Défi

Créer un flux de travail que les entreprises peuvent utiliser pour gérer les demandes de fonds ou les ajustements budgétaires pour les campagnes publicitaires et les programmes de relations publiques.

Solution

  • Les formulaires en ligne en libre-service contiennent une logique commerciale intégrée et des invites qui guident les demandeurs tout au long du processus de demande.
  • Dans le TAP, ces formulaires sont faciles à concevoir et à personnaliser en fonction des besoins de l'organisation ou de la situation.
  • La soumission d'une demande déclenche le flux de travail, qui achemine les demandes vers les gardiens appropriés pour examen, tels que les responsables du marketing et/ou le personnel financier.
  • Les approbations peuvent être automatisées en fonction du type ou de la taille de la demande : Celles qui sont inférieures à un certain montant ou qui répondent à d'autres critères prédéfinis peuvent être automatiquement approuvées, tandis que les autres sont acheminées pour examen.
  • D'autres paramètres (type de campagne, lieu, durée, etc.) peuvent être définis pour déclencher une approbation ou une révision automatique.
  • Le nombre d'examinateurs dépend du type et de la taille de la demande.
  • Les notifications alertent le demandeur (et les autres parties désignées) sur l'état de la demande à chaque étape définie.

Avantages

  • Il permet d'accélérer le processus de demande et d'examen, de rationaliser les opérations et de réduire les coûts.
  • Génère un enregistrement d'audit sécurisé du flux de travail à des fins de transparence et de gouvernance.
  • L'intégration de la signature électronique permet de normaliser les approbations sécurisées.
  • Les retards et les erreurs sont éliminés grâce à l'automatisation des notifications, de la collecte et de l'acheminement des documents et d'autres étapes.
  • Optimisation du temps et de l'attention des examinateurs et des gardiens : le flux de travail ne les engage que lorsqu'ils sont absolument nécessaires.
  • Une communication, une collaboration et un travail d'équipe plus cohérents et plus fiables entre l'entreprise et les parties prenantes externes, telles que les franchisés.