À l'approche des mois d'été, les entreprises continuent de mettre en œuvre les réglementations révisées publiées par l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) du ministère américain du Travail concernant les anciens combattants et les personnes handicapées protégés. À ce jour, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux devraient avoir mis en œuvre les mesures qui devaient être en place avant le 24 mars 2014. Les dispositions relatives à la discrimination positive des réglementations révisées contiennent diverses autres exigences que les entreprises devraient désormais prendre en considération.

Calendrier d'application des différentes dispositions du règlement révisé

Comme je l'ai indiqué dans des articles précédents pour The OFCCP Digest, les réglementations révisées concernant les anciens combattants protégés et les personnes handicapées sont chacune divisées en cinq parties principales. La sous-partie D traite des procédures que l'OFCCP suivra pour effectuer les contrôles de conformité, tandis que la sous-partie E contient des informations sur la conservation des documents et le droit de l'OFCCP d'accéder à ces documents. Il n'y a pas de délais spécifiques associés à ces sections de la réglementation, à l'exception de la partie de la sous-partie E consacrée à la conservation des documents, qui définit la durée de conservation des différents documents.

Les sous-parties A et B des règlements révisés contiennent diverses dispositions qui devaient être mises en œuvre avant le 24 mars. Certaines de ces dispositions ont été reprises de la version précédente des règlements. D'autres dispositions, telles que l'obligation de fournir les coordonnées des bureaux du système public de services à l'emploi et l'obligation d'inclure dans les annonces des mentions spécifiques relatives à l'égalité des chances en matière d'emploi concernant le statut d'ancien combattant et de personne handicapée, étaient nouvelles dans les règlements révisés. Les entreprises devront continuer à se conformer à ces différentes exigences tant qu'elles seront couvertes par les règlements révisés.

La sous-partie C de chaque ensemble de règlements révisés est intitulée « Programme d'action positive ». La sous-partie C contient diverses dispositions concernant le contenu des plans d'action positive d'une entreprise. La sous-partie C contient également des exigences concernant diverses mesures que les entreprises doivent prendre pour les aider à remplir leurs obligations en matière d'action positive. Le calendrier des exigences de la sous-partie C se divise en trois catégories :

• Certaines mesures doivent être mises en œuvre au plus tard à la date de début du premier ensemble de plans d'action positive (AAP) d'une entreprise en faveur des anciens combattants et des personnes handicapées, qui ont été finalisés après le 24 mars 2014. Pour une entreprise dont les AAP débutent le 1er janvier, cela signifie que ces mesures doivent être mises en œuvre au plus tard le 1er janvier 2015. Les entreprises dont les plans d'action positive commencent en avril ou en mai devraient déjà avoir mis en œuvre ces dispositions.
• Certaines mesures doivent être mises en œuvre au cours de la première année où les plans d'action positive d'une entreprise sont soumis à la réglementation révisée. Pour une entreprise dont les plans d'action positive (AAP) débutent le 1er janvier, ces mesures doivent être mises en œuvre au plus tard le 31 décembre 2015. Pour une entreprise dont les plans d'action positive (AAP) débutent le 1er avril, ces mesures doivent être mises en œuvre au plus tard le 31 mars 2015.
• Certaines mesures seront mises en œuvre lors de la deuxième mise à jour des AAP d'une entreprise après le 24 mars 2014. Ces mesures concernent l'analyse des données qui seront collectées au cours de la première année où une entreprise sera soumise aux dispositions de la sous-partie C des règlements révisés.

Une fois que les dispositions du règlement révisé s'appliquent à une entreprise, elles doivent être respectées chaque année. Ainsi, les dispositions relatives au contenu des PAE s'appliquent à tous les PAE élaborés après le 24 mars 2014, et les dispositions relatives aux autres mesures à prendre doivent être respectées chaque année.

Je tiens à souligner que les entreprises élaborent souvent un seul plan d'action pour l'emploi (PAE) qui comprend des informations à la fois sur les anciens combattants et les personnes handicapées. Pendant de nombreuses années, les dispositions réglementaires relatives aux anciens combattants ont largement reflété celles relatives aux personnes handicapées. Cela reste le cas dans la réglementation révisée, même si, dans certains cas, les dispositions révisées concernant les anciens combattants ne correspondent pas exactement à celles concernant les personnes handicapées. Les entreprises devront déterminer si elles souhaitent disposer d'un seul plan d'action pour les anciens combattants et les personnes handicapées ou de plans d'action distincts pour ces deux groupes. Étant donné que les entreprises peuvent avoir des plans d'action distincts, je ferai référence ci-dessous aux « plans d'action » plutôt qu'au « plan d'action » pour les anciens combattants et les personnes handicapées.

