Les règlements tant attendus de la section 503 (handicap) et de la section 4212 (anciens combattants protégés) ont finalement été publiés. Au cours des dernières années, la communauté des entrepreneurs fédéraux a éprouvé beaucoup de crainte et de trépidation quant à l'impact possible de ces nouvelles règles sur la communauté réglementée. Les entrepreneurs fédéraux ont exprimé d'importantes préoccupations quant à la nature prescriptive, à l'efficacité et à la charge de travail de nombreuses propositions. Si vous étiez l'un de ces entrepreneurs fédéraux ou l'un de leurs représentants, vous serez heureux de constater que les règles finales ont éliminé ou modifié certaines des propositions les plus inquiétantes.
En dehors de l'établissement de "critères" pour l'embauche de personnes handicapées et d'anciens combattants protégés et de l'accent mis sur l'auto-identification avant l'offre, les règles sont peut-être plus remarquables pour ce qu'elles ne font pas que pour ce qu'elles font.
Sensibilisation et recrutement externes et diffusion interne de la politique
Se référant à la proposition de section 741.44 (f) et (g) établissant les éléments requis des plans d'action positive, le préambule de la proposition de règlement de la section 503 stipulait :
- Les modifications substantielles les plus importantes de la règle proposée concernent peut-être l'étendue des efforts de recrutement du contractant et la diffusion de ses politiques d'action positive décrites aux paragraphes (f) et (g) de cette section.
- Registre fédéral, volume 76, numéro 237, page 77065.
Une formulation identique se trouve dans le préambule des règlements proposés au titre de l'article 4212 dans le Federal Register Volume 76, Number 80 (mardi 26 avril 2011), page 23365.
Comme indiqué ci-dessous, dans les deux règles finales, les propositions contenues dans les paragraphes considérés comme contenant les modifications substantielles les plus importantes des règles proposées ont été éliminées, transformées en suggestions, ou leur champ d'application a été considérablement réduit.
Accords de liaison
L'une des principales propositions relatives aux règlements des sections 503 et 4212 était l'obligation pour les entrepreneurs fédéraux de conclure trois accords de liaison en utilisant ou avec l'aide de certaines ressources identifiées. L'obligation de conclure trois accords de liaison figure au paragraphe 741.44 (f)(1)(ii) de la section 503 et dans la section parallèle 300.44(f)(1)(ii) de la section 4212. L'obligation de conclure des accords de liaison dans le cadre de la conformité à l'action positive de base est supprimée des deux règles finales. C'est une bonne chose.
La proposition aurait transformé les liens d'une mesure corrective en une exigence réglementaire. Si les liens ne faisaient plus partie de la structure des mesures correctives mais constituaient plutôt un élément obligatoire d'action positive, la responsabilité de les structurer aurait été transférée au contractant dans le cadre de ses efforts de mise en conformité et non plus à l'OFCCP. Cela aurait profondément modifié la nature du concept de lien. Selon les propositions, les parties à l'accord de liaison auraient changé. Les nouvelles parties auraient été la ressource en recrutement et le contractant fédéral plutôt que l'OFCCP et le contractant fédéral. Ce seul élément aurait allongé le temps nécessaire à l'élaboration d'un accord de mise en relation au-delà de l'heure et demie que l'OFCCP estimait nécessaire à la conclusion de tels accords avec son assistance. À moins que la source de recrutement ne soit déjà familiarisée avec les besoins en main-d'œuvre du contractant fédéral ainsi qu'avec les exigences de l'OFCCP, il aurait fallu plus d'une heure et demie rien que pour organiser les réunions nécessaires, expliquer les programmes, élaborer l'accord et le faire examiner par le conseiller juridique du contractant fédéral. De tels accords avec des tiers auraient également soulevé la question de savoir si le contractant fédéral et la personne chargée du recrutement auraient eu des droits d'exécution l'un contre l'autre en ce qui concerne les termes de l'accord. Heureusement, pour les contractants fédéraux, l'OFCCP a rendu ces questions sans objet en éliminant cette exigence de la règle finale.
Autres mesures de sensibilisation et de recrutement externes
Outre la suppression des accords de liaison requis au titre du paragraphe (f), les règles finales de l'OFCCP ont éliminé ou modifié la plupart des autres exigences du paragraphe (f). L'OFCCP a supprimé l'exigence proposée au paragraphe 741.44(f)(1)(i) selon laquelle les contractants fédéraux doivent rapidement répertorier les emplois auprès du centre d'emploi One-Stop Career Center le plus proche.
L'OFCCP a également corrigé le libellé de la section 741.44(f)(2)(vi) en remplaçant "doit" par "devrait" dans le paragraphe concernant la prise en compte des candidats qui sont des personnes handicapées connues pour d'autres postes lorsque le poste demandé n'est pas disponible. Une correction parallèle a été apportée à la section parallèle 300.44(f)(2)(vi) concernant la prise en compte des vétérans protégés pour d'autres postes vacants lorsque le poste demandé n'est pas disponible. L'objectif de cette modification était de corriger une erreur involontaire et de préciser que la prise en compte du candidat pour des postes autres que le poste demandé n'était pas une exigence obligatoire.
