Mit dem Herannahen der Sommermonate setzen Unternehmen weiterhin die überarbeiteten Vorschriften des Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums in Bezug auf geschützte Veteranen und Menschen mit Behinderungen um. Mittlerweile sollten Bundesauftragnehmer und Subunternehmer die Punkte umgesetzt haben, die bis zum 24. März 2014 in Kraft treten sollten. Es gibt verschiedene andere Anforderungen in den Teilen der überarbeiteten Vorschriften, die sich auf positive Diskriminierung beziehen und die Unternehmen nun berücksichtigen sollten.

Zeitplan für die verschiedenen Bestimmungen innerhalb der überarbeiteten Vorschriften

Wie ich bereits in früheren Artikeln für den OFCCP Digest erwähnt habe, sind die überarbeiteten Vorschriften für geschützte Veteranen und die überarbeiteten Vorschriften für Menschen mit Behinderungen jeweils in fünf Hauptteile gegliedert. Unterabschnitt D behandelt die Verfahren, die die OFCCP bei der Durchführung von Konformitätsprüfungen anwendet, während Unterabschnitt E Informationen zur Aufbewahrung von Unterlagen und zum Recht der OFCCP auf Zugang zu Unterlagen enthält. Mit Ausnahme des Abschnitts zur Aufbewahrung von Unterlagen in Unterabschnitt E, in dem festgelegt ist, wie lange verschiedene Unterlagen aufbewahrt werden müssen, sind diese Abschnitte der Vorschriften nicht an bestimmte Fristen gebunden.

Die Unterabschnitte A und B der überarbeiteten Vorschriften enthalten verschiedene Bestimmungen, die bis zum 24. März in Kraft treten sollten. Einige dieser Bestimmungen wurden aus der vorherigen Fassung der Vorschriften übernommen. Andere Bestimmungen, wie beispielsweise die Verpflichtung, den staatlichen Arbeitsvermittlungsstellen Kontaktinformationen zur Verfügung zu stellen, und die Verpflichtung, in Stellenanzeigen spezifische Formulierungen zur Gleichstellung von Veteranen und Menschen mit Behinderung aufzunehmen, waren neu in den überarbeiteten Vorschriften. Unternehmen müssen diese verschiedenen Anforderungen weiterhin erfüllen, solange sie unter die überarbeiteten Vorschriften fallen.

Unterabschnitt C jedes Teils der überarbeiteten Vorschriften trägt den Titel „Affirmative Action Program“ (Programm zur Förderung benachteiligter Gruppen). Unterabschnitt C enthält verschiedene Bestimmungen zum Inhalt der Förderpläne von Unternehmen. Unterabschnitt C enthält außerdem Anforderungen hinsichtlich verschiedener Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen müssen, um ihren Verpflichtungen zur Förderung benachteiligter Gruppen nachzukommen. Die Anforderungen in Unterabschnitt C lassen sich zeitlich in drei Kategorien einteilen:

• Es gibt Maßnahmen, die am oder vor dem Startdatum der ersten Reihe von Fördermaßnahmen (Affirmative Action Plans, AAPs) eines Unternehmens für Veteranen und Menschen mit Behinderungen, die nach dem 24. März 2014 abgeschlossen wurden, umgesetzt werden müssen. Für ein Unternehmen, dessen AAPs am 1. Januar beginnen, bedeutet dies, dass diese Maßnahmen am oder vor dem 1. Januar 2015 umgesetzt werden müssen. Unternehmen, deren Fördermaßnahmenpläne im April oder Mai beginnen, sollten diese Bestimmungen bereits umgesetzt haben.
• Es gibt Maßnahmen, die im ersten Jahr, in dem die Fördermaßnahmenpläne eines Unternehmens den überarbeiteten Vorschriften unterliegen, umgesetzt werden müssen. Für ein Unternehmen, dessen Fördermaßnahmenplan am 1. Januar beginnt, müssen diese Maßnahmen spätestens am 31. Dezember 2015 umgesetzt sein. Für ein Unternehmen, dessen Fördermaßnahmenplan am 1. April beginnt, müssen diese Maßnahmen spätestens am 31. März 2015 umgesetzt sein.
• Es gibt einige Maßnahmen, die bei der zweiten Aktualisierung der AAPs eines Unternehmens nach dem 24. März 2014 umgesetzt werden. Diese Punkte beziehen sich auf die Analyse der Daten, die im ersten Jahr gesammelt werden, in dem ein Unternehmen den Bestimmungen von Subpart C der überarbeiteten Vorschriften unterliegt.