Éléments qui doivent être en place lors de la première mise à jour des AAP

La version révisée du règlement comporte un certain nombre de nouveautés qui devraient être mises en œuvre lors de la première mise à jour des programmes d'action pour l'égalité (AAP) d'une entreprise après le 24 mars. Veuillez noter que les exigences du règlement concernant les anciens combattants et les personnes handicapées qui figuraient dans les versions précédentes du règlement ne sont généralement pas abordées ci-dessous.

• Enquêtes auprès des candidats et des employés

Comme je l'ai souligné dans mon article publié en mars dans The OFCCP Digest, la révision de la réglementation apporte des changements majeurs aux exigences relatives aux enquêtes qui doivent être menées par les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux. Voici un bref résumé des enquêtes qui doivent être mises en place au plus tard à la date de la première mise à jour des AAP :

• Les entreprises doivent mener une enquête auprès des nouveaux employés pour chaque statut d'ancien combattant protégé par la réglementation de l'OFCCP. Le format exact de l'enquête n'est pas défini dans la réglementation révisée, mais celle-ci prévoit diverses dispositions qui doivent être incluses dans l'enquête. Parmi ces dispositions figurent notamment une mention indiquant que la participation à l'enquête est volontaire, que les résultats de l'enquête resteront confidentiels et que le refus de participer à l'enquête n'entraînera aucune conséquence négative pour l'employé.
• Les entreprises doivent interroger les nouveaux employés sur leur handicap à l'aide d'un formulaire d'enquête élaboré par l'OFCCP. Les entreprises n'ont AUCUNE latitude quant au contenu de ce formulaire.
• Les entreprises doivent interroger les candidats au stade préalable à l'offre d'emploi du processus de sélection sur leur statut d'ancien combattant. Une fois encore, le format exact de cette enquête n'est pas défini dans la réglementation, mais elle doit inclure diverses dispositions, notamment celles mentionnées dans le premier point ci-dessus. Les exigences relatives à l'enquête auprès des candidats diffèrent de celles relatives à l'enquête auprès des employés, dans la mesure où les entreprises sont uniquement tenues de demander aux candidats s'ils sont protégés par la réglementation sur les anciens combattants. Les entreprises ne sont pas tenues de demander aux candidats leur statut individuel d'ancien combattant protégé.
• Les entreprises doivent interroger les candidats au stade préalable à l'offre d'emploi du processus de sélection sur leur situation en matière de handicap à l'aide du formulaire d'enquête élaboré par l'OFCCP. Comme pour l'enquête auprès des employés, les entreprises n'ont aucune latitude quant au contenu de ce formulaire.
• Déclaration relative à l'égalité des chances en matière d'emploi et à la politique d'action positive

Les entreprises sont tenues d'inclure leurs déclarations de politique d'égalité des chances en matière d'emploi/d'action positive (EEO/AA) dans leurs plans d'action pour les anciens combattants et les personnes handicapées.

• Une nouvelle exigence concernant la déclaration de politique EEO/AA stipule que celle-ci doit indiquer le soutien du plus haut responsable américain de l'entreprise (tel que le PDG de l'entreprise ou le directeur de la division américaine d'une entreprise étrangère) au programme d'action positive de l'entreprise.
• La déclaration de politique doit prévoir un système d'audit et de rapport.
• La déclaration de politique doit attribuer la responsabilité globale de la mise en œuvre du PAA à une personne spécifique.
• La déclaration de politique doit donner des garanties concernant certaines activités qui seront administrées sans tenir compte du statut de vétéran protégé ou du statut d'invalidité.
• La déclaration de politique doit indiquer clairement que les décisions en matière d'emploi ne seront fondées que sur des exigences professionnelles valables.
• La déclaration de politique doit stipuler qu'il n'y aura aucun harcèlement, intimidation ou autre mesure défavorable fondée sur des activités protégées par la réglementation.

Les entreprises doivent veiller à ce que la déclaration de politique EEO/AA soit incluse dans les manuels de politique, sur les sites intranet et/ou dans d'autres endroits où elle est accessible aux employés. Si elles ont conclu des conventions collectives, les entreprises doivent également informer leurs syndicats de la politique EEO/AA et solliciter leur coopération.

