Dans un article précédent, nous avons évoqué le fait que l'OFCCP dispose d'outils pour répondre à vos questions. Poursuivons donc cette conversation avec quelques FAQ et outils supplémentaires sur certains des sujets les plus fréquemment abordés.
Article 503
Nous avons tous commencé à collecter des données, à mener des actions de sensibilisation et à analyser nos organisations conformément aux nouvelles réglementations 503, mais les entrepreneurs ont encore beaucoup de questions. Voici les outils fournis par l'OFCCP pour y répondre. L'OFCCP a fourni une liste de contrôle Section 503 pour aider les entrepreneurs à évaluer eux-mêmes leurs progrès, un exemple de programme d'action positive, une page web dédiée au sujet et, bien sûr, ma section préférée, la FAQ. Examinons quelques-unes des questions que vous ne connaissez peut-être pas.
Q : Certains entrepreneurs peuvent juger nécessaire d'apporter des modifications non substantielles au formulaire d'auto-identification afin de garantir que celui-ci soit accessible aux employés et aux candidats à un emploi ayant des difficultés à lire les documents imprimés. Ces modifications peuvent concerner, par exemple, la police de caractères, les marges et les couleurs utilisées dans le formulaire. Les entrepreneurs sont-ils autorisés à apporter ce type de modifications au formulaire d'auto-identification ?
R : Oui. Les entrepreneurs qui souhaitent s'assurer que le formulaire qu'ils utilisent est accessible sont autorisés à modifier les marges du formulaire, à changer la couleur des en-têtes de section, à supprimer ou à changer la couleur de la bordure entourant le texte du formulaire, ou à apporter d'autres modifications similaires non substantielles si ces modifications sont nécessaires pour rendre le formulaire accessible. Les entrepreneurs peuvent également utiliser le langage HTML pour rendre le formulaire accessible. Cependant, les entrepreneurs ne peuvent PAS:
- Modifier le contenu (c'est-à-dire le texte ou la formulation) du formulaire ;
- Modifier l'ordre du contenu du formulaire ; et
- Modifier le formulaire ou apporter des changements qui réduisent son accessibilité générale.
Q : Comment traiter les non-réponses à l'invitation à s'identifier comme personne handicapée lors de l'analyse de l'utilisation ?
R : La réglementation exige que les entrepreneurs effectuent une analyse annuelle de l'utilisation afin de déterminer la représentation des personnes handicapées dans chaque groupe professionnel ou, s'il compte 100 employés ou moins, dans l'ensemble de son personnel. Pour calculer le pourcentage d'un groupe professionnel (ou d'un effectif) composé de personnes handicapées, les entrepreneurs doivent utiliser la même méthodologie que celle utilisée pour calculer le pourcentage d'un groupe professionnel (ou d'un effectif) composé de tout autre groupe démographique spécifique. Plus précisément, les entrepreneurs doivent comparer le nombre de personnes identifiées comme ayant un handicap au nombre total d'employés dans le groupe professionnel. Les non-réponses doivent être comptées uniquement dans le total du groupe professionnel (ou de l'effectif), sauf si l'entrepreneur a la certitude qu'une ou plusieurs personnes n'ayant pas répondu ont un handicap. L'entrepreneur peut compter comme personne handicapée toute personne dont il sait qu'elle a un handicap, que cette personne ait choisi ou non de s'identifier comme telle.
Q : Les nouvelles réglementations exigent que les entrepreneurs « affichent de manière visible » l'affiche « EEO is the Law » (L'égalité professionnelle est la loi) avec ou dans le cadre d'une candidature électronique. Cela signifie-t-il qu'une copie physique ou électronique de l'affiche doit être conservée individuellement avec chaque candidature ?
R : L'objectif de cette exigence est de garantir que les candidats qui postulent à un emploi par voie électronique soient informés de leurs droits en matière d'égalité des chances dans le cadre du processus de candidature. Bien que l'ajout d'une copie de l'affiche à chaque candidature électronique permette de satisfaire à cette exigence, la réglementation n'oblige pas les entrepreneurs à le faire. Un entrepreneur peut plutôt choisir de satisfaire à cette exigence de toute manière qui garantit que chaque candidat électronique a la possibilité de consulter l'affiche pendant le processus de candidature, par exemple en affichant un lien bien visible vers l'affiche, accompagné d'une brève explication de ce à quoi le lien renvoie, dans le cadre de sa candidature électronique.