Sobald die Bestimmungen der überarbeiteten Vorschriften für ein Unternehmen gelten, müssen sie jedes Jahr befolgt werden. Somit gelten die Bestimmungen zum Inhalt der AAPs für alle AAPs, die nach dem 24. März 2014 erstellt werden, und die Bestimmungen zu anderen zu ergreifenden Maßnahmen müssen jährlich befolgt werden.

Ich möchte darauf hinweisen, dass Unternehmen häufig einen einzigen AAP erstellen, der Informationen sowohl zu Veteranen als auch zu Menschen mit Behinderungen enthält. Seit vielen Jahren spiegeln die Bestimmungen in den Vorschriften für Veteranen weitgehend die Bestimmungen in den Vorschriften für Menschen mit Behinderungen wider. Dies ist auch bei den überarbeiteten Vorschriften weiterhin der Fall, obwohl es einige wenige Fälle gibt, in denen die überarbeiteten Vorschriften für Veteranen nicht direkt mit den Vorschriften für Menschen mit Behinderungen übereinstimmen. Unternehmen müssen entscheiden, ob sie einen einzigen AAP für Veteranen und Menschen mit Behinderungen oder separate AAPs für diese Gruppen erstellen möchten. Da Unternehmen separate AAPs haben können, werde ich im Folgenden von „AAPs” statt von „dem AAP” für Veteranen und Menschen mit Behinderungen sprechen.

Elemente, die bei der ersten Aktualisierung von AAPs vorhanden sein sollten

Die überarbeiteten Vorschriften enthalten eine Reihe neuer Punkte, die zum Zeitpunkt der ersten Aktualisierung der AAPs eines Unternehmens nach dem 24. März umgesetzt sein sollten. Bitte beachten Sie, dass die Anforderungen der Vorschriften für Veteranen und Menschen mit Behinderungen, die in früheren Versionen der Vorschriften enthalten waren, im Folgenden im Allgemeinen nicht behandelt werden.

• Bewerber- und Mitarbeiterbefragungen

Wie ich in meinem Artikel für den OFCCP Digest vom März erwähnt habe, bringen die überarbeiteten Vorschriften wesentliche Änderungen hinsichtlich der Anforderungen an die Erhebungen mit sich, die von Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes durchgeführt werden müssen. Hier eine kurze Zusammenfassung der Erhebungen, die spätestens zum Zeitpunkt der ersten Aktualisierung der AAPs durchgeführt werden müssen:

• Unternehmen müssen neue Mitarbeiter zu jedem Veteranenstatus befragen, der unter die Vorschriften der OFCCP fällt. Das genaue Format der Umfrage ist in den überarbeiteten Vorschriften nicht festgelegt, aber es gibt verschiedene Bestimmungen, die in der Umfrage enthalten sein müssen. Zu diesen Bestimmungen gehört unter anderem ein Hinweis darauf, dass die Teilnahme an der Umfrage freiwillig ist, dass die Ergebnisse der Umfrage vertraulich behandelt werden und dass die Weigerung, an der Umfrage teilzunehmen, keine nachteiligen Folgen für den Mitarbeiter hat.
• Unternehmen müssen neue Mitarbeiter mithilfe eines von der OFCCP entwickelten Fragebogens auf eine Behinderung hin untersuchen. Unternehmen haben KEINEN Ermessensspielraum hinsichtlich des Inhalts dieses Fragebogens.
• Unternehmen müssen Bewerber in der Vorphase des Auswahlverfahrens hinsichtlich ihres Veteranenstatus befragen. Auch hier ist das genaue Format dieser Umfrage in den Vorschriften nicht festgelegt, aber sie muss verschiedene Bestimmungen enthalten, darunter die oben im ersten Punkt genannten Bestimmungen. Die Anforderungen an die Bewerberbefragung unterscheiden sich von denen an die Mitarbeiterbefragung darin, dass Unternehmen die Bewerber nur fragen müssen, ob sie unter die Veteranenvorschriften fallen. Unternehmen sind nicht verpflichtet, Bewerber zu jedem einzelnen geschützten Veteranenstatus zu befragen.
• Unternehmen müssen Bewerber in der Vorauswahlphase des Auswahlverfahrens mithilfe des von der OFCCP entwickelten Fragebogens zu ihrer Behinderung befragen. Wie bei der Mitarbeiterbefragung haben Unternehmen keinen Einfluss auf den Inhalt dieses Fragebogens.
• Erklärung zur Chancengleichheit am Arbeitsplatz/Affirmative Action Policy

Unternehmen sind verpflichtet, ihre Grundsatzerklärungen zur Chancengleichheit am Arbeitsplatz/positiven Diskriminierung (EEO/AA) in ihre AAPs für Veteranen und Menschen mit Behinderungen aufzunehmen.

