Die Rechtsbranche entfernt sich rasch von ihrem Ruf als technikfeindlich, der an langsamen, ineffizienten Prozessen festhält, hin zu einer Branche, die sich der Bedeutung von mehr Geschwindigkeit, Effizienz und Genauigkeit bewusst wird.
Warum? Weil das aktuelle Klima und die Kunden dies verlangen. Die Kunden drängen auf einfachere und schnellere Prozesse seitens ihrer Anwälte, im Gegensatz zu den langwierigen Verfahren der vergangenen Jahre.
Laut dem Bericht über die Lage des Rechtsmarktes 2019, der vom Center on Ethics and the Legal Profession an der Georgetown Law und dem Thomson Reuters Legal Executive Institute herausgegeben wurde, ist das traditionelle Modell der Anwaltskanzlei „aufgrund der neuen Marktgegebenheiten inzwischen weitgehend zerfallen“.1 Kunden verlangen mehr Gegenleistung für ihre Rechtskosten.
Es beginnt mit Tools zur Automatisierung von Rechtsdokumenten.
Die Technologie ist so weit fortgeschritten, dass sie jede Art der Arbeitsweise einer Anwaltskanzlei vollständig unterstützt – egal, ob die Abrechnung nach Stunden oder nach einem Pauschalhonorar erfolgt. Dies ist besonders wichtig, wenn es um die umfangreiche Aufgabe der Zusammenstellung von Rechtsdokumenten geht, die seit Jahrhunderten ein zentraler, mühsamer und zeitaufwändiger Teil der juristischen Arbeit ist. Rechtsteams entwerfen und ändern ständig fachspezifische Dokumente, und oft werden solche Prozesse regelmäßig wiederholt. Dies gilt für alle Tätigkeitsbereiche – von Verträgen, Kreditanträgen und Vergleichsvereinbarungen bis hin zu Briefen, Formularen und Testamenten.
Die Lösung, um diese quälend langsamen, fehleranfälligen Prozesse zu ersetzen, ist Software zur Automatisierung von Rechtsdokumenten. Diese Tools wurden erstmals in den 1990er Jahren entwickelt und wandeln häufig verwendete Dokumente und Formulare (in der Regel im Microsoft Word- oder PDF-Format) in dynamische Vorlagen und automatisierte Workflows um, wobei Online-Fragebögen verwendet werden, um das Dokument genau an die Anforderungen der Kanzlei und des Mandanten anzupassen. Das Ergebnis sind dynamische, personalisierte, wertvolle und einheitliche Dokumente, deren Erstellung nur einen Bruchteil der Zeit in Anspruch nimmt, die früher dafür benötigt wurde.
Dennoch zögern viele Anwaltskanzleien möglicherweise, die neuesten Tools zu verwenden, und halten stattdessen an traditionellen Methoden zur Erstellung von Dokumenten fest, wie beispielsweise frühen Softwareoptionen oder sogar Tabellenkalkulationen. Andere erkennen, dass die heutigen Lösungen zur Automatisierung von Rechtsdokumenten auf Unternehmensebene äußerst leistungsstark und vielseitig für alle Anforderungen einer Anwaltskanzlei an die Dokumentenerstellung sind – und so einfach zu bedienen sind, dass sie von jedem in einer Anwaltskanzlei verwendet werden können, der mit der Bearbeitung von Dokumenten betraut ist.
Heute sind Cloud-Lösungen einfacher denn je zu implementieren. Die besten Tools zur Automatisierung von Rechtsdokumenten lassen sich nahtlos in die bestehenden Technologielösungen einer Kanzlei integrieren und bieten skalierbare Optionen für Unternehmen jeder Größe, vom Einzelanwalt bis zur Kanzlei mit Hunderten von Partnern. Unabhängig davon, wie lang oder komplex sie sind, können alle wiederkehrenden Aufgaben in jeder Umgebung und auf jedem Gerät ausgeführt werden.
„Als Branche hat sich das Rechtswesen der Idee angeschlossen, Technologie einzusetzen, um einen Mehrwert zu schaffen und die Arbeitsbelastung zu reduzieren“, sagt Tomas Suros, Global Product Marketing Director, Legal bei AbacusNext. „Gleichzeitig schreitet die Automatisierung in zahlreichen Branchen voran, da sich weltweit die Erkenntnis durchsetzt, dass Unternehmen effizienter werden müssen.“
Wie hilft die Automatisierung von Rechtsdokumenten?
