Workflow de la semaine : 3 façons de stimuler la croissance de l'entreprise grâce à l'analyse des flux de travail
Les moyens de tirer parti dès aujourd'hui de l'analyse des flux de travail pour éliminer les goulets d'étranglement, trouver et suivre les nouvelles tendances et rendre compte de vos résultats.
Chaque fois qu'un processus manuel et répétitif reçoit le traitement d'une star - rationalisé, optimisé et mis à jour dans un processus de flux de travail automatisé - l'entreprise bénéficie non seulement de nouveaux gains d'efficacité, mais aussi de nouveaux types de données qui deviennent soudainement disponibles. Ces données sont collectées à deux endroits : au sein du flux de travail lui-même et les métadonnées liées au flux de travail. Ces deux types de données sont essentiels à la veille stratégique.
Il existe trois façons de tirer parti de l'analyse des flux de travail dès aujourd'hui afin de rationaliser la collaboration et d'améliorer vos résultats - mais tout d'abord, un petit aperçu de la façon dont l'automatisation des flux de travail permet d'obtenir des analyses de processus.
Comment l'automatisation des flux de travail permet-elle de recueillir des informations sur les entreprises ?
L'automatisation des flux de travail permet de capturer deux catégories importantes de données :
1. Analyse basée sur l'utilisateur : Chaque option déroulante, chaque case à cocher, chaque champ de "demande d'informations complémentaires" vous permet de savoir exactement ce qui fonctionne pour les utilisateurs dans votre flux de travail. Par exemple, si vous générez beaucoup de contrats, il peut être utile de savoir quelles clauses sont les plus utilisées et à quelle fréquence vous négociez. Grâce à ces informations stockées dans votre outil d'automatisation, vous pouvez itérer le flux de travail afin d'améliorer vos modèles par défaut et de réduire la rédaction. Ou, de manière plus générale, vous pouvez déterminer les actions que vos utilisateurs effectuent le plus souvent afin d'éliminer les obstacles et d'accroître l'efficacité.
2. L'analyse basée sur les processus : Quelle que soit la manière dont une personne accomplit une tâche dans votre processus de flux de travail, vous recueillez des informations sur le temps nécessaire à chaque étape. Lorsque vous disposez de toutes ces données en un seul endroit, l'analyse vous montrera que l'une des étapes d'un processus d'approbation prend 40 % de temps en plus que les trois autres. Avec ces informations en main, vous pouvez comprendre ce qui se passe et procéder à des ajustements en conséquence.
3 façons de tirer parti de l'analyse des flux de travail
Avant toute chose, il est important de savoir si votre plateforme d'automatisation du flux de travail est réellement "no-code". Les meilleures plateformes de workflow ne nécessitent pas de codage Les meilleures plateformes de workflow n'ont pas besoin de codage pour fournir une veille stratégique de haute qualité à votre département, mais permettent aux utilisateurs à tous les niveaux de l'entreprise de glisser-déposer des outils, de visualiser n'importe quel processus, de suivre les résultats et d'en rendre compte.
Voici trois façons de tirer parti dès aujourd'hui de l'analyse des flux de travail :
1. Utiliser des visualisations de données pour suivre et prouver votre succès
Avec un outil de reporting robuste dans votre plateforme de workflow, vous pouvez connecter et analyser les données du flux de travail, visualiser les données et les performances du flux de travail à l'aide de tableaux de bord interactifs et obtenir des informations en temps quasi réel sur les opérations de l'entreprise. Créez et personnalisez facilement des camemberts, des graphiques à barres et d'autres éléments visuels cliquables pour voir ce qui fonctionne (et ce qui pourrait être amélioré) et partagez efficacement ces informations avec les principales parties prenantes. Des données accessibles permettent de prouver plus facilement le retour sur investissement et la valeur de votre plateforme d'automatisation des flux de travail. Au lieu d'envoyer à vos parties prenantes une feuille Excel chargée de données, incluez des graphiques de flux de travail simples et exploitables dans les présentations aux coéquipiers et à la direction afin de susciter l'adoption et l'enthousiasme.
2. Éliminer les goulets d'étranglement
L'analyse du flux de travail vous donne une vue d'ensemble de vos processus, ce qui vous permet de voir quels types de demandes sont traités rapidement et lesquels s'accumulent - et à quel endroit. Si un point du flux de travail prend en moyenne quelques jours de plus que prévu, vous pouvez approfondir les détails : s'agit-il d'une étape de triage pour laquelle il n'y a pas assez de personnel sur le pont ? Dans ce cas, pourriez-vous automatiser le triage ? Ou bien y a-t-il un moyen de supprimer la formulation qui fait qu'une clause reste bloquée dans le processus de redélimitation, que votre équipe juridique peut aider à aplanir ? Ce type d'information permet de prendre de meilleures décisions concernant la répartition de la charge de travail, les besoins en personnel, les étapes inutiles, etc.
3. Trouver et suivre les nouvelles tendances
Parfois, les meilleures informations proviennent des données que vous ne cherchez pas, mais que vous découvrez lorsque vos données sont visualisées. Grâce à des graphiques et des données visuelles qui indiquent la durée de chaque processus et qui permettent, d'un simple clic, d'approfondir chaque étape du processus, les parties prenantes peuvent facilement repérer les tendances et les possibilités d'amélioration. Par exemple, vous ne vous rendez peut-être pas compte qu'en six semaines, le temps de révision a augmenté de 30 % dans votre flux de travail NDA - mais grâce à un tableau de bord visuel, un graphique permet de repérer facilement un temps de cycle croissant, ce qui vous permet de plonger dans la cause première et de résoudre le problème avant qu'il n'ait un impact sur l'activité de l'entreprise. En d'autres termes, la visualisation des données vous permet de repérer en un coup d'œil des tendances qui étaient invisibles avant que vous ne commenciez à surveiller les énormes quantités de données que chaque processus collecte automatiquement.
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