Einführung von Legal Tech: Einblicke von 3 Legal Ops-Führungskräften
Die Einführung von Legal Tech ist für viele Rechtsabteilungen eine schöne neue Welt. Was können wir von denjenigen lernen, die den Schritt bereits gewagt haben?
Die Gastgeber von Mitratech, Steven O'Donnell, Head of Product Marketing - Legal Operations, Brian McGovern, General Manager für Workflow-Automatisierung, und Matt Rygler, Global Strategic Account Manager für ELM in EMEA, hatten das Vergnügen, sich zu einem (virtuell) interaktiven Rundtischgespräch mit dem Titel " The Community that Co-Innovates - A Legal Operations Roundtable" mit einer Gruppe von Experten über das Potenzial (und die möglichen Fallstricke) bei der Einführung von Legal Tech zusammenzusetzen.
Rachita Maker ist Leiterin der Rechtsabteilung und der Compliance-Abteilung des Weltkonzerns Tata Communications; Ian Waterworth ist Leiter der Abteilung Programme und Wandel bei der Standard Chartered Bank, und Libbie Evans ist Associate VP Knowledge Management bei der TD Bank.
Wir hatten viele Fragen und sprachen über eine Vielzahl von Themen, von der Auswahl des richtigen Tools zur Workflow-Automatisierung bis hin zur Einführung von Technologien und Herausforderungen. Hier erhalten Sie einen kleinen Einblick in das Thema, aber schauen Sie sich das ganze Video an, um einige aufschlussreiche Einblicke und gemeinsame Erfahrungen dieser Führungskräfte aus dem Bereich Legal Ops zu erhalten.
Zur Implementierung der Workflow-Automatisierung
Brian McGovern: Wie sind Sie auf das Ziel gekommen, die Rechtstechnologie zu modernisieren, und wie sehen Sie die Entwicklung Ihrer Roadmap und Ihres Plans, insbesondere im Hinblick auf die Automatisierung von Arbeitsabläufen?
Rachita Maker: Als ich anfing, war der Auftrag meines Generaldirektors an mich klar und einfach: die Rechtsabteilung auf den neuesten Stand der Technik zu bringen. Kein Druck!
Ich dachte, der beste Weg wäre die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die Untersuchung einiger manueller Prozesse, die so viel Zeit in Anspruch nehmen und leicht automatisiert werden können. Bei einigen anderen Prozessen muss man viele Beteiligte einbeziehen, die Zustimmung von verschiedenen Personen im Unternehmen einholen, und das kostet viel mehr Zeit.
Brian McGovern: Was waren die wichtigsten Anforderungen, die Sie an ein Tool zur Automatisierung von Arbeitsabläufen stellten? Was waren Ihre Kriterien für die Auswahl des Standorts, und was haben Sie in diesem Prozess gelernt?
Rachita Maker: Eines der Hauptargumente für mich war die Möglichkeit, das Tool zur Workflow-Automatisierung selbst zu steuern, ohne von einem externen Anbieter, meinen internen IT-Teams oder anderen Personen abhängig zu sein. Mein Team ist multidisziplinär; ich habe Anwälte in meinem Team, ich habe Prozessexperten, einige Techniker, einige Datenanalytiker ... für mich war es sehr wichtig, dass ich die Möglichkeit habe, Dinge schnell zu ändern und das Tool zu kontrollieren.
Die Tatsache, dass mein Team Formulare und Arbeitsabläufe erstellen kann und 80-85 % der Arbeit problemlos von einer Person erledigt werden kann, die keine Erfahrung im Programmieren hat? Das war der Schlüssel.
Natürlich war die Flexibilität des Automatisierungswerkzeugs der andere Aspekt - (wir) stellten Fragen wie: Wie einfach können wir unsere Prozesse betrachten? Und wie lässt es sich an verschiedene Prozesse anpassen?
Anwälte und die Einführung von Rechtstechnologien
Libbie Evans: Ich glaube, Anwälten fehlt manchmal das Vertrauen in die Funktionsfähigkeit der Technologie, und sie haben das Gefühl, dass sie am Ende des Tages für das Ergebnis verantwortlich sind, und wenn die Technologie nicht funktioniert, macht das ihre Arbeit noch schwieriger. Wenn sie also nicht von Anfang an Vertrauen in das Tool haben, sagen sie vielleicht einfach: "Ich mache das selbst, das ist einfacher und sicherer für mich". Es ist also wichtig, ihnen keine Werkzeuge in die Hand zu geben, die nicht funktionieren. Oder sie zumindest dabei zu unterstützen, denn natürlich ist nichts perfekt, aber zumindest sollte man sie unterstützen.
Ian Waterworth: Ich stimme Ihnen zu, Sie haben absolut Recht, ich denke, Sie wissen, dass es anfangs nicht perfekt sein wird. Und meiner Erfahrung nach gibt es eine Menge an Technologien, die nicht oder nur unzureichend genutzt werden. Man nutzt also anfangs nur einen kleinen Teil des erwarteten Nutzens.
Ich glaube, viele Leute haben die Vorstellung, dass sich alles ändern wird und dass es vom ersten Tag an perfekt sein wird, aber die Wahrheit ist, dass das oft nicht der Fall ist und dass es Zeit braucht, sich zu entwickeln.
Es ist auch wichtig, die Nutzer nicht zu vergessen - lassen Sie sie nicht zurück, denn das kann sehr schnell zu einer Quelle der Frustration werden, und dann schreckt man die Leute ab. Sie müssen in Ihrem Strategieplan Zeit einplanen, um auf die brennenden Fragen oder Probleme eingehen zu können, die nach Ansicht der Nutzer angegangen werden müssen.
Nachdem Ihr Produkt auf den Markt gekommen ist, können Sie sich nicht einfach an Ihre Roadmap halten... und alle anderen vergessen. Sie müssen sich Zeit für sie nehmen, um sicherzustellen, dass Sie sie mitnehmen können. Wenn es Dinge gibt, die für sie wichtig sind, gehen Sie darauf ein, und bauen Sie langsam aber sicher das Vertrauen und die Zusammenarbeit mit ihnen auf.
Es ist auch wichtig, die Nutzer nicht zu vergessen - lassen Sie sie nicht zurück, denn das kann sehr schnell zu einer Quelle der Frustration werden.
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