Connaissez-vous le nombre d'employés handicapés au sein de votre personnel ? En vertu d'une nouvelle règle, vous devrez peut-être fixer un objectif d'utilisation des personnes handicapées.

L'OFCCP a proposé des révisions de la section 503 de la loi sur la réhabilitation (Rehabilitation Act), que certains experts qualifient de "changement de donne". L'une des modifications proposées consisterait à fixer un objectif de 7 % d'utilisation de la main-d'œuvre pour les personnes handicapées.

Selon Hilda Solis, la règle proposée "représente l'une des avancées les plus significatives en matière de protection des droits civils des travailleurs handicapés depuis l'adoption de la loi sur les Américains handicapés".

Patricia Shiu, directrice de l'OFCCP, a déclaré : "Pendant près de 40 ans, les règles ont stipulé que les entrepreneurs devaient simplement faire un "effort de bonne foi" pour recruter et embaucher des personnes handicapées. Il est clair que cela ne fonctionne pas. Notre proposition définirait des objectifs spécifiques, exigerait une véritable responsabilité et fournirait des orientations aussi claires que possible aux employeurs désireux de se conformer à la loi".

Les employeurs doivent noter que la définition du "handicap" a été considérablement élargie par la loi de 2008 modifiant l'ADA. Traditionnellement, une personne était considérée comme handicapée si elle souffrait d'un handicap physique, d'une déficience visuelle, etc. Under the ADAAA, a variety of medical conditions like HIV, cancer, diabetes, epilepsy, and bipolar disorder are considered disabilities. L'ADAAA élargit la définition du "handicap" pour y inclure les principales fonctions corporelles, telles que les fonctions du système immunitaire, la croissance cellulaire normale et les fonctions cérébrales, neurologiques et endocriniennes.

Les points saillants de la règle proposée en ce qui concerne les personnes handicapées sont les suivants :

Objectifs d'utilisation : fixer un objectif national d'utilisation de 7 % pour les personnes handicapées.

L'OFCCP suggère que les entrepreneurs fédéraux soient tenus de fixer un objectif d'embauche de 7 % d'employés handicapés dans chaque groupe d'emploi. Selon l'agence, cet objectif découle principalement des données sur le handicap recueillies dans le cadre de l'American Community Survey administrée par le U.S. Census Bureau.

Selon l'OFCCP, l'objectif d'utilisation n'est pas un quota d'embauche, mais un objectif d'égalité des chances en matière d'emploi. L'agence estime que la fixation d'un objectif "ambitieux" est le meilleur moyen de responsabiliser la communauté des entrepreneurs et sollicite des commentaires sur l'objectif de 7 %, ainsi que sur une fourchette d'utilisation comprise entre 4 % et 10 %.

L'OFCCP envisage également un "sous-objectif" de deux pour cent (2 %) pour les personnes souffrant de handicaps graves ou "ciblés", tels que la surdité totale, la cécité et l'absence d'extériorité.

Collecte de données et archivage : améliorer la collecte de données sur l'emploi des personnes handicapées.

L'OFCCP estime que les nouvelles exigences en matière de collecte de données aideront à déterminer la disponibilité des personnes handicapées, ainsi que l'efficacité des efforts de sensibilisation de l'entrepreneur. Les données supplémentaires collectées sont les suivantes :

• Nombre de personnes handicapées orientées par les services de l'emploi de l'État ;
• Nombre d'orientations de personnes handicapées reçues d'autres entités avec lesquelles le contractant a conclu un accord de liaison ;
• Nombre de candidats qui se sont identifiés comme des personnes handicapées ou qui sont connus pour être des personnes handicapées ;
• Nombre total d'offres d'emploi et nombre total d'emplois pourvus ;
• Rapport entre le nombre d'emplois occupés et le nombre d'offres d'emploi ;
• Nombre total de candidats pour tous les emplois ;
• Rapport entre le nombre de candidats handicapés et le nombre total de candidats ;
• Nombre de candidats handicapés embauchés ;
• Nombre total de candidats embauchés ;
• Rapport entre le nombre de personnes handicapées embauchées et le nombre total de personnes embauchées.