• Eine neue Anforderung hinsichtlich der EEO/AA-Grundsatzerklärung besteht darin, dass die Grundsatzerklärung die Unterstützung des höchsten US-Vertreters des Unternehmens (z. B. des CEO des Unternehmens oder des Leiters der US-Niederlassung eines ausländischen Unternehmens) für das Förderprogramm des Unternehmens zum Ausdruck bringen muss.
• Die Grundsatzerklärung muss ein Audit- und Berichterstattungssystem vorsehen.
• Die Grundsatzerklärung muss die Gesamtverantwortung für die Umsetzung des AAP einer bestimmten Person übertragen.
• Die Grundsatzerklärung muss Zusicherungen zu bestimmten Aktivitäten enthalten, die ohne Rücksicht auf den Status als geschützter Veteran oder den Behindertenstatus durchgeführt werden.
• Die Grundsatzerklärung muss klarstellen, dass Beschäftigungsentscheidungen ausschließlich auf der Grundlage gültiger beruflicher Anforderungen getroffen werden.
• Die Grundsatzerklärung muss vorsehen, dass es keine Belästigung, Einschüchterung oder andere nachteilige Maßnahmen aufgrund von Aktivitäten geben darf, die durch die Vorschriften geschützt sind.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Erklärung zur EEO/AA-Richtlinie in Richtlinienhandbüchern, auf Intranetseiten und/oder an anderen Orten enthalten ist, an denen die Richtlinienerklärung den Mitarbeitern zugänglich ist. Wenn sie Tarifverträge haben, müssen Unternehmen auch ihre Gewerkschaften über die EEO/AA-Richtlinie informieren und um die Zusammenarbeit der Gewerkschaft bitten.

• Einstellungsbenchmark für Veteranen und Beschäftigungsziel für Menschen mit Behinderungen

Die ersten AAPs, die gemäß den überarbeiteten Vorschriften erstellt werden, müssen sowohl die Einstellungsbenchmark für Veteranen als auch das Beschäftigungsziel für Menschen mit Behinderungen enthalten, die in den überarbeiteten Vorschriften aufgeführt sind.

• Unternehmen müssen einen jährlichen Einstellungsmaßstab für Veteranen festlegen. Unternehmen können entweder ein Verfahren aus den überarbeiteten Vorschriften verwenden, um ihre eigene Benchmark zu erstellen, oder sie können eine von der OFCCP zu diesem Zweck bereitgestellte Zahl verwenden. Die aktuelle Einstellungsbenchmark der OFCCP sieht vor, dass 7,2 % der eingestellten Personen geschützte Veteranen sein sollten. Da Unternehmen bisher nicht verpflichtet waren, Daten über die Einstellung von Veteranen zu erfassen, gibt es in dem ersten AAP, der nach den neuen Vorschriften erstellt wurde, nichts, was mit dieser Einstellungsbenchmark verglichen werden könnte.
• Unternehmen müssen in der Regel die Zusammensetzung der Belegschaft in jeder Berufsgruppe an jedem Standort, für den ein AAP gilt, anhand des von der OFCCP festgelegten Einsatzziels von 7 % messen. Unternehmen mit 100 oder weniger Mitarbeitern dürfen die gesamte Belegschaft mit dem Einsatzziel von 7 % vergleichen. Bundesauftragnehmer und Subunternehmer sollten bereits seit einiger Zeit Daten über Behinderungen von Mitarbeitern sammeln und daher in der Lage sein, diesen Vergleich im ersten AAP, der nach den neuen Vorschriften erstellt wird, tatsächlich durchzuführen.
• Bewertung der Öffentlichkeitsarbeit

Die überarbeiteten Vorschriften verlangen eine Bewertung der von dem Unternehmen durchgeführten Outreach-Maßnahmen. Die erste Bewertung der Outreach-Maßnahmen wird zwar nicht die in den überarbeiteten Vorschriften enthaltenen Datenmetriken umfassen, sollte jedoch die folgenden Punkte beinhalten:

