Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux continuent de se préparer à la mise en œuvre des réglementations révisées concernant les vétérans protégés et les personnes handicapées qui ont été publiées par l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) du ministère américain du travail. Certaines dispositions de ces réglementations révisées doivent être mises en œuvre avant le 24 mars 2014. J'ai abordé ces dispositions dans mon article de janvier 2014 pour The OFCCP Digest.
Le vendredi 14 février, l'OFCCP a fourni de nouvelles informations concernant certaines des exigences du 24 mars par le biais d'une série de réponses aux questions fréquemment posées (FAQ). Ces nouvelles FAQ ont d'importantes ramifications concernant certaines actions que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent entreprendre.
FAQs vs. règlements
Avant de poursuivre, il convient de noter que les FAQ n'ont PAS force de loi comme les règlements fédéraux. Il existe une procédure définie qu'une agence gouvernementale doit suivre pour mettre en place un règlement. Le règlement a alors force de loi et doit être mis en œuvre par les parties concernées jusqu'à ce qu'il soit retiré ou qu'un tribunal estime qu'il constitue un exercice inapproprié de l'autorité de l'agence. Afin d'aider les individus et les entreprises à comprendre les lois et les règlements, des agences telles que l'OFCCP publient régulièrement diverses formes d'orientations. Ces orientations peuvent prendre la forme de directives, de déclarations de politique générale ou de réponses à des questions fréquemment posées. Les organismes de réglementation tels que l'OFCCP ont le droit de publier ces formes d'orientation et, plus important encore, de les retirer unilatéralement. En fait, l'OFCCP a parfois fait valoir, au cours de procédures administratives, qu'elle n'était pas tenue de suivre ses propres directives ou FAQ. Par conséquent, les informations contenues dans les FAQ récemment publiées par l'OFCCP sont utiles et intéressantes, mais rien ne garantit que l'OFCCP suivra systématiquement les orientations contenues dans ces FAQ. L'OFCCP a le droit de modifier à sa guise la position qu'elle exprime dans ces FAQ. Il s'agit d'une démarche très différente des exigences contenues dans les règlements révisés eux-mêmes, que l'OFCCP DOIT suivre jusqu'à ce que les règlements soient officiellement retirés.
Langue des clauses d'égalité des chances dans les contrats et les bons de commande
Les règlements révisés exigent que les entrepreneurs fédéraux incluent certaines clauses concernant les anciens combattants et les personnes handicapées dans tous les contrats et bons de commande. Ces clauses doivent être insérées dans tous les nouveaux contrats préparés à partir du 24 mars et doivent être incluses dans tous les contrats révisés ou modifiés à partir du 24 mars. La formulation explicite de ces clauses contractuelles se trouve dans les règlements fédéraux eux-mêmes.
Bien que la réglementation ne donne aucune indication quant à la possibilité de combiner les clauses contractuelles de quelque manière que ce soit, l'OFCCP a publié plusieurs FAQ qui suggèrent que c'est le cas. Il existe des FAQ distinctes pour les réglementations révisées relatives aux anciens combattants et pour les réglementations révisées relatives au handicap. La FAQ 1 concernant les clauses d'égalité des chances se lit comme suit :
- Pour les contractants qui choisissent d'incorporer par référence les clauses requises en matière d'égalité des chances, la clause d'"incorporation par référence" requise par le 41 CFR § 60-300.5(a) peut-elle être combinée avec la clause d'"incorporation par référence" requise par le 41 CFR § 60-741.5(a) ?
Oui, les contractants peuvent combiner ces deux clauses d'"incorporation par référence" à condition que la clause combinée soit mise en gras et que le contenu prescrit des deux clauses soit préservé. L'exemple suivant illustre la manière dont cela peut se faire :
Ce contractant et ce sous-traitant doivent se conformer aux exigences du 41 CFR §§ 60-300.5(a) et 60-741.5(a). Ces règlements interdisent la discrimination à l'encontre de personnes qualifiées sur la base du statut d'ancien combattant protégé ou d'un handicap, et exigent une action positive de la part des contractants principaux et des sous-traitants concernés pour employer et faire progresser dans l'emploi les anciens combattants protégés qualifiés et les personnes handicapées.