Die Automatisierung von Rechtsdokumenten kann sich in wesentlichen Bereichen der Fall- und Praxisverwaltung auf das Geschäftsergebnis einer Anwaltskanzlei auswirken. Hier erfahren Sie, wie die Automatisierung von Dokumenten die juristische Arbeit zum Besseren verändert , während sich die Branche auf eine neue Zukunft zubewegt:
1. Reduziert Fehler und Risiken
Für eine Anwaltskanzlei ist Genauigkeit unerlässlich. Selbst kleinste Fehler in einem Vertrag oder einer Vereinbarung können schwerwiegende Folgen haben, und selbst ein sorgfältiger Korrektor kann bei der Verwendung herkömmlicher Cut-and-Paste-Methoden Fehler machen. Bei der Verwendung von Tools zur Dokumentenautomatisierung ist dies weitaus weniger wahrscheinlich, sagt Seth Hanisek, Produkttrainer bei AbacusNext.
„Durch die Automatisierung des Prozesses und den Ausschluss manueller Manipulationen von Dokumenten durch Benutzer können Sie das allgemeine Risiko bei der Produktion und Verteilung drastisch reduzieren“, erklärt er.
Der automatisierte intelligente Befragungsprozess ist so konzipiert, dass Benutzer Fragen korrekt beantworten können und keine falschen Antworten geben, sodass nur die relevanten Informationen extrahiert werden. Der Benutzer muss nicht wissen, wie ein Dokument aufgebaut ist – es müssen lediglich grundlegende Fragen beantwortet werden, wodurch die Fehlerwahrscheinlichkeit reduziert wird.
2. Steigert die Effizienz und senkt die Kosten
Die manuelle Erstellung von Dokumenten ist zeitaufwendig, was mit der zunehmenden Geschwindigkeit des Geschäftslebens und den immer schnelleren Anforderungen der Kunden einfach nicht mehr vereinbar ist. Die automatisierte Erstellung von Rechtsdokumenten erhöht die Effizienz der Produktion, insbesondere bei der Erstellung komplexer, komplizierter und äußerst wichtiger Dokumente.
„Die Automatisierung wird sich auf weitere Bereiche dieser Unternehmen ausweiten, wobei Informationen verstärkt wiederverwendet werden und manuelle Bearbeitungen von Texten deutlich zurückgehen werden. Sie werden ein Unternehmen haben, das sich aus einer Konzentration intelligenter und kreativer Menschen zusammensetzt, und die Dokumentenautomatisierung entlastet sie von der täglichen Verwaltungsarbeit. So haben sie mehr Zeit für Innovationen.“ – Seth Hanisek, Produkttrainer bei AbacusNext
Mithilfe intelligenter, interaktiver Vorlagen können Dokumentautoren schnell ein individuelles Dokument erstellen und dabei die Daten auf einfache und unkomplizierte Weise steuern. Was früher einen ganzen Tag gedauert hat, ist jetzt in weniger als einer Stunde erledigt. Diese Effizienzsteigerungen führen zu geringeren Kosten und mehr Flexibilität im Umgang mit Kunden, die alternative Abrechnungsmodalitäten wie Pauschalhonorare oder aufgabenbasierte Abrechnungen verlangen.
3. Spart Zeit und macht lästige Aufgaben überflüssig
„Das Überarbeiten von Dokumenten ist für die Rechtsbranche eine echte Plackerei – eine, die den meisten Menschen keinen Spaß macht“, sagt Eunson. „Die Dokumentenautomatisierung beseitigt diesen Zeitfresser.“
Darüber hinaus ist nicht nur die manuelle Dokumentenerstellung viele Anwälte von anderen hochwertigen Arbeiten und der Akquise neuer Mandanten abhält, sondern bestimmte Angelegenheiten auch besonders dokumentenintensiv sein können, sodass große Kanzleien möglicherweise viele Tausend Dokumente pro Monat bearbeiten müssen.
Die Zeit, die für die manuelle Vorbereitung all dieser Dokumente benötigt wird, kann dazu führen, dass Transaktionen länger als nötig dauern, und das zu einem Zeitpunkt, an dem Kunden am meisten daran interessiert sind, Transaktionen abzuschließen. Mit Tools zur Automatisierung von Rechtsdokumenten können Kanzleien präzise Dokumente viel schneller liefern, was zu zufriedenen Kunden und schnelleren Umsatzsteigerungen führt.