Le paragraphe (f)(3) exigeant un examen annuel des efforts de sensibilisation est resté inchangé dans les deux règles finales.
L'obligation d'archivage prévue au paragraphe (f)(4) a été ramenée de cinq à trois ans dans les deux règles. Il convient de noter que toutes les obligations de conservation de cinq ans prévues par les deux propositions ont été ramenées à trois ans.
Diffusion interne de la politique
La proposition de diffusion interne de la politique énoncée au paragraphe (g) mentionné dans la citation ci-dessus a également été considérablement rationalisée. Dans les deux règles finales, l'obligation d'inclure la politique dans un manuel de politique a été modifiée pour permettre aux contractants d'utiliser la méthodologie qu'ils ont mise en place pour faire connaître les politiques à leurs employés. L'obligation de rencontrer les responsables ou représentants syndicaux pour les informer de la politique et solliciter leur coopération a été révisée pour éliminer l'obligation de réunion et la remplacer par une obligation de notification.
Dans la règle finale relative à la section 503, la proposition (g)(2)(ii) "Discuter en détail de la politique dans le cadre des programmes d'orientation des employés et de formation de la direction ;" a été supprimée.
Dans la règle finale relative à la section 4212, trois éléments proposés ont été supprimés de la section (g)(2) :
- (ii) Informer tous les employés et les employés potentiels de son engagement à mener une action positive afin d'accroître les possibilités d'emploi pour les vétérans protégés qualifiés. Le contractant prévoit des réunions annuelles avec tous les employés pour discuter de ses politiques d'action positive, expliquer les responsabilités du contractant et de chaque employé dans le cadre de ces politiques, et identifier les possibilités d'avancement ;
(iii) organiser des réunions avec le personnel de direction, d'encadrement et de supervision afin d'expliquer l'objectif de la politique et la responsabilité individuelle pour une mise en œuvre efficace, en précisant l'attitude du directeur général ;
(iv) Discuter en détail de la politique dans le cadre des programmes d'orientation des employés et de formation de la direction ;
Certaines des activités supprimées des dispositions obligatoires ont été déplacées vers les actions suggérées au point (g)(3) de la règle finale.
Les dispositions relatives à la tenue de registres figurant au paragraphe (g)(3) de la proposition relative à la section 503 et au paragraphe identique (g)(4) de la proposition relative à la section 4212 ont également été supprimées des règles finales. Ce paragraphe stipulait :
- (4) Le contractant doit documenter les activités qu'il entreprend pour se conformer aux obligations du paragraphe (g), et conserver ces documents en tant que dossiers d'emploi soumis aux exigences de tenue de dossiers de la Sec. 60-300.80.
L'élimination de ces exigences obligatoires redonne de la souplesse aux méthodes qui peuvent être utilisées pour se mettre en conformité et réduira considérablement le niveau d'activité nécessaire pour se conformer aux règles finales.
Procédures d'aménagement raisonnable
Une autre suppression majeure dans la règle finale de la section 503 est l'élimination de l'exigence de procédures écrites d'aménagement raisonnable. Cette disposition imposait un certain nombre d'éléments spécifiques à inclure dans ces procédures écrites, notamment
- Il s'agit notamment des éléments suivants : 1) les coordonnées de l'agent responsable de la mise en œuvre des procédures 1) les coordonnées du fonctionnaire responsable de la mise en œuvre des procédures ; 2) la personne à laquelle une demande d'aménagement raisonnable peut être adressée ; 3) une déclaration selon laquelle les demandes d'aménagement raisonnable peuvent être faites oralement ou par écrit par un candidat, un employé ou un tiers en son nom ; 4) une confirmation écrite de la réception d'une demande d'aménagement raisonnable ; 5) un délai pour le traitement des demandes d'aménagement raisonnable ; 6) une description de la procédure d'aménagement raisonnable du contractant et des circonstances dans lesquelles le contractant peut demander des documents médicaux à l'appui d'une demande d'aménagement raisonnable ; et 7) la fourniture d'une explication écrite par le contractant pour tout refus d'aménagement raisonnable.
Tout comme les modifications évoquées ci-dessus, la suppression de cette exigence répondait aux commentaires de la communauté des entrepreneurs. De nombreux entrepreneurs fédéraux disposaient de procédures bien établies en matière d'aménagements raisonnables et se sont opposés à la fois à la nature "unique" de la proposition et à la nécessité de réoutiller des systèmes déjà en place pour atteindre le même objectif. Comme pour d'autres mandats, l'OFCCP est passée de l'exigence d'une politique écrite et des éléments requis d'une telle politique à la suggestion que les entrepreneurs fédéraux considèrent une politique écrite en matière d'aménagements raisonnables comme une meilleure pratique. Le contenu recommandé d'une telle politique écrite devient un guide pour aider à la mise en œuvre de cette meilleure pratique plutôt qu'une prescription.