• Référence en matière d'embauche pour les anciens combattants et objectif d'utilisation pour les personnes handicapées

Les premiers AAP élaborés conformément à la réglementation révisée doivent inclure à la fois le critère de référence en matière d'embauche des anciens combattants et l'objectif d'utilisation des personnes handicapées qui figurent dans la réglementation révisée.

• Les entreprises doivent établir un objectif annuel en matière d'embauche de vétérans. Les entreprises peuvent soit utiliser un processus prévu dans la réglementation révisée pour créer leur propre objectif, soit utiliser un chiffre fourni par l'OFCCP à cette fin. L'objectif actuel de recrutement de l'OFCCP suggère que 7,2 % des personnes embauchées devraient être des anciens combattants protégés. Étant donné que les entreprises n'étaient pas tenues auparavant de collecter des données sur le recrutement d'anciens combattants, il n'y a rien à mesurer par rapport à cet objectif de recrutement dans le premier AAP préparé en vertu de la nouvelle réglementation.
• Les entreprises doivent généralement évaluer la composition de leur main-d'œuvre dans chaque groupe professionnel de chaque établissement ayant mis en place un AAP par rapport à l'objectif d'utilisation de 7 % fixé par l'OFCCP. Les entreprises comptant 100 employés ou moins sont autorisées à comparer l'ensemble de leur main-d'œuvre à l'objectif d'utilisation de 7 %. Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux devraient collecter depuis un certain temps déjà des données sur le handicap de leurs employés et devraient donc être en mesure d'effectuer cette comparaison dans le premier AAP préparé en vertu de la nouvelle réglementation.
• Évaluation de la portée

La réglementation révisée exige une évaluation des efforts de sensibilisation menés par l'entreprise. Bien que la première évaluation de la sensibilisation n'inclura pas les indicateurs de données figurant dans la réglementation révisée, elle devra inclure les éléments suivants :

• Discussion sur les critères utilisés pour évaluer les efforts de sensibilisation
• Discussion sur la documentation relative à l'efficacité des efforts de sensibilisation
• Conclusion concernant l'efficacité des efforts de sensibilisation

L'évaluation des actions de sensibilisation dans les AAP ultérieurs comprendra un examen des indicateurs de données présentés ci-dessous, qui doivent être conservés pour les anciens combattants et les personnes handicapées.

Mesures à prendre au cours de la première année suivant la révision des AAP

Bien que la réglementation ne le précise pas explicitement, il semble que certaines mesures ne doivent pas être prises dès la première mise à jour des AAP afin de se conformer à la nouvelle réglementation. Ces mesures doivent plutôt être prises au cours de la première année suivant la mise à jour des AAP. Par exemple, pour les entreprises dont les AAP sont établis au 1er janvier, ces mesures doivent être prises au cours de l'année, entre le 1er janvier 2015 et le 31 décembre 2015.

• Formation pour les responsables et le personnel des ressources humaines

La réglementation révisée stipule que « tout le personnel impliqué dans le recrutement, la présélection, la sélection, la promotion, les mesures disciplinaires et les processus connexes doit suivre une formation afin de garantir la mise en œuvre des engagements pris dans le programme d'action positive du contractant ». La réglementation ne fournit aucune indication sur le contenu, la durée ou le moment de cette formation.

• Lettres aux fournisseurs

L'un des éléments relatifs à la diffusion externe de la politique EEO/AA d'une entreprise est l'obligation d'envoyer une notification écrite de la politique de l'entreprise à « tous les sous-traitants, y compris les fournisseurs et sous-traitants, en leur demandant de prendre les mesures appropriées ». Il s'agit en fait d'un retour à l'envoi de lettres aux fournisseurs, pratique courante avant 2000. Il semble clair que ces lettres doivent être envoyées chaque année aux fournisseurs. Cependant, il n'existe aucune directive spécifique concernant le contenu de ces lettres ou le moment où elles doivent être envoyées. Il n'est pas exigé que les fournisseurs renvoient les lettres, mais seulement que celles-ci soient envoyées.

