Wie kann die Automatisierung von Arbeitsabläufen es Compliance-Fachleuten ermöglichen, Probleme mit Interessenkonflikten viel effektiver als je zuvor anzugehen und zu lösen?
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie sind Compliance-Beauftragter in einem Unternehmen für Verbrauchersoftware. Der Ehemann Ihres CTO - ein hoch angesehener Technologe und Branchenveteran - wird zum Vorstandsmitglied bei einem großen Cloud-Hosting-Dienst ernannt.
Das Problem ist, dass Ihr Unternehmen in erheblichem Umfang Geschäfte mit diesem Hosting-Unternehmen macht. Und der CTO selbst ist direkt für die Aushandlung von Verträgen mit dem fraglichen Cloud-Anbieter - und einigen anderen - verantwortlich, die sich auf mehrere Millionen Dollar belaufen können.
Es handelt sich um einen komplexen Interessenkonflikt auf hohem Niveau, der die ständige Aufmerksamkeit mehrerer Beteiligter im Unternehmen erfordert, vom CEO über die Rechtsabteilung bis hin zu den Mitgliedern Ihres eigenen Vorstands.
TAP Workflow-Automatisierung + PolicyHub
Solche Szenarien sind keineswegs ungewöhnlich, und sie zeigen auch die Schwierigkeiten auf, mit denen viele Compliance-Teams konfrontiert sind, wenn sie versuchen, Interessenkonflikte mit bestehenden Technologien zu lösen. Tatsache ist, dass die meisten Unternehmen zwar über Richtlinien und Verfahren zur Abschwächung von Interessenkonflikten verfügen, die meisten der heute eingesetzten Tools für die Richtlinienverwaltung sich jedoch eng auf die Verwaltung, Verteilung und Bescheinigung von Richtlinien konzentrieren. Sie sind jedoch nicht auf die einzigartige Natur und die Merkmale der Verwaltung von Interessenkonflikten ausgerichtet, die plötzlich auftreten und sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln können.
Um dieses Problem zu lösen, koppelt Mitratech jetzt seine erstklassige PolicyHub-Lösung für die Richtlinienverwaltung mit TAP Workflow Automation und schafft damit ein leistungsstarkes neues Toolset für die Verwaltung von COI im gesamten Unternehmen. Es ist ein einzigartiger Ansatz, der alle Funktionen und Attribute bietet , die für ein effektives, konformes COI-Management erforderlich sind:
Benutzerfreundlichkeit
Das Ziel eines jeden Compliance-Programms ist die 100%ige Beteiligung der Mitarbeiter. Das wird nicht gelingen, wenn Ihr Richtlinienverwaltungssystem schwer zu bedienen ist. Mitratech arbeitet mit einer SaaS-Bereitstellungsmethode, so dass unsere Lösungen praktisch überall verfügbar sind. Das System umfasst auch eine intuitive Webschnittstelle, die auf einem leicht zu übernehmenden, benutzerfreundlichen Modell basiert, das sicherstellt, dass unsere Benutzer fast sofort Verbesserungen im Hinblick auf das Bewusstsein für Richtlinien und deren Einhaltung feststellen.
Verfolgung und Protokollierung
Viele Unternehmen verlassen sich nur auf ihre Richtlinien und Verfahren, verfügen aber nicht über eine wirksame Methode zur Protokollierung und Verfolgung von Konflikten. Im Idealfall wünschen Sie sich eine COI-Lösung, die Probleme über einen längeren Zeitraum und Prozesse bis zur Lösung verfolgen kann. Mit der gekoppelten Lösung von Mitratech lösen Anwender dieses Problem, indem sie ein erstklassiges Richtlinienmanagement einsetzen, das gepaart ist mit gepaart mit Prozessautomatisierung und intuitiven Workflow-Design-Tools, um eine vollständige Verfolgung und Protokollierung der Offenlegung zu ermöglichen.
Bericht und Audit
Die Dokumentation der Kommunikation im Zusammenhang mit COI ist deshalb so wichtig, weil Prüfer oder Aufsichtsbehörden Sie jederzeit zu Ihren COI-Prozessen befragen können. Letztendlich werden sie Beweise dafür sehen wollen, dass Ihr Compliance-Programm effektiv ist, und sie werden auch ein vollständiges Lebenszyklusmanagement sehen wollen. Das heißt, einen Prüfpfad für die Verteilung und Annahme von Richtlinien bis hin zur Offenlegung von COI und deren Behebung. Ein leistungsfähiges Reporting-Tool ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Sie über eine solide und zeitnahe einzige Quelle der Wahrheit verfügen.
Analyse und Einblicke
Audits und Berichte zur Dokumentation der Wirksamkeit Ihrer COI-Prozesse sind wichtig, aber die in Ihrer Richtlinien- und Offenlegungsinfrastruktur erfassten Daten können einen Wert haben, der weit über die regulatorischen Prozesse hinausgeht.
Ihr COI-System sollte Berichts-Dashboards und Analysefunktionen bieten, die es ermöglichen, risikoreiche Verhaltensweisen, Trends oder problematische Mitarbeiter schnell aufzudecken. Die Lösung von Mitratech bietet genau dies und ermöglicht es, COI-Problemen proaktiv zuvorzukommen.
Skalierbarkeit
Ein weiterer Faktor für eine 100-prozentige Beteiligung an Ihren Bemühungen um die Einhaltung von Richtlinien und COI ist die Skalierbarkeit - Sie benötigen eine Lösung, die den Anforderungen einer schnell wachsenden Organisation gerecht wird.
Wenn Sie über ein flexibles Workflow-Automatisierungssystem verfügen, können Sie auch viele weitere Automatisierungen von Risiko- und Compliance-Prozessen einrichten, und zwar schnell, da unser Tool eigenständig ist, was Ihnen weitere Skalierbarkeit in der gesamten Abteilung und im Unternehmen bietet.
Durch die Integration fortschrittlicher Funktionen zur Workflow-Automatisierung in unsere bewährte Lösung zur Verwaltung von Richtlinien bietet Mitratech eine hocheffektive Plattform für Unternehmen, die die strikte Einhaltung von Richtlinien zu Interessenkonflikten sicherstellen müssen.
Um noch mehr darüber zu erfahren, sehen Sie sich unser Webinar zum Thema, Einführung von Ausnahmen und Offenlegungen in die Richtlinienverwaltung.
Die Nutzer sind der Meinung, dass diese Kombination von Lösungen in allen Situationen, in denen Ausnahmen und Offenlegungen ins Spiel kommen, sehr effektiv ist. In unserem nächsten Beitrag werden wir einen Blick darauf werfen, wie Sie Ausnahmeregelungen angehen können - Probleme im Zusammenhang mit Ausnahmen bei der Gesundheitsfürsorge von Mitarbeitern, Geräteanforderungen und so weiter. Wir sehen uns nächste Woche!
