OFCCP-Tools zur Beantwortung Ihrer Fragen - OFCCP FAQ - Teil

F: Einige Auftragnehmer könnten es für notwendig erachten, nicht wesentliche Änderungen am Formular zur Selbstidentifizierung vorzunehmen, um sicherzustellen, dass das Formular für Mitarbeiter und Bewerber mit Lesebehinderungen zugänglich ist. Diese Änderungen könnten beispielsweise Änderungen an der Schriftart, den Rändern und den Farben des Formulars umfassen. Dürfen Auftragnehmer solche Änderungen am Formular zur Selbstidentifizierung vornehmen?

A: Ja. Auftragnehmer, die sicherstellen möchten, dass das von ihnen verwendete Formular barrierefrei ist, dürfen die Ränder des Formulars ändern, die Farbe der Abschnittsüberschriften ändern, den Rahmen um den Text des Formulars entfernen oder dessen Farbe ändern oder andere ähnliche nicht wesentliche Änderungen vornehmen, wenn diese Änderungen erforderlich sind, um das Formular barrierefrei zu gestalten. Auftragnehmer können auch HTML verwenden, um das Formular barrierefrei zu gestalten. Auftragnehmer dürfen jedoch NICHT:

F: Wie sollten Nichtantworten auf die Aufforderung, sich als Person mit Behinderung zu identifizieren, bei der Durchführung der Nutzungsanalyse behandelt werden?

A: Die Vorschriften verlangen von Auftragnehmern, eine jährliche Nutzungsanalyse durchzuführen, um den Anteil von Menschen mit Behinderungen in jeder Berufsgruppe oder, bei weniger als 100 Mitarbeitern, in der gesamten Belegschaft zu ermitteln. Zur Berechnung des Anteils einer Berufsgruppe (oder Belegschaft), der aus Menschen mit Behinderungen besteht, sollten Auftragnehmer dieselbe Methode anwenden, die auch zur Berechnung des Anteils einer Berufsgruppe (oder Belegschaft) verwendet wird, der aus einer anderen bestimmten demografischen Gruppe besteht. Konkret sollten Auftragnehmer die Anzahl der als behindert identifizierten Personen mit der Gesamtzahl der Beschäftigten in der Berufsgruppe vergleichen. Nichtantworten sollten ausschließlich in der Gesamtzahl der Berufsgruppe (oder Belegschaft) gezählt werden, es sei denn, der Auftragnehmer hat tatsächliche Kenntnis davon, dass eine bestimmte nicht antwortende Person eine Behinderung hat. Der Auftragnehmer kann jede Person, von der er tatsächlich weiß, dass sie eine Behinderung hat, als Person mit Behinderung zählen, unabhängig davon, ob die Person sich selbst als behindert identifiziert hat oder nicht.

F: Die neuen Vorschriften verlangen von Auftragnehmern, das Poster „EEO is the Law“ (Gleichstellung am Arbeitsplatz ist gesetzlich vorgeschrieben) zusammen mit oder als Teil einer elektronischen Bewerbung „gut sichtbar aufzubewahren“. Bedeutet dies, dass eine physische oder elektronische Kopie des Posters individuell mit jeder Bewerbung aufbewahrt werden muss?

A: Der Zweck dieser Anforderung besteht darin, sicherzustellen, dass Bewerber, die sich elektronisch auf Stellen bewerben, im Rahmen des Bewerbungsverfahrens über ihre Gleichstellungsrechte informiert werden. Obwohl die Beifügung einer Kopie des Posters zu jeder elektronischen Bewerbung die Anforderung erfüllt, verlangen die Vorschriften dies nicht von Auftragnehmern. Vielmehr kann ein Auftragnehmer diese Anforderung auf jede Weise erfüllen, die sicherstellt, dass jeder elektronische Bewerber die Möglichkeit hat, das Poster während des Bewerbungsprozesses einzusehen, beispielsweise durch die Anzeige eines gut sichtbaren Links zum Poster zusammen mit einer kurzen Erklärung, wohin der Link führt, als Teil der elektronischen Bewerbung.