• Nouvelle enquête auprès des employés

Au cours de l'année suivant la première mise à jour des AAP conformément à la réglementation révisée, une nouvelle enquête doit être menée auprès de l'ensemble du personnel de l'entreprise afin de recueillir des informations sur le statut d'invalidité. Cette enquête DOIT utiliser le formulaire d'enquête sur l'invalidité de l'OFCCP. Il n'existe aucune exigence similaire concernant la nouvelle enquête sur le statut de vétéran protégé, mais les entreprises auraient tout intérêt à mener une enquête plus générale sur les données démographiques plutôt que de se contenter d'une enquête sur les informations relatives à l'invalidité. La nouvelle enquête doit être réalisée au plus tard à la fin de la première année du plan d'action annuel (AAP) de l'entreprise conformément à la réglementation révisée. Ainsi, les entreprises dont le plan d'action annuel (AAP) commence le 1er janvier devront réaliser cette nouvelle enquête au plus tard le 31 décembre 2015, tandis que celles dont le plan d'action annuel (AAP) commence le 1er juillet devront la réaliser au plus tard le 30 juin 2015.

Éléments qui doivent être en place au moment de la deuxième mise à jour des AAP

Bien que la réglementation révisée prévoie de nombreux éléments qui doivent être mis en œuvre lors de la première mise à jour des AAP en vertu de la réglementation révisée ou au cours de la première année suivant la révision des AAP, il existe un ensemble d'exigences qui ne peuvent être pleinement mises en œuvre avant la deuxième mise à jour des AAP. Cet ensemble d'exigences concerne les indicateurs de données que les entreprises doivent analyser dans le cadre de leurs plans d'action positive. Les entreprises doivent inclure les indicateurs de données suivants à partir du deuxième plan d'action positive établi conformément à la réglementation révisée :

• Le nombre de candidats qui sont des vétérans protégés ou des personnes handicapées
• Le nombre total d'offres d'emploi et le nombre total d'emplois pourvus
• Le nombre total de candidats pour tous les postes
• Nombre total de vétérans et de personnes handicapées protégées embauchées
• Nombre total de candidats embauchés

Dans le cadre de la deuxième mise à jour du PA dans le cadre de la nouvelle réglementation, les entreprises doivent disposer d'une année de données issues des enquêtes menées auprès des candidats et des employés au cours de l'année précédente. Cela correspond au PA d'une entreprise pour les minorités et les femmes, où une année de données sur l'activité du personnel est analysée à chaque mise à jour du PA. Cependant, les indicateurs de données dans les AAP pour les anciens combattants et les personnes handicapées deviennent plus complexes au cours des années suivantes, car l'OFCCP s'attend à ce que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux incluent finalement trois années d'informations dans leurs indicateurs de données. Cela signifie qu'une entreprise ne disposera pas de ce que l'OFCCP considère comme un ensemble de données complet avant la quatrième mise à jour du PAE en vertu de la nouvelle réglementation.

Les indicateurs de données mentionnés ci-dessus ne sont pas entièrement définis dans la réglementation révisée. Cependant, l'OFCCP a publié sur son site Web des réponses aux questions fréquemment posées (FAQ) qui traitent de la nature de ces indicateurs de données. Ces FAQ sont disponibles aux adresses suivantes : http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/503_faq.htm et http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/VEVRAA_faq.htm. Veuillez noter qu'il existe une controverse persistante sur la manière dont l'OFCCP a interprété les termes utilisés dans ses réglementations concernant des notions telles que « nombre total d'emplois pourvus » et « nombre total de candidats embauchés ». Je reviendrai plus en détail sur les indicateurs à l'avenir, mais Cara Crotty a publié un article intéressant à ce sujet dans l'édition de janvier 2014 du OFCCP Digest.

En conclusion

Bien que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux aient déjà accompli un travail considérable pour mettre en œuvre les réglementations révisées relatives aux anciens combattants et aux personnes handicapées protégés, il reste encore beaucoup à faire. Les entreprises dont les AAP seront mis à jour plus tard en 2014 ou début 2015 devraient commencer dès maintenant à planifier la manière dont elles mettront en œuvre les éléments de la sous-partie C mentionnés ci-dessus. Les entreprises dont les AAP ont déjà été mis à jour doivent s'assurer que les éléments mentionnés ci-dessus ont été inclus dans leurs AAP. Les entreprises dont les AAP seront mis à jour cet été doivent rapidement réfléchir à la manière dont elles vont mettre en œuvre les éléments qui doivent être en place à la date de début de leurs nouveaux AAP et à la manière dont elles vont ensuite commencer à travailler sur les éléments restants liés aux réglementations révisées.

Pour plus d'informations sur les réglementations révisées de l'OFCCP concernant les vétérans protégés et les personnes handicapées, veuillez contacter Bill Osterndorf à l'adresse [email protected].

Remarque : aucun élément de cet article ne constitue un avis juridique ni ne remplace un avis professionnel sur la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par copyright © HR Analytical Services Inc. 2014

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.