Demandes d'aménagements : exiger des contractants qu'ils élaborent et mettent en œuvre des procédures écrites pour le traitement des demandes d'aménagements raisonnables.

En vertu de la règle proposée, les contractants seraient tenus d'élaborer et de mettre en œuvre des procédures écrites pour le traitement des demandes d'aménagements raisonnables. Ces procédures, qui seraient incluses dans le plan d'action positive, préciseraient les points suivants :

• Nom et coordonnées du fonctionnaire responsable de la mise en œuvre de la politique et de la personne à qui la demande d'adaptation doit être adressée ;
• Déclaration indiquant que les demandes d'aménagements peuvent être orales ou écrites et peuvent être faites par un candidat, un employé ou un tiers au nom de quelqu'un d'autre ;
• Si la nécessité d'un aménagement est récurrente (par exemple, un interprète en langue des signes), la personne ne doit pas faire des demandes répétées chaque fois que l'aménagement est nécessaire ;
• Les candidats doivent être informés des procédures et peuvent demander des aménagements pour compléter le processus de candidature ;
• Les contractants doivent fournir une confirmation écrite de la réception d'une demande d'aménagement, et cette confirmation doit inclure la date de réception de la demande et être signée par le décideur autorisé ;
• Les demandes d'aménagements doivent être traitées "dans les meilleurs délais" ;
• Une description des mesures prises par le contractant lors du traitement d'une demande d'aménagement raisonnable, y compris la procédure par laquelle le contractant prend une décision finale ;
• Une explication concernant le moment où le contractant peut demander des documents médicaux ;
• Tout refus d'aménagement raisonnable doit être communiqué par écrit, motivé, daté et signé par le décideur autorisé. Le refus doit inclure une déclaration sur le droit du demandeur à déposer une plainte pour discrimination auprès de l'OFCCP ;
• Une déclaration indiquant que toutes les demandes d'aménagements et les documents y afférents seront traités de manière confidentielle ;
• Une formation doit être dispensée aux superviseurs et aux responsables de la mise en œuvre des procédures d'aménagement raisonnable sur une base annuelle, ainsi qu'à chaque fois que des changements importants sont apportés aux procédures d'aménagement raisonnable du contractant.

Sensibilisation : exiger des contractants qu'ils s'engagent dans un minimum de trois types spécifiques d'efforts de sensibilisation et de recrutement pour recruter des personnes handicapées.

En vertu de la règle proposée, les entrepreneurs seraient tenus de faire ce qui suit :

• Lister toutes les offres d'emploi auprès du guichet unique pour l'emploi le plus proche ;
• conclure un accord de liaison avec l'agence de réadaptation professionnelle de l'État la plus proche ou l'organisation locale figurant dans le répertoire du réseau d'emploi Ticket to Work de l'administration de la sécurité sociale ;
• Conclure un accord de liaison avec au moins une des agences telles que les groupes locaux de personnes handicapées, le réseau d'assistance et de ressources pour les employeurs (EARN), etc ;
• Consulter la section "Employer Resources" du National Resource Directory, un partenariat et une collaboration en ligne entre les ministères du travail, de la défense et des anciens combattants, et établir un accord de liaison avec au moins l'une des organisations de services aux anciens combattants handicapés répertoriées.

Les contractants seraient également tenus d'évaluer chaque année l'efficacité de leurs efforts de sensibilisation. Cette évaluation prendrait en compte, au minimum, le nombre de personnes handicapées recommandées, candidates et embauchées pour l'année en cours et les deux années précédentes. L'OFCCP déterminera si l'évaluation des efforts du contractant est raisonnable ; l'indicateur principal de l'efficacité sera l'embauche de personnes handicapées.

Vous pouvez consulter la proposition de règlement à l'adresse suivante www.regulations.gov/.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.