• Eine Diskussion über die Kriterien, die zur Bewertung von Outreach-Maßnahmen herangezogen werden
• Eine Diskussion der Dokumentation über die Wirksamkeit von Outreach-Maßnahmen
• Eine Schlussfolgerung hinsichtlich der Wirksamkeit von Outreach-Maßnahmen

Die Bewertung der Reichweite in nachfolgenden AAPs umfasst eine Überprüfung der unten aufgeführten Datenmetriken, die für Veteranen und Menschen mit Behinderungen gepflegt werden müssen.

Maßnahmen, die im ersten Jahr nach der Überarbeitung der AAPs ergriffen werden sollten

Obwohl dies in den Vorschriften nicht ausdrücklich erwähnt wird, gibt es offenbar verschiedene Maßnahmen, die nicht bei der ersten Aktualisierung der AAPs zur Erfüllung der neuen Vorschriften durchgeführt werden müssen. Stattdessen sollten diese Maßnahmen im ersten Jahr nach der Aktualisierung der AAPs durchgeführt werden. Für Unternehmen mit AAPs zum 1. Januar sollten diese Maßnahmen beispielsweise irgendwann im Zeitraum vom 1. Januar 2015 bis zum 31. Dezember 2015 durchgeführt werden.

• Schulung für Führungskräfte und Personalverantwortliche

Die überarbeiteten Vorschriften besagen, dass „alle Mitarbeiter, die an der Einstellung, Überprüfung, Auswahl, Beförderung, Disziplinierung und damit verbundenen Prozessen beteiligt sind, geschult werden sollten, um sicherzustellen, dass die Verpflichtungen aus dem Förderprogramm des Auftragnehmers umgesetzt werden“. Die Vorschriften enthalten keine Vorgaben dazu, wie diese Schulung aussehen soll, wie lange sie dauern soll oder wann sie stattfinden soll.

• Briefe an Lieferanten

Einer der Punkte in Bezug auf die externe Verbreitung der EEO/AA-Richtlinie eines Unternehmens ist die Verpflichtung, „allen Subunternehmern, einschließlich Subunternehmern und Lieferanten, eine schriftliche Mitteilung über die Richtlinie des Unternehmens zuzusenden und sie zu entsprechenden Maßnahmen aufzufordern“. Dies ist praktisch eine Rückkehr zu den Schreiben, die Unternehmen vor dem Jahr 2000 routinemäßig an ihre Lieferanten verschickt haben. Es scheint klar zu sein, dass diese Schreiben jährlich an die Lieferanten verschickt werden müssen. Es gibt jedoch keine konkreten Vorgaben hinsichtlich des Inhalts dieser Schreiben oder des Zeitpunkts, zu dem sie verschickt werden müssen. Es besteht keine Verpflichtung für die Lieferanten, die Schreiben tatsächlich zurückzusenden, sondern lediglich die Verpflichtung, sie zu verschicken.

• Erneute Befragung der Mitarbeiter

Irgendwann im Jahr nach der ersten Aktualisierung der AAPs gemäß den überarbeiteten Vorschriften muss eine erneute Befragung der gesamten Belegschaft eines Unternehmens durchgeführt werden, um Informationen über den Behinderungsstatus zu sammeln. Für diese Befragung MUSS das Behindertenfragebogenformular der OFCCP verwendet werden. Es gibt keine ähnliche Anforderung für eine erneute Befragung zum geschützten Veteranenstatus, aber Unternehmen sind möglicherweise gut beraten, eine allgemeinere Befragung zu demografischen Informationen durchzuführen, anstatt nur Informationen zu Behinderungen zu erfragen. Die erneute Umfrage muss spätestens bis zum Ende des ersten AAP-Jahres eines Unternehmens gemäß den überarbeiteten Vorschriften abgeschlossen sein. Unternehmen mit AAPs zum 1. Januar müssten diese erneute Umfrage also spätestens bis zum 31. Dezember 2015 abschließen, während Unternehmen mit AAPs zum 1. Juli diese erneute Umfrage spätestens bis zum 30. Juni 2015 abschließen müssten.