La FAQ 2 sur les clauses d'égalité des chances fournit ensuite un mécanisme permettant de combiner la clause d'égalité des chances de l'Executive Order 11246 pour les minorités et les femmes avec les clauses d'égalité des chances pour les vétérans et les personnes handicapées. Cette FAQ se lit comme suit :
- Les contractants fédéraux sont-ils autorisés à combiner toutes les clauses d'égalité des chances (EO) requises par les articles 41 CFR § 60-300.5(a), 41 CFR § 60-741.5(a) et 41 CFR § 60-1.4(a) (ou, pour les entrepreneurs en construction, 41 CFR § 60-4.3(a)) en une seule clause consolidée d'"incorporation par référence" ?
Oui, les contractants peuvent combiner toutes les clauses EO requises en une seule clause "d'incorporation par référence", à condition que l'ensemble de la clause combinée soit mise en gras et que le contenu prescrit des clauses "d'incorporation par référence" relatives aux anciens combattants et aux personnes handicapées soit préservé. L'exemple suivant illustre la manière dont cela pourrait être fait pour un fournisseur de fournitures et de services :
Ce contractant et ce sous-traitant doivent se conformer aux exigences du 41 CFR §§ 60-1.4(a), 60-300.5(a) et 60-741.5(a). Ces règlements interdisent toute discrimination à l'égard des personnes qualifiées en raison de leur statut d'ancien combattant protégé ou de personne handicapée, ainsi que toute discrimination à l'égard de toute personne en raison de sa race, de sa couleur, de sa religion, de son sexe ou de son origine nationale. En outre, ces règlements exigent que les maîtres d'œuvre et les sous-traitants concernés prennent des mesures positives pour employer et faire progresser dans l'emploi des personnes sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'origine nationale, de statut d'ancien combattant protégé ou de handicap.
Ces FAQ ont tendance à être utiles aux entreprises, car elles limitent le nombre de clauses d'égalité des chances qui doivent être incluses dans les contrats et les bons de commande. Les FAQ semblent quelque peu en contradiction avec les règlements eux-mêmes, puisque ces derniers indiquent que les clauses d'égalité des chances doivent être incluses sous la forme exacte qui figure dans les règlements. Toutefois, l'OFCCP est susceptible d'accepter un ensemble combiné de clauses d'égalité des chances lors des contrôles de conformité sur la base du contenu de ces FAQ. Il convient de noter que, quelle que soit la version de la ou des clauses d'égalité des chances que les contractants et sous-traitants fédéraux choisissent d'utiliser, la clause DOIT figurer en caractères gras.
Disponibilité des avis du TEE pour les employés et les candidats
L'une des mesures que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux sont tenus de prendre d'ici le 24 mars concerne les avis qui doivent être mis à la disposition des candidats et des employés. Les règlements révisés concernant les anciens combattants et les personnes handicapées stipulent tous deux que l'OFCCP mettra à disposition des "avis sous une forme prescrite par le directeur" de l'OFCCP. Bien que l'OFCCP n'ait pas mis d'avis officiel à la disposition des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux, les récentes FAQ fournissent des informations sur ce que les entreprises sont censées faire à cet égard.
Les nouvelles FAQ sur la mise en œuvre des règlements révisés précisent que
- La réglementation révisée exige que l'affiche "EEO is the Law" soit disponible sous une "forme accessible et compréhensible" pour les personnes handicapées et les vétérans invalides, par exemple en braille ou en gros caractères. Les contractants doivent-ils conserver des versions en braille et/ou en gros caractères de l'affiche dans tous leurs locaux ?