F: Ändern die neuen VEVRAA-Vorschriften die Anforderungen für die Durchführung von Outreach- und Rekrutierungsmaßnahmen?

A: Die neuen Vorschriften enthalten Beispiele für Outreach- und Rekrutierungsaktivitäten, lassen den Auftragnehmern jedoch die Flexibilität, die für sie am besten geeigneten Outreach- und Rekrutierungsaktivitäten auszuwählen und durchzuführen. Um festzustellen, ob die gewählten Outreach- und Rekrutierungsmethoden erfolgreich waren, verlangen die neuen Vorschriften, dass die Auftragnehmer ihre Outreach- und Rekrutierungsbemühungen jährlich bewerten und diese Bewertung dokumentieren. Die Bewertung muss die Kriterien enthalten, anhand derer der Auftragnehmer die Wirksamkeit jeder Maßnahme bewertet hat, sowie die Schlussfolgerung des Auftragnehmers, ob jede Maßnahme wirksam war. Wenn der Auftragnehmer zu dem Schluss kommt, dass seine Maßnahmen insgesamt nicht wirksam waren, um qualifizierte geschützte Veteranen zu identifizieren und zu rekrutieren, muss er alternative Outreach- und Rekrutierungsmethoden anwenden. Auftragnehmer müssen ihre Bewertungen drei Jahre lang aufbewahren, damit sie den Erfolg ihrer Outreach- und Rekrutierungsmaßnahmen für Veteranen im Laufe der Zeit beurteilen können.

F: Wie sollten Auftragnehmer Stellenangebote für „Remote-Jobs“, d. h. Vollzeit-Telearbeitsplätze, die von jedem beliebigen Standort aus ausgeübt werden können, auflisten, um die Anforderungen der VEVRAA an Stellenanzeigen zu erfüllen?

A: VEVRAA verlangt, dass Auftragnehmer alle zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses bestehenden und während der Vertragslaufzeit entstehenden Stellenangebote bei der zuständigen Arbeitsvermittlungsstelle (ESDS) des Ortes, an dem die Stelle zu besetzen ist, melden. In der Regel ist der Ort, an dem eine Stelle zu besetzen ist oder „entsteht“, der Ort, an dem sich der Arbeitnehmer zur Arbeit melden muss. Bei einer offenen Stelle, für die der Arbeitnehmer sich nicht an einem bestimmten Ort melden oder von einem bestimmten Ort aus arbeiten muss, kann ein Auftragnehmer die Anforderung zur Stellenausschreibung erfüllen, indem er die offene Stelle bei der staatlichen oder lokalen ESDS-Stelle ausschreibt, in deren Zuständigkeitsbereich die Arbeitseinheit, Abteilung, das Referat oder der Vorgesetzte liegt, dem der Arbeitnehmer unterstellt ist oder dem er zugewiesen wird.

F: Dürfen Auftragnehmer der Bundesregierung alle Gleichstellungsklauseln (Equal Opportunity, EO) kombinieren, die gemäß 41 CFR 60–300.5(a), 41 CFR 60–741.5(a) und 41 CFR 60–1.4(a) (bzw. für Bauunternehmer 41 CFR 60–4.3(a)) in einer einzigen, konsolidierten „Einbeziehungsklausel” zusammenfassen?

A: Ja, Auftragnehmer können alle erforderlichen EO-Klauseln in einer einzigen „Einbeziehungsklausel“ zusammenfassen, vorausgesetzt, dass die gesamte zusammengefasste Klausel fett gedruckt ist und der vorgeschriebene Inhalt der EO-Einbeziehungsklauseln für Veteranen und Menschen mit Behinderung beibehalten wird. Das folgende Beispiel veranschaulicht, wie dies für einen Liefer- und Dienstleistungsauftragnehmer umgesetzt werden könnte:

F: Was passiert, wenn nach Festlegung der grundlegenden Qualifikationen für eine Stelle mehr Bewerbungen als erwartet eingegangen sind? Wie kann der Pool der zu berücksichtigenden Bewerbungen auf eine überschaubare Größe reduziert werden?