VEVRAA
Comme pour la section 503, les entrepreneurs sont en bonne voie pour mettre en œuvre les nouvelles réglementations VEVRAA. De même, l'OFCCP a mis à disposition un exemple de programme d'action positive, une page web consacrée à ce sujet et une FAQ. La FAQ est mon outil préféré parmi ceux proposés par l'OFCCP, car elle nous donne un aperçu de la manière dont l'OFCCP interprète les réglementations. Bien que je vous recommande vivement de lire et d'interpréter vous-même les réglementations, la FAQ constitue un bon point de départ pour comprendre les réglementations et la manière de les mettre en œuvre. En voici quelques-unes que vous ne connaissez peut-être pas :
Q : Les nouvelles réglementations VEVRAA modifient-elles les exigences en matière de sensibilisation et de recrutement ?
R : Les nouvelles réglementations fournissent des exemples d'activités de sensibilisation et de recrutement, mais laissent aux entrepreneurs la liberté de choisir et d'utiliser les activités de sensibilisation et de recrutement qui leur conviennent le mieux. Afin de déterminer si les méthodes de sensibilisation et de recrutement choisies ont été efficaces, les nouvelles réglementations exigent que les entrepreneurs évaluent chaque année leurs efforts de sensibilisation et de recrutement et documentent cette évaluation. L'évaluation doit inclure les critères utilisés par le contractant pour évaluer l'efficacité de chaque effort et la conclusion du contractant quant à l'efficacité de chaque effort. Si le contractant conclut que l'ensemble de ses efforts n'ont pas été efficaces pour identifier et recruter des vétérans protégés qualifiés, il doit mettre en œuvre d'autres méthodes de sensibilisation et de recrutement. Les contractants doivent conserver leurs évaluations pendant trois ans afin de pouvoir évaluer le succès de leurs efforts de sensibilisation et de recrutement des vétérans au fil du temps.
Q : Comment les entrepreneurs doivent-ils publier les offres d'emploi pour les « emplois à distance », c'est-à-dire les postes à temps plein pouvant être occupés à distance depuis n'importe quel endroit, afin de se conformer aux exigences de la VEVRAA en matière de publication des offres d'emploi ?
R : La loi VEVRAA exige que les entrepreneurs répertorient tous les postes vacants qui existent au moment de la signature du contrat et qui se libèrent pendant l'exécution du contrat auprès du système de services d'emploi (ESDS) approprié où le poste est vacant. En règle générale, le lieu d'un poste vacant, ou l'endroit où un poste vacant « se libère », est le lieu où l'employé doit se présenter pour travailler. Pour un poste vacant qui n'exige pas que l'employé se présente ou travaille à un endroit précis, un entrepreneur peut satisfaire à l'exigence de publication des offres d'emploi en publiant l'offre d'emploi auprès du service public de l'emploi (ESDS) de l'État ou de la localité où se trouve l'unité de travail, la division, le département ou le supérieur hiérarchique auquel l'employé sera affecté ou devra se présenter.
Q : Les entrepreneurs fédéraux sont-ils autorisés à combiner toutes les clauses d'égalité des chances (EO) requises par les articles 41 CFR 60–300.5(a), 41 CFR 60–741.5(a) et 41 CFR 60–1.4(a) (ou, pour les entrepreneurs en construction, 41 CFR 60–4.3(a)) en une seule clause consolidée « incorporée par référence » ?
R : Oui, les entrepreneurs peuvent regrouper toutes les clauses d'égalité d'accès requises en une seule clause « incorporée par référence », à condition que l'ensemble de la clause regroupée soit en caractères gras et que le contenu prescrit des clauses d'égalité d'accès « incorporées par référence » relatives aux anciens combattants et aux personnes handicapées soit conservé. L'exemple suivant illustre comment cela pourrait être fait pour un entrepreneur en fournitures et services :
Candidat Internet
C'est un sujet que nous aimons tous détester. La règle relative aux candidats sur Internet a fêté ses 10 ans l'année dernière et reste le sujet qui me vaut le plus de questions. Je me demande souvent pourquoi, après toutes ces années, nous avons encore du mal à appliquer cette règle. Les réseaux sociaux, les systèmes de suivi des candidats et l'évolution du marché de l'emploi ont transformé le visage du recrutement, et nous nous efforçons d'appliquer ces règles à de nouvelles situations. Prenez le temps de comprendre la règle, élaborez des procédures qui sont suivies de manière cohérente et, enfin, documentez, documentez, documentez.
