apte à conduire un véhicule en toute sécurité et de protéger votre organisation contre toute responsabilité. Dans cet article, nous allons vous expliquer en quoi consistent les vérifications MVR, quand elles sont nécessaires et pourquoi une surveillance continue est essentielle pour protéger votre entreprise.
Qu'est-ce qu'une vérification du dossier d'immatriculation ?
Une vérification MVR permet d'extraire l'historique de conduite du système du Department of Motor Vehicles (DMV) d'un État. Pour effectuer une vérification MVR, il vous suffit de disposer du nom complet du candidat (tel qu'il apparaît sur son permis), de l'État dans lequel le permis a été délivré et du numéro du permis. Une fois ces informations en votre possession, vous pouvez effectuer la vérification MVR, qui vous permettra d'obtenir des informations sur le dossier de conduite d'une personne, notamment :
- Infractions au code de la route (excès de vitesse, conduite imprudente, etc.)
- Statut de la licence (valide, suspendue, révoquée)
- Dates d'expiration
- Catégorie de permis
- Infractions liées à la conduite en état d'ivresse (DUI/DWI)
- Mentions sur le permis de conduire
- Historique des accidents
- Points sur le dossier de conduite (dans les États qui utilisent un système à points)
- Respect des réglementations relatives à la conduite commerciale (exigences CDL)
Pour les organisations qui comptent sur leurs employés pour conduire, que ce soit occasionnellement ou quotidiennement, ce rapport est essentiel pour atténuer les risques et garantir la sécurité routière.
Conseil : certaines infractions n'apparaîtront que lors des vérifications du dossier de conduite automobile (MVR), il est donc important de ne pas les négliger, même si vous effectuez également une vérification des antécédents judiciaires.
Questions à poser lors d'une vérification du dossier de conduite automobile :
- Le candidat possède-t-il les licences requises pour le poste ?
- Le permis du candidat est-il actuellement valide ?
- Le candidat a-t-il déjà commis des infractions mineures ou majeures au code de la route ?
- Quelles infractions pourraient susciter des inquiétudes quant à l'embauche du candidat ?
- Jusqu'à quand souhaitez-vous remonter dans l'historique de conduite d'un candidat ?
- Le candidat est-il assurable ?
Pourquoi est-ce important pour les employeurs ?
Imaginez que vous embauchiez un livreur ayant plusieurs condamnations pour conduite en état d'ivresse ou un chauffeur de covoiturage dont le permis a été suspendu. Sans vérification du dossier de conduite, ces risques pourraient passer inaperçus jusqu'à ce qu'un accident se produise, et soudainement, votre entreprise serait confrontée à des poursuites judiciaires, à une augmentation des primes d'assurance et à une atteinte à sa réputation.
Les vérifications MVR constituent une première ligne de défense, garantissant que seuls des conducteurs qualifiés et responsables représentent votre entreprise sur la route.
Conseil : vous devez obtenir le consentement écrit du candidat avant de procéder à une vérification du casier judiciaire routier et suivre la procédure de mesure défavorable si vous décidez de ne pas donner suite à l'embauche sur la base des résultats de cette vérification.
Quand devez-vous effectuer une vérification du dossier de conduite automobile (MVR) ?
Tous les employés n'ont pas besoin d'un contrôle du dossier de conduite automobile. Mais si leur travail implique la conduite d'un véhicule à quelque titre que ce soit, ce contrôle est indispensable.
Les secteurs qui exigent généralement des vérifications MVR comprennent :
- Transport et logistique : chauffeurs routiers, services de livraison
- Transports publics : chauffeurs de bus, services de navette, opérateurs de transport en commun
- Services sur le terrain : employés des services publics, techniciens en réparation domiciliaire, représentants commerciaux
- Services de santé et services à domicile : prestataires de soins de santé, aides à domicile
- Construction et équipement lourd : Conducteurs de chariots élévateurs, conducteurs d'engins lourds
- Rôles au sein de l'entreprise et postes de direction : employés disposant d'un véhicule de fonction
- Services chargés de l'application de la loi : policiers, secouristes, conducteurs de véhicules gouvernementaux
Même si un employé utilise occasionnellement son véhicule personnel pour des tâches liées à son travail (comme des visites chez des clients ou des réunions à l'extérieur), vous pouvez toujours être tenu responsable de son comportement au volant. C'est pourquoi de nombreuses entreprises étendent les vérifications du dossier de conduite automobile (MVR) au-delà des conducteurs professionnels.
De plus, toute industrie réglementée par le ministère des Transports (DOT), comme le transport routier et les transports en commun, est tenue par la loi d'effectuer des vérifications du dossier de conduite automobile (MVR). Les employeurs de ces industries doivent veiller au respect des réglementations fédérales, notamment en effectuant régulièrement des vérifications du dossier de conduite automobile (MVR), afin de maintenir les normes de sécurité et réglementaires.
Jusqu'à quand remonte une vérification du dossier de conduite automobile ?