A: Wenn sich eine große Anzahl von Personen bewirbt, die die Grundvoraussetzungen erfüllen, hat der Auftragnehmer drei Möglichkeiten. Erstens kann der Auftragnehmer Datenmanagementtechniken einsetzen, um die Anzahl der Personen zu begrenzen, die kontaktiert werden müssen, um ihr Interesse an der Stelle zu ermitteln, vorausgesetzt, die Stichprobe ist im Hinblick auf den Pool derjenigen, die die Grundvoraussetzungen erfüllen, angemessen. Zweitens kann der Auftragnehmer die Interessenbekundungen prüfen, um festzustellen, ob sich einige Arbeitssuchende aufgrund der Angaben, die sie in ihrer Interessenbekundung gemacht haben, wie z. B. Gehaltsvorstellungen oder Präferenzen hinsichtlich der Art oder des Ortes der Arbeit, selbst aus dem Auswahlverfahren zurückgezogen haben, vorausgesetzt, der Auftragnehmer verfügt über eine einheitliche und konsequent angewandte Richtlinie oder ein Verfahren, wonach Arbeitssuchende in ähnlicher Situation nicht berücksichtigt werden. Schließlich kann der Auftragnehmer den Pool der Arbeitssuchenden, die die grundlegenden Qualifikationen besitzen, auf zusätzliche bevorzugte Qualifikationen hin überprüfen, um den Pool der weiter zu berücksichtigenden Personen einzugrenzen. Allerdings müssen von allen Arbeitssuchenden, die die ursprünglich festgelegten grundlegenden Qualifikationen erfüllen, vor der Qualifikationsprüfung demografische Informationen eingeholt werden, vorausgesetzt, sie erfüllen die anderen Elemente der Definition eines Internetbewerbers.

F: Was passiert, wenn nach Festlegung der grundlegenden Qualifikationen für eine Stelle weniger Bewerbungen als erwartet eingegangen sind? Wie kann der Pool an Interessensbekundungen erweitert werden? Kann der Auftragnehmer zurückgehen und Ausnahmen von den grundlegenden Qualifikationen machen?

A: Auftragnehmer können nach grundlegenden Qualifikationen einzeln oder in Kombination suchen. Sie können eine Datenbank nach einigen, aber nicht allen grundlegenden Qualifikationen durchsuchen und die übrigen grundlegenden Qualifikationen nicht weiter prüfen. In diesem Fall muss der Auftragnehmer demografische Daten von Personen einholen, die die tatsächlich für die Auswahl von Bewerbern verwendeten „grundlegenden Qualifikationen” erfüllen, sofern die anderen Kriterien für Internetbewerber erfüllt sind. Ein Auftragnehmer kann keine Ausnahmen von den Grundqualifikationen auf Einzelfallbasis machen, ohne demografische Informationen von allen Arbeitssuchenden anzufordern, die die tatsächlich erforderlichen Grundqualifikationen erfüllen, um für die Stelle weiter berücksichtigt zu werden.

F: Wie gehen Auftragnehmer mit Suchergebnissen um, die falsche Treffer in einer externen Lebenslaufdatenbank liefern? Wenn beispielsweise in einer externen Datenbank nach einem Computerprogrammierer mit JAVA-Erfahrung gesucht wird, können die Suchergebnisse auch Personen mit Java-Erfahrung in einem Café enthalten. Ist der Auftragnehmer verpflichtet, alle Lebensläufe zu behalten, die bei der JAVA-Suche gefunden wurden?

A: Nein. Nur Personen mit Erfahrung als JAVA-Programmierer würden die Grundvoraussetzungen erfüllen. Personen, die nur Erfahrung mit Java in Cafés haben, würden die Grundvoraussetzungen nicht erfüllen. Dementsprechend wäre das Unternehmen nicht verpflichtet, die Lebensläufe von Personen mit nur Café-Erfahrung aufzubewahren.