Wie kann die Verknüpfung von Workflow-Automatisierung und Richtlinienmanagement es Mitarbeitern und Organisationen erleichtern, Klarheit über Geschenke und Einladungen sowie Ausnahmen zu erhalten?
Wenn ein Mitarbeiter einen Verhaltenskodex oder eine Richtlinie über Geschenke und Unterhaltungsangebote bestätigt, kann es viele Grauzonen und kontextbezogene Nuancen geben. Wie hoch ist der Wert des Geschenks? Kam es von einer Organisation, mit der Sie geschäftlich zu tun haben oder mit der Sie derzeit über einen Vertrag verhandeln? War es auf ein bestimmtes Ereignis oder eine bestimmte Jahreszeit abgestimmt?
Bedenken Sie: Dass Ihre CMO zu den Feiertagen eine Flasche Wein erhält, ist eine Sache. Dass sie eine einwöchige Tour durch die Châteaus der Region Bordeaux mit freundlicher Genehmigung Ihrer Werbeagentur akzeptiert, ist etwas ganz anderes.
Die Risiken von Unterhaltung und Geschenken
Kein Aspekt der Unternehmensrichtlinien und der Einhaltung von Vorschriften birgt ein größeres Potenzial für negative Folgen als die Offenlegungs- und Ausnahmepraktiken im Zusammenhang mit Bewirtung und Geschenken. Wenn Ihre Mitarbeiter unangemessene Geschenke machen oder annehmen, kann Ihr Unternehmen schwerwiegenden rechtlichen oder sogar strafrechtlichen Konsequenzen ausgesetzt sein, ganz zu schweigen von einem potenziell schwerwiegenden Imageschaden für Ihre Marke.
Die Bereitstellung einer einfachen und bequemen Möglichkeit für Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter, über Geschenke und Unterhaltungsaktivitäten zu berichten, ist nicht nur für die Minderung dieser Risiken entscheidend, sondern auch für die Pflege einer gesunden, offenen Kultur. Darüber hinaus erhalten Sie eine flexible und modulare Lösung von einem einzigen Anbieter, mit der Sie die gesamte Verwaltung von Richtlinien, Ausnahmen und Offenlegungsprozessen abwickeln können.
Behebung von Problemen, bevor sie eskalieren
Die meisten großen Unternehmen verfügen über Tools zur Richtlinienverwaltung. Herkömmliche Lösungen für die Verwaltung von Richtlinien und Verfahren konzentrieren sich jedoch in der Regel auf die Verwaltung, Verteilung und Bescheinigung von Richtlinien. Obwohl diese Funktionen erhebliche Vorteile bieten können, gibt es damit verbundene Prozesse, die viele Tools nur schwer abdecken können - insbesondere Ausnahmen, Offenlegungen und andere Angelegenheiten, bei denen Kontext, Nuancen und Unsicherheit eine Rolle spielen. Im Idealfall wünschen Sie sich einen Automatisierungsmechanismus für die Richtlinienverwaltung, der es A) den Mitarbeitern ermöglicht, Geschenke offenzulegen, und B) der es der Organisation ermöglicht, die Kontrolle über mögliche Richtlinienverstöße zu behalten und Probleme zu beheben, bevor sie eskalieren können.
Das ist genau der Ansatz, den wir verfolgen, indem wir die besten Richtlinienverwaltung mit umfassender, funktionsreicher Workflow-Automatisierung und der Verfolgung der Einhaltung von Richtlinien. Indem wir unsere Workflow-Automatisierung auf unsere Lösung für die Richtlinienverwaltung aufsetzen, wird die Offenlegung, Verwaltung und Nachverfolgung von Geschenk- und Bewirtungsaktivitäten einfacher als je zuvor, und zwar auf eine Weise, die im gesamten Unternehmen erweiterbar ist.
Unternehmen, die den workflow-orientierten Ansatz von Mitratech für die Richtlinienverwaltung übernehmen, erzielen durch die Automatisierung manueller Prozesse, einschließlich automatischer Protokollierung, und die Verarbeitung und Lösung von Ausnahmen und Offenlegungen einen erheblichen ROI.
Im Laufe der Zeit fördern diese Funktionen die Transparenz in Bezug auf die Offenlegung von Geschenken und Bewirtung und tragen zu einer gesunden Unternehmenskultur der Compliance und Ethik bei. Betrachten Sie einige der wichtigsten Funktionen und Vorteile:
Verbesserung der Transparenz und Einhaltung von Vorschriften
Im Laufe der Zeit fördern diese Funktionen die Transparenz in Bezug auf die Offenlegung von Geschenken und Bewirtung und tragen zu einer gesunden Unternehmenskultur der Compliance und Ethik bei. Betrachten Sie einige der wichtigsten Funktionen und Vorteile:
- Mit einem weitaus besseren Einblick in die Offenlegung von Geschenken und Bewirtungen im gesamten Unternehmen sind Sie viel besser in der Lage, Risiken aufzudecken und Probleme zu beheben, bevor sie eskalieren können.
- Durch die Nachverfolgung von Geschenk- und Bewirtungsaktivitäten in einem zentralen System erhalten Sie die nötige Granularität, um die Einhaltung der Vorschriften gegenüber Aufsichtsbehörden und Behörden zu dokumentieren.
- Die Funktionen zur Workflow-Automatisierung erleichtern die Weiterleitung von Anfragen an Beteiligte im gesamten Unternehmen, sei es ein unmittelbarer Vorgesetzter, die Rechtsabteilung, die Buchhaltung, das Büro des Finanzvorstands usw.
- Einstellbare Genehmigungs-/Eskalationsschwellen beschleunigen die Lösung von Routineangelegenheiten und markieren fragwürdige Situationen für eine genauere Prüfung.
- Berichts-Dashboard und Analysefunktionen ermöglichen es, risikoreiche Verhaltensweisen, Trends oder problematische Mitarbeiter schnell zu erkennen .
Durch die Einführung der Workflow-Automatisierung in die Richtlinienverwaltung bietet Mitratech einen umfassenden neuen Ansatz für den Umgang mit problematischen Ausnahmen und Offenlegungen wie der Meldung von Geschenken und Bewirtungen. Aber die Vorteile hören damit nicht auf.
Nächste Woche werden wir einen Blick darauf werfen, wie die Automatisierung von Arbeitsabläufen den Prozess der Kennzeichnung, Dokumentation und Lösung von Interessenkonflikten rationalisiert .
