Die Automatisierung des Rechtswesens kann für die Rechtsabteilungen von großem Nutzen oder katastrophal sein. Ein Faktor, der den Unterschied ausmacht? Ob ein Automatisierungsprodukt den Nutzern die Möglichkeit gibt, ihre eigenen Lösungen zu entwickeln oder nicht.
Ob Prozessautomatisierung, prädiktive Analytik oder elektronische Rechnungsstellung - jede juristische Automatisierungslösung ist nur dann erfolgreich, wenn die Bedürfnisse der Benutzer und die Benutzererfahrung an erster Stelle stehen. In seinem Buch Dreaming in Code: Two Dozen Programmers, Three Years, 4,732 Bugs, and One Quest for Transcendent Softwareprägte Scott Rosenberg ein denkwürdiges Zitat über die Rolle der Softwareentwicklung bei der Förderung des Umbruchs: "Die Revolution muss maßgeschneidert sein."
Das war in der Vor-SaaS-Ära, und er schrieb über die Arbeit von Programmierern und Softwarearchitekten, nicht von Endbenutzern. Aber der Punkt gilt auch heute noch, ebenso wie eine andere Beobachtung, die er machte:
"Software ist einfach zu erstellen, es sei denn, man möchte, dass sie etwas Neues tut. Und dann gibt es natürlich eine logische Konsequenz: Die einzige Software, die es wert ist, gemacht zu werden, ist Software, die etwas Neues tut."
Im heutigen Umfeld von Legal Operations und Legal IT würden wir eine kleine, aber wichtige Änderung vornehmen:
Die einzige Software, die es wert ist, hergestellt zu werden, ist Software, die den Benutzer etwas Neues zu tun.
Juristische Automatisierung von Arbeitsabläufen: Personalisierung ist der Schlüssel
Die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe erweist sich bereits jetzt aus vielen Gründen als ein Eckpfeiler des Ökosystems für juristische Technologien. Einer davon ist die Fähigkeit einer bestimmten Lösung, die Prozesse an die Bedürfnisse der Rechtsabteilung anpassen zu können.
Ein Anwender einer Workflow-Lösung kann mit einem kleinen Pilotanwendungsfall beginnen. Die Fähigkeit, einen angepassten Workflow zu erstellen, sei es von Grund auf oder durch Änderung einer bestehenden Vorlage, ist der Schlüssel zum Erfolg dieses Pilotprojekts als Proof-of-Concept.
Sobald sich das Verfahren bewährt hat, wird der Benutzer nach weiteren Anwendungsmöglichkeiten für die Automatisierung des Rechtswesens suchen. Der Pilotprozess kann für andere Arbeitsabläufe angepasst werden, während völlig neue Arbeitsabläufe entwickelt werden.
Unsere Mitarbeiterin Emily Bogin, eine Account Managerin mit langjähriger Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Anwendern unseres Produkts TAP Workflow Automation, hat dies in der Praxis erlebt:
"Workflows wachsen oft mit den Rechtsabteilungen mit. Eine Rechtsabteilung beginnt vielleicht mit einem NDA-Workflow und beschließt nach einer dreimonatigen Testphase, ihn auf andere Vertragsarten auszuweiten. Oder vielleicht wird das NDA auch in anderen Sprachen angeboten. Oder sie ändern den Genehmigungsprozess oder den Wortlaut der Benachrichtigungen.
Wie Ben Bogin, Senior Product Manager bei TAP, es ausdrückt,
"Es ist einfach, mit den niedrig hängenden Früchten anzufangen, und wenn mehr und mehr Leute ein bewährtes Produkt verwenden, kann man einfach weitere Anwendungsfälle hinzufügen. Wir haben sogar schon erlebt, dass juristische Teams Workflows an andere Teams verschenkt haben. Das ist eine großartige Möglichkeit, anderen die Vorteile der Automatisierung von Rechtsangelegenheiten zu zeigen, und es ist ein Geschenk, das nicht aufhört zu geben.
