Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sind ein EMEA-Compliance-Manager und haben viel Zeit und Mühe in die Erstellung der Verhaltenskodex-Richtlinie Ihres Unternehmens investiert. Sie machen sie allen Mitarbeitern zugänglich, vielleicht indem Sie sie auf Ihrer Intranetseite veröffentlichen. Sie verschicken eine E-Mail, um allen mitzuteilen, dass die Richtlinie jetzt verfügbar ist. Und dann ...nichts!
Sie erhalten keine Rückmeldung darüber, wie die Politik aufgenommen wurde. Niemand stellt Ihnen Fragen zu den Richtlinien. Sie wissen nicht, ob die Leute die Richtlinie verstanden haben, und Sie wissen nicht, ob die Mitarbeiter die Richtlinie überhaupt befolgen.
Wie kommunizieren Sie den Verhaltenskodex Ihrer Organisation am wirkungsvollsten und effektivsten? Um diese Frage zu beantworten, müssen Sie überlegen, wie die beste Praxis aussieht.
Die richtigen Schritte, die Sie beachten sollten
Erstens kann ich nicht genug betonen, wie wichtig es ist, dass sich die oberste Führungsebene stark engagiert. Wie man sich am Arbeitsplatz verhält, ist eine Botschaft, die von ganz oben kommen und regelmäßig bekräftigt werden muss. Überlegen Sie, wie Sie diese Botschaft am besten in der gesamten Organisation vermitteln können, vielleicht zunächst mit einer E-Mail des Vorstandsvorsitzenden.
Zweitens: Überlegen Sie, wie Sie den Verhaltenskodex für Ihre Mitarbeiter ansprechend und sinnvollgestalten können. Denken Sie darüber nach, die Richtlinie von einem schwarz-weißen Rechtsdokument in eine leicht verständliche Broschüre umzuwandeln. Diese Broschüre kann die wichtigsten Punkte der Richtlinie aufgreifen und sie in einer farbenfrohen, interaktiven und visuellen Form darstellen, so dass die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter viel eher erhalten bleibt und sie verstehen, was von ihnen verlangt wird.
Bleiben Sie nicht dabei stehen! Es ist eine gute Idee, diese Broschüre mit anderen Arten von Kommunikation zu unterstützen. Ein gutes Beispiel sind kurze, prägnante und auf den Punkt gebrachte Videos. Eine Organisation, mit der wir zusammengearbeitet haben, hat emotionale Videos erstellt, die die Aufmerksamkeit der Menschen wecken und auf die individuelle Verantwortlichkeit hinweisen. Eine weitere Idee ist die Verteilung von Infografiken im Unternehmen, eine hervorragende Möglichkeit, um in Gemeinschaftsbereichen für die Richtlinie zu werben und sicherzustellen, dass die Einhaltung der Vorschriften im Auge behalten wird.
Einbindung der Mitarbeiter in den Prozess
Es ist auch wichtig, dass die Mitarbeiter an der Diskussion darüber beteiligt werden, wie gutes Verhalten aussieht: Sie könnten die Mitarbeiter bitten, an Fokusgruppen teilzunehmen, um die wichtigsten Verhaltensweisen zu definieren. Denken Sie darüber nach, Botschafter für den Verhaltenskodex im gesamten Unternehmen einzusetzen, die weiterhin über ethisches Verhalten aufklären können. Dies ist eine Taktik, die nicht nur für die EMEA-Compliance nützlich ist, sondern für alle Unternehmen, die eine "Kultur der Compliance" aufbauen wollen.
Schließlich sollten Sie die Umsetzung obligatorische Ausbildung rund um Verhalten und Benehmen. Diese Schulung kann als letzter Schritt genutzt werden, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die Rolle von Ethik und Compliance im Tagesgeschäft Ihres Unternehmens vollständig verstanden haben. Es kann sogar sinnvoll sein, diese Schulung in das eigentliche Verfahren zur Bescheinigung der Richtlinien einzubinden, wenn Sie Ihre Mitarbeiter über Verhalten und Benehmen unterrichtet haben und nun deren Verständnis bestätigen müssen.
Bei all diesen Ideen müssen Sie sicherstellen, dass Sie ein Feedback von Ihren Mitarbeitern erhalten, damit Sie wissen, dass sie die Richtlinie verstanden haben, wie sie sich auswirkt, wie sie sich in Ihrem Unternehmen verhalten müssen und ob sie ein Feedback, Fragen oder Bedenken haben.
Bewährte Verfahren für den Aufbau der EMEA-Konformität - oder in jeder anderen Region
Implementierung von robuster Technologie zur Richtlinienverwaltung ermöglicht es Organisationen, die richtigen Richtlinien und Verfahren an die richtigen Personen weiterzugeben und sicherzustellen, dass diese durch ihre Unterschrift zur Verantwortung gezogen werden und einen detaillierten Prüfpfad erstellen.
Neben der Technologie zur Verwaltung von Richtlinien ist die Implementierung einer einfachen, aber hocheffektiven Workflow-Lösung ermöglicht es einer Organisation, Feedback und Anfragen von Mitarbeitern auf standardisierte Weise zu sammeln. Dies bedeutet, dass alle potenziellen Probleme oder Bedenken gekennzeichnet, überprüft und effizienter und gemeinschaftlicher gelöst werden können.
Die zunehmende Regulierung in den EMEA-Ländern zwingt zweifellos zu einer besseren Einhaltung der Vorschriften, und eine gute Kommunikation ist der Schlüssel zu deren Einhaltung. Die gleichen bewährten Praktiken gelten auch für Unternehmen in den USA und anderswo, da eine stärkere Regulierung über die globalen Grenzen hinweg zur Norm wird.
