Global Voices: Compliance-Lektionen, die globale Organisationen von den ewigen Bußgeldern der Regulierungsbehörden lernen können
Da die Einhaltung von Vorschriften und ethischen Grundsätzen in den Unternehmen immer mehr zu einem Thema für die Chefetage wird und Diskussionen darüber, wie das Verhalten von Unternehmen verbessert werden kann, auf höchster Ebene geführt werden, stellt sich die Frage, welche Lehren alle Unternehmen aus den nicht enden wollenden Geldstrafen, die weltweit verhängt werden, ziehen können.
Erstens sind wir uns wohl alle darüber im Klaren, dass politische Maßnahmen nicht nur niedergeschrieben, sondern auch umgesetzt werden müssen. Wie kann man das erreichen? Indem man Kontrollen einführt, um die Wirksamkeit einer Richtlinie zu messen und proaktiv alle potenziellen Probleme aufzudecken, die zu einer Nichteinhaltung führen könnten. Schauen wir uns ein Beispiel an...
Eine Organisation hat einen Verhaltenskodex eingeführt, der den Umgang mit Geschenken und Bewirtung regelt, aber keine Methode vorsieht, mit der diese Meldungen erfasst und gemessen werden können. Wie kann die Organisation feststellen, ob es Praktiken gibt, die gegen die Unternehmensrichtlinien verstoßen? Organisationen müssen Kontrollen und Überwachungen einführen, um sicherzustellen, dass die Richtlinien korrekt befolgt werden.
Konsequenz und Aufklärung sind entscheidend
In der Folge ist es wichtig, dass die Einhaltung der Vorschriften in der gesamten Organisation einheitlich ist und dass alle denselben Rahmen befolgen. Überlegen Sie, wie die Richtlinien und Verfahren den betreffenden Mitarbeitern im gesamten Unternehmen zugänglich gemacht werden. Durch die Einführung einer einheitlichen Methode erhält die Compliance-Abteilung einen besseren Überblick und kann eine laufende Überwachung und Überprüfung einrichten. Da die Überwachung der Einhaltung der Vorschriften im gesamten Unternehmen einheitlich ist, können bei der Feststellung von Schwachstellen oder Verstößen die richtigen Maßnahmen ergriffen werden.
Endlich, Schulung der Mitarbeiter über die Unternehmensrichtlinien, Regeln und Vorschriften, die bei ihrer täglichen Arbeit eine Rolle spielen, ist von entscheidender Bedeutung. Bei dieser Schulung geht es nicht nur darum, die Einhaltung der Richtlinien zu fördern, sondern auch darum, unangemessenes Verhalten aufzudecken und zu verhindern. Wir sprechen hier nicht von einer einmaligen Schulung, sondern von einem Programm, in dem die Mitarbeiter kontinuierlich über die Richtlinien und Normen des Unternehmens unterrichtet werden. Es ist zu bedenken, dass ein Schulungsprogramm zur Einhaltung von Vorschriften nur dann wirksam sein kann, wenn in der gesamten Organisation eine Kultur des Engagements und der Einhaltung der Vorschriften gepflegt wird.
Ich möchte noch hinzufügen, dass es von entscheidender Bedeutung ist, dass die Unternehmen ihre Compliance-Programme und internen Kontrollen kontinuierlich überwachen und verbessern, indem sie beispielsweise laufende Überprüfungen durchführen und gegebenenfalls neue Richtlinien einführen. Dies wird wahrscheinlich eine Aufstockung der für die Einhaltung der Vorschriften bereitgestellten Ressourcen erfordern, wäre aber eine sehr kluge Investition.
Technologielösungen können einer Organisation helfen, sich richtig weiterzuentwickeln
Implementierung einer robusten Technologie zur Richtlinienverwaltung ermöglicht es Unternehmen, die richtigen Richtlinien (ob es sich nun um neue Richtlinien oder um Aktualisierungen bestehender Richtlinien handelt) an die richtigen Personen weiterzugeben und sicherzustellen, dass diese durch ihre Unterschrift zur Verantwortung gezogen werden, und einen detaillierten Prüfpfad zu erstellen, wodurch das Risiko von Geldstrafen und Rufschädigung verringert wird. Der Einsatz einer Lösung für die Richtlinienverwaltung bedeutet, dass die Mitarbeiter auf einheitliche Weise über die Richtlinien unterrichtet werden, wobei eine Methode verwendet wird, die im gesamten Unternehmen wiederholt werden kann.
Neben der Technologie für die Richtlinienverwaltung ist die Implementierung einer einfach zu bedienenden, aber hocheffizienten Workflow-Automatisierungslösung kann ein Unternehmen die Wirksamkeit seiner Richtlinien überwachen, indem es die Offenlegungen bis zur Lösung protokolliert und verfolgt und potenzielle Probleme identifiziert.