Formation
Les deux propositions de règles comprenaient des révisions de leurs paragraphes respectifs (.44(j)) imposant des sujets spécifiques que le contractant devait inclure dans sa formation et la maintenance de tous les supports de formation. L'OFCCP a choisi de ne pas réviser la formulation relative à la formation. Cela signifie que les obligations de formation de l'entrepreneur en vertu des deux lois n'ont pas changé.
Analyse des données
Les propositions relatives à l'article 503 et à l'article 4212 contenaient toutes deux une section consacrée à l'analyse des données. Dans chacune d'elles, le contractant fédéral était tenu de suivre le nombre de références provenant de sources spécifiques et de calculer des ratios, en particulier des ratios de références, de candidats, d'embauches et de postes pourvus. Les deux règles finales suppriment l'obligation de suivre les références et l'obligation de calculer des ratios.
Il convient de noter que même si le résumé de la règle finale 4212 indique : "En résumé, après examen des commentaires reçus, la règle finale conserve la proposition du NPRM selon laquelle les contractants doivent documenter et conserver les données relatives aux ratios de candidats, d'embauches et de postes pourvus, mais élimine l'obligation pour les contractants de documenter et de conserver les données relatives aux références" (pp. 93-94). La règle finale élimine la référence à tout ratio et est parallèle à la règle finale pour la section 503, à l'exception de la référence aux vétérans plutôt qu'aux personnes handicapées. Elle énumère les analyses de données qu'un contractant doit documenter :
- (1) Le nombre de candidats qui se sont identifiés comme des vétérans protégés conformément au § 60-300.42(a), ou qui sont autrement connus comme des vétérans protégés ;
(2) Le nombre total d'offres d'emploi et le nombre total d'emplois pourvus ;
(3) Le nombre total de candidats pour tous les emplois ;
(4) Le nombre de candidats vétérans protégés embauchés ; et
(5) Le nombre total de candidats embauchés.
À partir de ces données, l'OFCCP peut effectuer tous les calculs nécessaires.
Sous-objectif pour les personnes gravement handicapées
L'OFCCP a décidé de ne pas inclure de sous-objectif pour les personnes gravement handicapées pour le moment. Il s'agit également d'une décision judicieuse. Il n'existe pas de données fiables permettant de calculer un tel sous-objectif. En outre, un sous-objectif invite à s'enquérir de la nature et de la gravité du handicap d'une personne, ce qui peut conduire à plus de discrimination plutôt qu'à moins de discrimination.
Élimination de 60-250
L'OFCCP a judicieusement évité de réviser 60-250, la réglementation relative aux vétérans qui ne s'applique qu'aux contrats conclus et non modifiés après le 1er décembre 2003. L'OFCCP a plutôt incorporé des dispositions dans les règlements 60-300 révisés afin de protéger les vétérans qui auraient pu être protégés par le règlement 60-250. On s'attend à ce que très peu de personnes entrent dans cette catégorie.
Résumé
Du point de vue de la conformité, les règles finales relatives à la section 503 et à la section 4212 (qui, soit dit en passant, sera à nouveau appelée VEVRAA) constituent une amélioration par rapport aux propositions. Les règles finales servent essentiellement à recentrer les entrepreneurs fédéraux sur l'élimination des obstacles à l'emploi des personnes handicapées et des anciens combattants protégés, et moins sur les défis de la conformité technique. Lorsque les règles proposées ont été publiées pour la première fois, j'ai exhorté les entrepreneurs et le public intéressé à formuler des commentaires et j'ai suggéré des moyens pour que ces commentaires soient entendus. Je ne sais pas si mes suggestions ont été utiles, mais le fait que le public ait participé activement à l'élaboration de ces règles a clairement fait la différence.
L'OFCCP a indiqué que l'une des meilleures mesures pour déterminer si le programme d'action positive d'un contractant fonctionne est de savoir si les groupes ciblés sont effectivement embauchés. De même, la meilleure preuve de l'efficacité des programmes de mise en œuvre de l'OFCCP, en particulier ceux destinés aux anciens combattants et aux personnes handicapées, n'est pas l'augmentation du nombre d'infractions (ce qui peut facilement être fait en citant les entrepreneurs fédéraux pour une multitude d'infractions techniques), mais plutôt le fait que l'OFCCP obtienne des emplois et des arriérés de salaire à la suite de ces infractions. Il est à espérer que l'OFCCP sera plus transparente à l'avenir sur le nombre d'infractions qui débouchent sur des emplois et des arriérés de salaire sur une base annuelle et sur le nombre d'infractions techniques qui n'ont pas d'impact direct sur le sous-emploi des personnes handicapées et des anciens combattants.
En fin de compte, l'objectif est de garantir des emplois aux personnes handicapées qualifiées et aux anciens combattants protégés qualifiés. Avec la suppression, dans les règles finales, de certaines des exigences les plus onéreuses, j'espère sincèrement que les entrepreneurs pourront se concentrer davantage sur cet effort et moins sur les exercices de paperasserie pour l'OFCCP.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