Fournir l'affiche "EEO is the Law" dans un autre format, par exemple en gros caractères ou en braille, est une forme d'aménagement raisonnable. Par conséquent, les contractants ne doivent mettre l'affiche à disposition sous une autre forme que si un candidat ou un employé en fait la demande ou si le contractant sait qu'un candidat ou un employé n'est pas en mesure de lire l'affiche en raison d'un handicap. Les contractants peuvent également fournir l'affiche à un candidat ou à un employé handicapé sous d'autres formes, comme un disque ou un enregistrement audio, à condition que la forme fournie permette à la personne handicapée d'accéder au contenu de l'affiche.
- Les règlements révisés exigent que les contractants "conservent de manière visible" l'affiche "EEO is the Law" avec ou dans le cadre d'une candidature électronique. Cela signifie-t-il qu'une copie physique ou électronique de l'affiche doit être stockée avec chaque candidature ?
L'objectif de cette exigence est de garantir que les candidats qui postulent à un emploi par voie électronique soient informés des protections en matière d'égalité des chances dans le cadre de la procédure de candidature. Bien que l'inclusion d'une copie de l'affiche avec chaque candidature électronique satisfasse à cette exigence, la réglementation n'oblige pas les contractants à le faire. Au contraire, un contractant peut choisir de satisfaire à cette exigence par tout moyen garantissant que chaque candidat électronique a la possibilité de consulter l'affiche au cours de la procédure de candidature, par exemple en affichant un lien bien visible vers l'affiche, accompagné d'une brève explication de ce à quoi le lien renvoie, dans le cadre de leur candidature électronique.
Les règlements révisés stipulent eux-mêmes que "les candidats ou les employés... reçoivent l'avis sous une forme accessible et compréhensible" pour les personnes handicapées et les anciens combattants handicapés. Le règlement révisé stipule également que "le contractant doit utiliser un affichage électronique pour informer les candidats à l'emploi de leurs droits si le contractant utilise un processus de candidature électronique. Cet avis électronique doit être stocké de manière visible avec la candidature électronique ou en faire partie". [Toutefois, le règlement ne contient AUCUNE disposition relative à l'affiche "EEO is the Law" (l'égalité des chances est la loi). Sur la base de la formulation des FAQ, il semble que l'OFCCP estime que l'affiche "EEO is the Law" constitue l'avis requis par la réglementation.
L'avis aux employés (dont nous comprenons maintenant qu'il s'agit de l'affiche "EEO is the Law") doit être mis à la disposition de tous les employés. Une version physique de l'avis peut être affichée à divers endroits. Une version électronique de l'avis peut être publiée sur le site intranet de l'entreprise et envoyée par courrier électronique aux employés. L'entreprise doit veiller à ce que tous les travailleurs aient accès à la notification. Dans la FAQ susmentionnée sur l'utilisation de différentes versions de l'avis, l'OFCCP indique que les entreprises doivent mettre l'affiche "EEO is the Law" à disposition dans un autre format UNIQUEMENT lorsqu'un employé demande l'affiche dans un autre format ou lorsque l'entreprise sait qu'un employé n'est pas en mesure de lire l'affiche en raison d'un handicap.
