Heutzutage lebt ein Unternehmen von Inhalten, und wenn es sich um Finanzdienstleistungen oder einen anderen stark regulierten Sektor handelt? Das Sammeln, Kuratieren und ordnungsgemäße Entsorgen dieser Inhalte ist von entscheidender Bedeutung. Aber jeden Tag erzeugt ein Unternehmen mehr davon. Sehr viel mehr. Hier kommt Enterprise Content Management ins Spiel.
Die durchschnittliche Menge an verwalteten Unternehmensdaten ist von 1,45 Petabyte im Jahr 2015 auf 9,70 PB im Jahr 2018 gestiegen, wobei jedes Petabyte 1.000 Terabyte an Daten umfasst. Unternehmen müssen heute mehr denn je in der Lage sein, die unüberschaubaren Datenmengen, die ihnen zur Verfügung stehen, einfach und schnell zu verwalten, darauf zuzugreifen und darüber zu berichten, insbesondere in den gerade erwähnten stark regulierten Sektoren.
Das Problem? Wichtige Daten werden oft in einer Vielzahl von Silos gespeichert: Geschäftsanwendungen, Tabellenkalkulationen, Textdokumente, SMS-Nachrichten, gescannte Dokumente, Berichte, E-Mails, Faxe, Fotos, Kontoauszüge, Textdateien und mehr. Diese Fragmentierung bereitet den Mitarbeitern Kopfzerbrechen und führt zu Ineffizienz: Nach Angaben von IDCverbringt ein Wissensarbeiter etwa 2,5 Stunden pro Tag, oder ungefähr 30 % des Arbeitstagesauf der Suche nach Informationen.
Aber die richtige Enterprise Content Management (ECM) Lösung kann eine einzige Quelle der Wahrheit für alle in einem Unternehmen verwendeten Inhalte bieten.
Enterprise Content Management kann die Suche nach Inhalten vereinfachen und den Zugriff kontrollieren
Eine Enterprise-Content-Management-Lösung vereinfacht die Suche nach Inhalten für Mitarbeiter und bietet gleichzeitig flexible und angemessene Zugriffsmöglichkeiten. Indem Sie eine einzige sichere Quelle für wichtige und sensible Inhalte schaffen, machen Sie es den Mitarbeitern überall im Unternehmen leicht, das aktuellste und genehmigte Dokument, den Datenbestand oder andere verfügbare Ressourcen zu finden.
Auf der anderen Seite können Sie mit einem ECM den Zugriff auf diese Dokumente einschränken. Wie jeder gute CIO oder CISO weiß, geht die Hauptrisikoquelle für ein Unternehmen von den eigenen Mitarbeitern aus. Sie können sich eines ziemlich breiten Spektrums von Fehlverhalten, Nachlässigkeit oder versehentlichen Fehlern schuldig machen. Ein Tool zur Erfassung, Sicherung und Überwachung des Zugriffs auf wichtige Inhalte ist für jedes Unternehmen unverzichtbar, in dem die geringste Verletzung oder der geringste Missbrauch schwerwiegende Auswirkungen auf den Wettbewerb oder auf gesetzliche Bestimmungen haben kann.
Was sollte ein ECM leisten?
Wenn Sie eine Enterprise Content Management-Softwarelösung in Betracht ziehen, müssen Sie wissen, dass das Produkt, das Sie in Betracht ziehen, dies auch kann:
- Stellen Sie einen umfangreichen, sicheren Datenspeicher zur Verfügung, auf den die Benutzer sofort zugreifen können, wann immer sie ihn benötigen.
- Lösen Sie das Informationsdilemma, mit dem Unternehmen bei der Verwaltung großer Mengen sensibler Daten konfrontiert sind, dank der Records Management-Funktionen zur Speicherung, Aufbewahrung und automatischen Löschung dieser Daten in Übereinstimmung mit gesetzlichen und behördlichen Richtlinien.
- Bewältigung riesiger Datenmengen zu jeder Stunde und an jedem Tag, wobei die Daten automatisch gespeichert werden und rund um die Uhr abrufbar sind.
- Ermöglichen Sie den Anwendern die einfache Implementierung von Compliance-Funktionen wie Prüfpfaden, Zugriffsbeschränkungen und Aufbewahrungsrichtlinien.
- Verbessern Sie die Effizienz und Produktivität , indem Sie Geschäftsprozesse rationalisieren, die Ausführungszeit verkürzen und menschliche Fehler ausschließen.
- Analysieren Sie riesige Datenmengen aus unzähligen Dokumenten, indem Sie mehrere Bereiche und Parameter anwenden, um genaue Ergebnisse zu finden.
Unternehmen, die im digitalen Zeitalter geboren wurden, haben beim Aufbau der Architektur für eine Enterprise-Content-Management-Lösung möglicherweise einen Vorsprung in ihrer Branche. Wenn Sie jedoch ein Unternehmen sind, das seit Jahrzehnten Technologie einsetzt, werden Sie eine kosteneffiziente Lösung benötigen, die ältere Systeme mit Unterstützung für verschiedene Suchanforderungen überlagern kann.
Analysieren Sie unbedingt die Such- und Recherchefunktionen der ECMs, die Sie in Betracht ziehen. Denken Sie daran, dass Daten keinen intrinsischen Wert haben, sondern nur den Wert, den sie bieten, wenn sie richtig analysiert werden, um Erkenntnisse und Informationen zu gewinnen.
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