Les vérifications MVR extraient les dossiers de conduite des DMV spécifiques à chaque État, car il n'existe pas de base de données nationale pour ces rapports. De ce fait, la période de référence varie d'un État à l'autre, en fonction des lois et réglementations locales.
Dans la plupart des cas, les employeurs peuvent accéder à trois à sept ans d'historique de conduite. Cependant, certains États, comme la Floride et la Californie, autorisent des périodes de rétrospective plus longues, fournissant ainsi des rapports plus détaillés que ceux habituellement disponibles.
Plusieurs facteurs influencent la durée maximale couverte par une vérification du dossier de conduite automobile :
- Réglementations nationales : les différentes réglementations nationales peuvent déterminer la quantité d'historique accessible.
- La gravité des infractions : les infractions graves telles que la conduite en état d'ivresse ou la conduite imprudente peuvent rester inscrites au casier judiciaire pendant plus de 10 ans dans certains États.
- Permis de conduire commercial (CDL) : les emplois nécessitant un CDL doivent respecter les règles du ministère des Transports (DOT), qui imposent une période minimale de 3 ans, bien que de nombreux employeurs préfèrent une période plus longue pour plus de sécurité.
La période de référence idéale dépend du rôle et des risques associés :
- Pour les conducteurs occasionnels, un examen tous les 3 à 5 ans est souvent suffisant.
- Pour les conducteurs commerciaux, les titulaires d'un permis de conduire commercial (CDL), les chauffeurs routiers et les opérateurs de transport public, un examen tous les 7 ans ou plus est généralement recommandé afin de garantir la conformité et de minimiser les risques.
Pour prendre la meilleure décision, vérifiez la réglementation en vigueur dans votre État et évaluez la tolérance au risque de votre entreprise. Un prestataire spécialisé dans la vérification des antécédents peut également vous aider à rester en conformité tout en vous assurant de recruter des chauffeurs sûrs et qualifiés.
Où pouvez-vous vous rendre pour vérifier votre dossier de conduite automobile ?
Travailler avec un prestataire de vérification des antécédents conforme à la FCRA tel que Mitratech est le moyen le plus simple d'effectuer des vérifications MVR, car nous vous aidons à rationaliser le processus et communiquons activement avec vous au sujet de l'état de vos rapports.
Cependant, bien que cela nécessite davantage d'efforts manuels, les employeurs peuvent également commander directement auprès du DMV de chaque État le rapport MVR dont ils ont besoin. Une autre option consiste à demander aux candidats eux-mêmes de fournir une copie de leur MVR, mais cela comporte des risques, car cela donne aux candidats la possibilité de falsifier leurs rapports et peut entraîner un retard supplémentaire dans l'attente de l'envoi postal des rapports par les candidats.
Combien de temps prennent les vérifications MVR ?
Contrairement à certaines vérifications d'antécédents qui prennent plusieurs jours, voire plusieurs semaines, les vérifications du MVR sont généralement rapides. La plupart des rapports sont disponibles dans les 24 heures, selon le délai de traitement du DMV de l'État concerné. Certains États peuvent prendre plus de temps en raison d'un traitement manuel, mais un prestataire de vérification d'antécédents réputé, tel que Mitratech, peut aider à accélérer le processus.
Pourquoi la surveillance continue des vérifications MVR est-elle importante ?
Considérez la vérification du dossier de conduite comme un bilan de santé : vous ne vous contentez pas d'y aller une seule fois et de supposer que tout ira bien pour le reste de votre vie. Un dossier de conduite vierge aujourd'hui ne garantit pas une conduite sûre demain. La surveillance continue du dossier de conduite vous alerte en temps réel lorsque :
- Le permis d'un employé est suspendu ou révoqué.
- Un conducteur commet une nouvelle infraction (conduite en état d'ivresse, conduite imprudente, excès de vitesse).
- Le risque d'assurance augmente en raison des infractions fréquentes.
En anticipant les infractions commises par les conducteurs et les changements de permis, vous pouvez protéger votre flotte, réduire les risques et maintenir les coûts d'assurance à un niveau bas. Au lieu de découvrir un problème après qu'un accident se soit produit, vous disposerez d'un système proactif pour gérer les risques avant qu'ils ne s'aggravent.
Gardez une longueur d'avance grâce à la surveillance proactive des MVR
Grâce à la surveillance continue des MVR par Mitratech, vous recevez des alertes en temps réel, bénéficiez d'une vue centralisée des risques liés aux conducteurs et pouvez prendre des mesures immédiates. Notre solution de vérification des antécédents simplifie non seulement la mise en conformité, mais contribue également à réduire les accidents, à protéger votre réputation et à améliorer la sécurité routière dans son ensemble.
Pour en savoir plus sur la manière dont nous pouvons vous aider à gérer un lieu de travail sûr, conforme et sans risque, prenez rendez-vous dès aujourd'hui avec notre équipe pour une démonstration!