Ein weiterer Vorteil dieser Erweiterung? Wenn die Automatisierungslösung für Rechtsangelegenheiten wirklich einfach zu erlernen und zu verwenden ist, werden mehr Benutzer untereinander oder mit dem Supportteam des Anbieters zusammenarbeiten und gemeinsame Innovationen entwickeln. Das Ergebnis, so unsere Erfahrung? Neue Anwendungsfälle, bei denen der Erfindungsreichtum dieser Benutzer das Produkt weit über das hinausführt, was sich die ursprünglichen Produktmanager und Programmierer vorstellen konnten.
Das ist ein Grund, warum ein Lösungsanbieter ein Community Co-Innovation Center einrichten sollte, in dem Legal Ops-Benutzer ihre eigenen Workflow-Anwendungsfälle mit anderen teilen oder die Arbeit anderer durchsuchen können. Dies hilft den einzelnen Nutzern und fördert das Wachstum und die Fähigkeiten der gesamten Legal Operations-Community.
Ein Sampler für Anwendungsfälle
Hier sind nur einige der Anwendungsfälle, in denen die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe zu einer schnelleren und präziseren Ausführung und zu einer raschen Effizienzsteigerung geführt hat.
Portal für juristische Dienstleistungsanfragen
Ein Workflow, der als "Front-End" für Benutzer konzipiert ist, die Interaktionen für die Rechtsabteilung durchführen möchten, und der Online-Selbstbedienungsformulare, FAQs, Beispiele und mehr integrieren kann.
Self-Service NDA-Antrag
Ein eigenständiger Workflow, mit dem ein Mitarbeiter oder ein anderer Endbenutzer ein Ad-hoc-NDA anfordern kann. Das NDA kann über eine automatische Weiterleitung an mehrere Genehmigende und Überprüfende genehmigt oder abgelehnt werden.
Geschenke & Unterhaltung Einreichung
Interessenkonflikt
In diesem Workflow kann ein Benutzer jede Situation oder Information offenlegen, die möglicherweise als Interessenkonflikt eingestuft werden könnte. Unterschiedliche Genehmigungsroutinen für verschiedene Arten potenzieller Konflikte stellen sicher, dass die Entscheidung, ob ein Konflikt vorliegt, angemessen abgedeckt ist.
Abfrage der Politik
Ein einfacher Arbeitsablauf, der es einem Benutzer ermöglicht, Fragen zu einer bestimmten Richtlinie zu stellen und festzustellen, ob sie für einen Mitarbeiter gilt oder nicht.
Beschaffungsprozess
Entweder für einen allgemeinen Beschaffungsprozess entwickelt oder auf die besonderen Anforderungen einer Abteilung oder eines Unternehmens zugeschnitten.
Politik Ausnahme
Workflow, der es einem Mitarbeiter ermöglicht, einen Antrag zu stellen, dass eine bestimmte Police nicht für ihn gilt. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter mit einem gebrochenen Arm kann bei der Compliance-Abteilung geltend machen, dass eine Richtlinie für persönliche Schutzausrüstung für die Dauer seiner Verletzung nicht für ihn gilt.
Beauftragung eines externen Anwalts
Ermöglicht es der Rechtsabteilung, zeitnah Aktualisierungen und Unterlagen von externen Anwälten zu allen bestehenden Angelegenheiten zu erhalten.
Antrag auf einen neuen Vertrag
Automatisierung der Schritte zur Erstellung eines juristischen Vertrags, unabhängig davon, ob es sich um einfache Aufgaben oder einen komplexen Contract Lifecycle Management (CLM)-Workflow handelt.
Matter Management Intake
Benutzer können einen Arbeitsablauf für die Verwaltung von Angelegenheiten entwerfen, verfolgen und verwalten. Rechtliche und unternehmensinterne Best Practices können darin eingebettet werden, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und Risiken zu minimieren, und Manager erhalten einen zentralen Einblick in alle Vorgänge der Verwaltung von Angelegenheiten.
Sind Sie bereit für die neuesten Innovationen im Bereich Legal Tech?
Die Führungskräfte von Mitratech werden vor Ort sein, um Ihnen zu zeigen, was es Neues gibt - auf der CLOC Vegas 2019 vom 14. bis 16. Mai.