Q : Que faire si, après avoir établi les qualifications de base requises pour un poste, le nombre de candidatures reçues est supérieur aux prévisions ? Comment réduire le nombre de candidatures à examiner à un nombre raisonnable ?
R : Si un grand nombre de personnes répondant aux critères de base postulent, le contractant dispose de trois options. Premièrement, il peut utiliser des techniques de gestion des données pour limiter le nombre de personnes à contacter afin de déterminer leur intérêt pour le poste, en supposant que l'échantillon soit représentatif de l'ensemble des personnes répondant aux critères de base. Deuxièmement, le contractant peut examiner les manifestations d'intérêt afin de déterminer si certains demandeurs d'emploi se sont retirés de la sélection sur la base des informations fournies dans leur manifestation d'intérêt, telles que leurs exigences salariales ou leurs préférences en matière de type ou de lieu de travail, à condition que le contractant applique de manière uniforme et cohérente une politique ou une procédure consistant à ne pas prendre en considération les demandeurs d'emploi se trouvant dans une situation similaire. Enfin, le contractant peut examiner le groupe de demandeurs d'emploi possédant les qualifications de base afin de déterminer s'ils possèdent des qualifications supplémentaires souhaitables, afin de réduire le groupe de personnes à prendre en considération. Toutefois, les informations démographiques doivent être demandées à tous les demandeurs d'emploi qui répondent aux qualifications de base initialement établies avant la sélection des qualifications, en supposant qu'ils répondent aux autres critères de la définition de « candidat Internet ».
Q : Que faire si, après avoir établi les qualifications de base requises pour un poste, le nombre de candidatures reçues est inférieur aux prévisions ? Comment élargir le bassin de candidatures ? Le contractant peut-il revenir en arrière et faire des exceptions aux qualifications de base ?
R : Les entrepreneurs peuvent rechercher les qualifications de base de manière séquentielle ou combinée. Ils peuvent rechercher certaines qualifications de base dans une base de données, mais pas toutes, et ne pas procéder à une sélection supplémentaire pour les autres qualifications de base. Dans ce cas, l'entrepreneur doit demander des données démographiques pour les personnes qui répondent au sous-ensemble de « qualifications de base » effectivement utilisé pour la sélection des demandeurs d'emploi, à condition que les autres critères applicables aux candidats sur Internet soient remplis. Un entrepreneur ne peut pas faire d'exceptions aux qualifications de base au cas par cas sans demander des informations démographiques à tous les demandeurs d'emploi qui répondent aux qualifications de base effectivement requises pour que leur candidature soit prise en considération pour le poste.
Q : Que font les entrepreneurs avec les recherches de qualifications de base dans une base de données externe de CV qui produisent des faux positifs ? Par exemple, si une recherche a été effectuée dans une base de données externe pour trouver un programmeur informatique ayant une expérience en JAVA, les résultats de la recherche peuvent inclure des personnes ayant une expérience en java dans un café. L'entrepreneur est-il tenu de conserver tous les CV produits par la recherche JAVA ?
R : Non. Seules les personnes ayant une expérience en programmation informatique JAVA répondraient aux critères de qualification de base. Ceux qui n'ont qu'une expérience dans les cafés Java ne posséderaient pas les qualifications de base. Par conséquent, l'entreprise ne serait pas tenue de conserver les CV de ceux qui n'ont qu'une expérience dans les cafés.
Que vous ayez une question rapide, besoin d'un modèle ou souhaitiez vous plonger dans l'une des réglementations de l'OFCCP, je vous suggère d'obtenir les informations directement à la source. Cela dit, n'hésitez pas à me contacter ou à contacter l'un des autres consultants en matière d'action positive afin d'aider votre organisation dans ses efforts pour se conformer à l'action positive.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