Elemente, die zum Zeitpunkt der zweiten Aktualisierung der AAPs vorhanden sein müssen

Zwar gibt es viele Punkte in den überarbeiteten Vorschriften, die bei der ersten Aktualisierung der AAPs gemäß den überarbeiteten Vorschriften oder im ersten Jahr nach der Überarbeitung der AAPs umgesetzt werden müssen, doch gibt es eine Reihe von Anforderungen, die erst bei der zweiten Aktualisierung der AAPs vollständig umgesetzt werden können. Diese Anforderungen betreffen die Datenmetriken, die Unternehmen im Rahmen ihrer Affirmative-Action-Pläne analysieren müssen. Unternehmen müssen die folgenden Datenmetriken ab dem zweiten AAP, der gemäß den überarbeiteten Vorschriften erstellt wird, berücksichtigen:

• Die Anzahl der Bewerber, die geschützte Veteranen oder Menschen mit Behinderungen sind
• Die Gesamtzahl der offenen Stellen und die Gesamtzahl der besetzten Stellen
• Die Gesamtzahl der Bewerber für alle Stellen
• Gesamtzahl der eingestellten geschützten Veteranen und Menschen mit Behinderungen
• Die Gesamtzahl der eingestellten Bewerber

Bei der zweiten Aktualisierung des AAP gemäß den neuen Vorschriften sollten Unternehmen über Daten aus einem Jahr verfügen, die auf den im Vorjahr durchgeführten Bewerber- und Mitarbeiterbefragungen basieren. Dies entspricht dem AAP eines Unternehmens für Minderheiten und Frauen, bei dem bei jeder Aktualisierung des AAP die Personaldaten eines Jahres analysiert werden. Die Datenmetriken in den AAPs für Veteranen und Menschen mit Behinderungen werden in den Folgejahren jedoch komplexer, da die OFCCP erwartet, dass Bundesauftragnehmer und Subunternehmer letztendlich Daten aus drei Jahren in ihre Datenmetriken einbeziehen. Das bedeutet, dass ein Unternehmen erst bei der vierten AAP-Aktualisierung gemäß den neuen Vorschriften über einen Datensatz verfügt, den die OFCCP als vollständig ansieht.

Die oben genannten Datenkennzahlen sind in den überarbeiteten Vorschriften nicht vollständig definiert. Die OFCCP hat jedoch auf ihrer Website Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQs) veröffentlicht, die sich mit der Art dieser Datenkennzahlen befassen. Diese FAQs finden Sie unter http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/503_faq.htm und http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/VEVRAA_faq.htm. Bitte beachten Sie, dass es weiterhin Kontroversen darüber gibt, wie die OFCCP die Formulierungen in ihren Vorschriften zu Begriffen wie „Gesamtzahl der besetzten Stellen” und „Gesamtzahl der eingestellten Bewerber” interpretiert hat. Ich werde in Zukunft noch mehr über Datenmetriken schreiben, aber Cara Crotty hat bereits einen interessanten Artikel zu diesem Thema in der Januarausgabe 2014 des OFCCP Digest veröffentlicht.

Zusammenfassend

Obwohl Bundesauftragnehmer und Subunternehmer bereits viel Arbeit in die Umsetzung der überarbeiteten Vorschriften für geschützte Veteranen und Menschen mit Behinderungen gesteckt haben, liegt noch viel Arbeit vor ihnen. Unternehmen mit AAPs, die später im Jahr 2014 oder Anfang 2015 aktualisiert werden, sollten jetzt mit der Planung beginnen, wie sie die oben genannten Punkte aus Unterabschnitt C umsetzen wollen. Unternehmen mit bereits aktualisierten AAPs sollten sicherstellen, dass die oben genannten Punkte in ihren AAPs enthalten sind. Unternehmen mit AAPs, die im Sommer aktualisiert werden, sollten schnell überlegen, wie sie die Punkte umsetzen, die zum Startdatum ihrer neuen AAPs vorhanden sein müssen, und wie sie dann mit der Arbeit an den verbleibenden Punkten im Zusammenhang mit den überarbeiteten Vorschriften beginnen werden.

Weitere Informationen zu den überarbeiteten Vorschriften der OFCCP bezüglich geschützter Veteranen und Menschen mit Behinderungen erhalten Sie von Bill Osterndorf unter [email protected].

Bitte beachten Sie: Der Inhalt dieses Artikels stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt keine professionelle Beratung hinsichtlich der besonderen Umstände Ihres Unternehmens. Alle Originalmaterialien unterliegen dem Copyright © HR Analytical Services Inc. 2014.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.