Wie die Digitalisierung des I-9-Prozesses das Onboarding neuer Mitarbeiter aus der Ferne unterstützt
Da Fernarbeitskräfte für Arbeitgeber in den USA zur neuen Normalität werden, bietet die neue Landschaft der Fernbeschäftigung sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber neue Möglichkeiten, aber auch die große Herausforderung, das Formular I-9 einzuhalten.
Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Zuge von COVID-19
Die Arbeit von zu Hause aus wird zur neuen Normalität. Und die Einstellung von Mitarbeitern aus der Ferne wird von Tag zu Tag attraktiver. Bei der Einstellung von Mitarbeitern aus der Ferne müssen Unternehmen jedoch dieselben Einarbeitungsvorschriften einhalten wie bei der Einstellung von Mitarbeitern vor Ort. Wie können Personalabteilungen neue Mitarbeiter effizient einstellen und gleichzeitig die Vorschriften einhalten, wenn sie möglicherweise nie ein persönliches Treffen mit neuen Mitarbeitern haben?
Softwarelösungen für diese Herausforderung können nun Unternehmen weltweit bei ihrem Onboarding-Prozess helfen. Insbesondere unsere eigene Lösung Tracker I-9 Compliance hat in den letzten 20 Jahren Tausenden der größten Unternehmen geholfen, die digitale Personalbeschaffung zu verbessern, indem sie die benutzerfreundlichste elektronische I-9 Compliance-Plattform auf dem Markt bietet.
Konforme Fernvermietung
Eine der größten Herausforderungen im Formular I-9-Prozess ist die persönliche Überprüfung der Identität. Mit einer Lösung, die benutzerfreundliche Fernüberprüfungsfunktionen integriert, können Personalabteilungen jetzt beispielsweise die Überprüfung von Section 2 IDs für mobile und entfernte Mitarbeiter automatisieren.
Dadurch entfallen unnötiger Arbeitsaufwand und die Kommunikation mit Ihren Bewerbern außerhalb des Landes. Es ist wichtig, die Software auch mit einem physischen Netzwerk zur Überprüfung zu unterstützen: Im Falle von Tracker I-9 Compliance beispielsweise können Personalabteilungen und Bewerber aus Tausenden von zugelassenen I-9-Zentren und mobilen Vertretern in den gesamten Vereinigten Staaten wählen. Das Ergebnis ist ein gestraffter Prozess, mit dem Unternehmen die strengen Bearbeitungsfristen der USCIS einhalten und ein modernes Onboarding-Erlebnis für neue Mitarbeiter schaffen können.
Sofortige E-Verify-Integration
Eine erstklassige Lösung lässt sich nahtlos in E-Verify integrieren, um die Beschäftigungsberechtigung jedes Mitarbeiters sicherzustellen. Nachdem ein Formular I-9 über die Tracker-Plattform eingereicht wurde, werden alle Informationen sofort an E-Verify übermittelt, so dass Unternehmen innerhalb weniger Sekunden eine Überprüfung vornehmen können.
Dies allein ist schon ein enormer Wert für viele Organisationen, wenn man bedenkt, dass Unternehmen, die unwissentlich Arbeitnehmer ohne ein ordnungsgemäß ausgefülltes I-9 beschäftigen, mit Geldstrafen von über 2.000 Dollar pro Arbeitnehmer rechnen müssen. Unternehmen, die Hunderte oder Tausende von Arbeitnehmern einstellen, müssen mit Geldstrafen in Höhe von Hunderttausenden von Dollar rechnen, wenn sie den Fehler begehen, nicht berechtigte Personen einzustellen.
Nahtlose Integration von HR-Software
Unternehmen, die derzeit ein HRIS für die Verwaltung von Mitarbeitern, Gehaltsabrechnungen und HR-Prozessen verwenden, können ihre bevorzugte Software weiter nutzen. Die beste Lösung für die Einhaltung der I-9-Vorschriften ist mit jeder HR-Plattform kompatibel und verfügt über ein Single Sign-On (SSO) für eine effiziente Anmeldung und Echtzeit-Datenverteilung in allen Abteilungen.
Ist Ihr Unternehmen für die kommende Einstellungswelle gerüstet?
Mit dem weiteren Aufschwung der Wirtschaft wird sich die Verbrauchernachfrage erholen, und die Unternehmen werden freie Stellen besetzen müssen. Viele qualifizierte Personen werden aus der Arbeitslosigkeit zurück in den Arbeitsmarkt wechseln. Viele beurlaubte Arbeitnehmer werden ganz zu neuen Unternehmen wechseln. Selbst wenn Sie nicht nur aus der Ferne Mitarbeiter einstellen und an Bord nehmen, beschleunigt die richtige Softwarelösung den Form I-9-Prozess und stellt sicher, dass Sie heute und in Zukunft die Vorschriften einhalten.
Wenn Sie bereit sind, eine konsistente, effiziente und moderne Erfahrung für Ihre neuen Mitarbeiter zu schaffen, erfahren Sie mehr!
[bctt tweet="Wie können Personalabteilungen neue Mitarbeiter effizient einführen und gleichzeitig die Vorschriften einhalten, wenn sie möglicherweise nie ein persönliches Treffen mit neuen Mitarbeitern haben?" username="Mitratech"]