[cta id=“21276″ hide_title=“false“ xclass=““]
4. Hilft Anwaltskanzleien, wettbewerbsfähig zu werden
Der Markt für die Automatisierung von Rechtsdokumenten ist ausgereift. Nicht nur Anwaltskanzleien, sondern auch ihre Kunden, darunter auch Unternehmensjuristen, nutzen diese Technologie wahrscheinlich. „Wenn sie es noch nicht getan haben, werden sie ihre Anwaltskanzlei vielleicht fragen, warum sie nicht das richtige Tool zur Dokumentenautomatisierung einsetzen“, sagt Eunson. „Sie wollen für das Fachwissen ihrer Anwälte bezahlen, nicht für das Verfassen von Dokumenten.“
Durch den Einsatz von Tools, die schneller bessere Dokumente liefern, gewinnen Anwaltskanzleien an Einfluss, um ihre Mandanten zu binden, neue Mandanten zu gewinnen und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.
5. Verbessert den Wissenstransfer und die Datenerfassung
Der Prozess der Dokumentenautomatisierung erfasst und kristallisiert laut Hanisek auf effektive Weise spezialisierte Daten und Kenntnisse. „Die Datenerfassung ist besonders wertvoll, da sie ein wiederverwendbares Modell spezifischer Kenntnisse für Informationen schafft, die normalerweise nur in den Köpfen einiger weniger Personen vorhanden sind“, erklärt er, wobei die Gefahr besteht, dass diese Informationen verloren gehen, wenn diese Personen in den Ruhestand treten oder das Unternehmen verlassen.
Indem mehr Mitarbeitern Zugriff auf die Dokumentenerstellung gewährt wird, werden die Daten einem größeren Personenkreis zugänglich gemacht, wodurch sich das Volumen der Dokumente, die Kanzleien bearbeiten können, erhöht und das intellektuelle Kapital erhalten bleibt. Die Anwälte selbst können die Dokumente erstellen, während junge Mitarbeiter, Rechtsassistenten und andere Hilfskräfte im Rahmen ihrer Tätigkeit mit automatisierten Dokumenten umgehen lernen. Dies erleichtert auch die Verwaltung von Fallunterlagen, da sie größtenteils automatisiert ist. Schließlich konzentriert sich die Automatisierung von Rechtsdokumenten auf Wissensbereiche, die für die Branche der jeweiligen Person besonders wichtig sind, während mechanische Routinearbeiten in den Hintergrund treten.
6. Erhöht die Möglichkeiten für zusätzliche Dienstleistungen
Für Anwaltskanzleien gibt es zahlreiche Möglichkeiten, den Einsatz von Tools zur Automatisierung von Rechtsdokumenten auszuweiten, um neue Rechtsdienstleistungen anzubieten und zu verkaufen. „Vielleicht geht es darum, kostenlose, einfache Tools zu entwickeln, um neue Kunden zu gewinnen, und dann später spezialisiertere Beratung und maßgeschneiderte Dienstleistungen anzubieten“, sagt Eunson. Es könnte darum gehen, einfache Arbeiten zu standardisieren und Prozesse zu automatisieren, die normalerweise zu einfach wären, um neue Kunden zu gewinnen, aber eine Kanzlei kann sie in Inhalte umwandeln, die verkauft werden können und Einnahmen generieren, die direkt in die Kassen der Kanzlei fließen.
7. Sorgt dafür, dass alle in der Anwaltskanzlei auf dem gleichen Stand sind
Dank der Dokumentenautomatisierung können Inhalte innerhalb der Kanzlei konsistent, standardisiert und einheitlich sein, was für die Verwaltung von Fallunterlagen sowie für die langfristige Betreuung einer Vielzahl von Mandanten und Angelegenheiten von entscheidender Bedeutung sein kann. Genehmigte Formulierungen und Geschäftsregeln können in einem zentralen Repository gespeichert werden, sodass alle Mitarbeiter mit den neuesten Informationen arbeiten und identische Dokumente erstellen können. Experten sagen, dass diese Art von Technologie „in den nächsten zehn Jahren weiterhin Aspekte der juristischen Arbeit entflechten wird“.2
Das heißt, hochbezahlte Anwälte werden sich auf hochrangige Fälle konzentrieren, während andere juristische Dienstleistungen, einschließlich der Zusammenstellung von Dokumenten, von Nichtjuristen oder mithilfe von Technologie erbracht werden. Das erfordert, dass alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen.
Fenwick & West LLP Beschleunigte Dokumentenerstellung mit HotDocs
Mit 300 Anwälten, die Kunden aus der Technologie- und Life-Sciences-Branche betreuen, war Fenwick & West mit Sitz im Silicon Valley klar, dass sie ihren Prozess zur Dokumentenerstellung automatisieren und beschleunigen mussten. Das manuelle Ausfüllen von Formularvorlagen in Microsoft Word war für ihr wachsendes Unternehmen nicht mehr effizient genug.