Un avis (c'est-à-dire l'affiche "EEO is the Law") doit également être mis à la disposition de tous les candidats. Là encore, une version physique de cet avis peut être affichée dans les différents lieux où les personnes se présentent en personne pour remplir les dossiers de candidature. Toutefois, étant donné que la plupart des entreprises utilisent un processus de candidature électronique pour accepter les informations relatives aux candidats, il est plus important de s'assurer qu'il existe un moyen de mettre l'affiche "EEO is the Law" à la disposition de tous les candidats. L'OFCCP indique dans la FAQ susmentionnée qu'"un entrepreneur peut choisir de satisfaire à cette exigence de toute manière garantissant que chaque candidat électronique a la possibilité de voir l'affiche au cours du processus de candidature, par exemple en affichant un lien bien visible vers l'affiche, accompagné d'une brève explication de ce à quoi le lien renvoie, dans le cadre de leur candidature électronique". Les entreprises sont certainement autorisées à inclure l'intégralité de l'affiche "EEO is the Law" dans les offres d'emploi, mais elles doivent en tout état de cause être en mesure de satisfaire à l'exigence de l'OFCCP selon laquelle l'avis doit être "stocké de manière visible avec... la candidature électronique". L'inclusion d'un lien vers l'affiche "EEO is the Law" dans le formulaire de candidature semble satisfaire à cette exigence. Comme pour l'avis aux employés, les entreprises ne sont pas tenues de mettre l'affiche "EEO is the Law" à disposition dans d'autres formats, sauf si un candidat demande un autre format ou si l'entreprise sait qu'un candidat n'est pas en mesure de lire l'affiche en raison d'un handicap.
Points supplémentaires à mettre en œuvre d'ici le 24 mars
Bien que l'OFCCP ait spécifiquement abordé les clauses contractuelles et l'avis aux employés et aux candidats dans ses récentes FAQ, il existe d'autres éléments que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent mettre en œuvre d'ici le 24 mars. Voici un bref récapitulatif de ces éléments.
- Les entreprises doivent indiquer dans toutes les offres d'emploi que les anciens combattants protégés et les personnes handicapées seront pris en considération pour l'emploi. L'OFCCP a publié une FAQ sur cette exigence, qui fournit des indications sur ce qui doit figurer dans les offres d'emploi. Les mots "handicap" et "vétéran" doivent au moins apparaître.
- Les entreprises doivent satisfaire à de nouvelles exigences en matière d'inscription des emplois auprès des bureaux des systèmes de prestation de services de l'emploi (ESDS) des États. Il existe toute une série de nouvelles exigences concernant l'inscription auprès des différents bureaux ESDS. Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent informer les bureaux ESDS concernés de leurs implantations dans l'État en question et d'une personne de contact pour ces implantations. Les entreprises doivent informer l'ESDS de leur statut d'entrepreneur ou de sous-traitant fédéral et demander à ce que les vétérans protégés soient référencés en priorité. Les entreprises doivent également fournir les coordonnées de tout "organisme externe de recherche d'emploi" utilisé pour "aider à l'embauche".
- Les entreprises doivent veiller à ce que leurs systèmes de candidature en ligne soient accessibles aux personnes handicapées.
- Les entreprises doivent informer les syndicats. Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent informer leurs syndicats que l'entreprise est liée par les lois fédérales d'action positive protégeant certaines catégories de vétérans et qu'elle prendra des mesures positives pour éviter toute discrimination à l'encontre des vétérans protégés.
FAQ supplémentaires
D'autres FAQ récentes couvrent des points qui ne sont pas abordés dans cet article. Ces FAQ concernent des sujets associés à des exigences qui doivent être mises en œuvre par les contractants et sous-traitants fédéraux lors de la prochaine mise à jour de leurs plans d'action positive. Par exemple, il existe des FAQ récentes sur le "fichier d'analyse des données" qui est nécessaire pour stocker les données sur le statut du handicap et sur la taille minimale du groupe d'emploi associée à l'objectif d'utilisation de 7 % de personnes handicapées. Si vous souhaitez lire les FAQ concernant les règlements relatifs aux vétérans protégés, vous pouvez les consulter à l'adresse suivante : http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/VEVRAA_faq.htm, tandis que les FAQ concernant les règlements relatifs aux personnes handicapées sont disponibles à l'adresse suivante : http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/503_faq.htm.
Pour plus d'informations sur les réglementations révisées de l'OFCCP concernant les vétérans protégés et les personnes handicapées, veuillez contacter Bill Osterndorf à l'adresse [email protected].
Remarque : aucun élément de cet article ne constitue un avis juridique ni ne remplace un avis professionnel sur la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par copyright © HR Analytical Services Inc. 2014
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