Fenwick & West entschied sich für HotDocs aufgrund seiner starken Verbreitung in der Rechtsbranche und seiner Benutzerfreundlichkeit für alle Juristen sowie aufgrund seiner nahtlosen „Interviews”, die Kunden ausfüllen, bevor Dokumente erstellt und von Anwälten geprüft werden.
„Mit HotDocs konnten wir die Bearbeitungszeit für die Erstellung von Rechtsdokumenten verkürzen, sodass sich unsere Anwälte nun ganz auf ihre Fachkompetenz konzentrieren und sich den individuellen rechtlichen Fragen jedes einzelnen Kunden widmen können“, sagt Mark Gerow, Director of Application Development & Business Process bei Fenwick & West.
Optimieren Sie die Dokumentenverarbeitung mit einer Software zur Automatisierung von Rechtsdokumenten.
Technologie, einschließlich der Automatisierung von Rechtsdokumenten, verändert laut dem Bericht über die Lage des Rechtsmarktes 2019 rasant die Art und Weise, wie Rechtsdienstleistungen erbracht werden.3 „Viele Jahre lang gingen sowohl Kanzleien als auch Mandanten davon aus, dass juristische Arbeit arbeitsintensiv ist, nur von Rechtsanwälten ausgeführt werden kann und dass Anwaltskanzleien die Erbringung von Rechtsdienstleistungen kontrollieren“, sagte James W. Jones, Senior Fellow am Center on Ethics and the Legal Profession der Georgetown Law und Hauptautor des Berichts. „Das entspricht nicht mehr den Realitäten des Marktes für Rechtsdienstleistungen.“
Natürlich schreitet die Automatisierung in allen Branchen voran, da die digitale Transformation Einzug hält und Effizienz, Genauigkeit und Compliance in allen Geschäftsbereichen zu einer treibenden Kraft werden. Im Rechtsbereich schätzt McKinsey, dass 23 Prozent der Arbeit eines Anwalts automatisiert werden können.4 Mit Tools zur Dokumentenautomatisierung können sich hochqualifizierte Juristen in allen Tätigkeitsbereichen darauf konzentrieren, Rechtsberatung für ihre Fälle zu leisten, anstatt sich mit mühsamen Aufgaben wie der Zusammenstellung von Dokumenten zu beschäftigen – wobei es sich größtenteils um die Aktualisierung von Variablen neben Standardinformationen in wiederverwendeten Dokumenten handelt.
„Die Automatisierung wird sich auf weitere Bereiche dieser Unternehmen ausweiten, wobei Informationen verstärkt wiederverwendet und manuelle Bearbeitungen von Texten auf Seiten deutlich reduziert werden“, so Hanisek. „Sie werden eine Kanzlei haben, die sich aus einer Konzentration intelligenter und kreativer Menschen zusammensetzt, und die Dokumentenautomatisierung entlastet sie von der täglichen Verwaltungsarbeit. So haben sie mehr Zeit für Innovationen.“
Mit Tools zur Automatisierung von Rechtsdokumenten können Anwaltskanzleien außerdem ihre Risiken begrenzen und Vorschriften besser einhalten, indem sie standardisierte, einheitliche Dokumentationen erstellen. Schließlich kann die Automatisierung von Rechtsdokumenten dazu beitragen, den Dokumentenprozess einer Anwaltskanzlei zu optimieren und so zu echten Ergebnissen führen: Sie spart Zeit und Geld und verbessert gleichzeitig die Qualität der Rechtsdokumente sowie die Effizienz des Fall- und Praxismanagements.
Vorausschauende Anwaltskanzleien investieren bereits in die beste Software zur Automatisierung von Rechtsdokumenten für Unternehmen. Für andere ist dies Neuland und eine grundlegende Veränderung gegenüber den traditionellen, manuellen Arbeitsweisen. Angesichts des heutigen Wettbewerbsumfelds und der neuen Marktgegebenheiten, wie beispielsweise der Abkehr vom abrechnungsbasierten Modell in den letzten zehn Jahren, ist es jedoch unerlässlich, mit dem Wandel Schritt zu halten. Die Dokumentenautomatisierung ist Teil einer umfassenderen digitalen Transformation, die keine Anwaltskanzlei ignorieren kann. Diejenigen, die die leistungsstarken Tools nicht nutzen, um ihre Fall- und Praxisverwaltung auf die nächste Stufe zu heben, könnten schnell ins Hintertreffen geraten.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
