Da Datenverstöße weiter zunehmen, fordern die Aufsichtsbehörden die strikte Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Viele Unternehmen wenden sich dem NIST Privacy Framework zu, um ihre Datenschutzpraktiken zu stärken und diesen Herausforderungen zu begegnen. In Verbindung mit einem Programm zum Risikomanagement von Drittanbietern (TPRM) bietet das NIST Framework einen strukturierten Ansatz für das Management von Datenschutzrisiken, die Verbesserung der Transparenz und die Förderung des Vertrauens. Es hilft Unternehmen dabei, Datenschutzrisiken im Zusammenhang mit Drittanbietern effektiv zu identifizieren, zu bewerten und zu mindern und gleichzeitig Datenschutzaspekte in Produkte, Dienstleistungen und Lieferantenbeziehungen zu integrieren.
In diesem Beitrag werden wir die Struktur des NIST-Datenschutz-Frameworks betrachten und bewährte Verfahren für die Integration seiner Richtlinien in TPRM untersuchen.
Was ist das NIST-Datenschutz-Framework?
Das NIST-Datenschutz-Framework ist ein strukturierter und flexibler Leitfaden, der vom National Institute of Standards and Technology (NIST) entwickelt wurde, um Unternehmen beim Umgang mit Datenschutzrisiken zu unterstützen. Es soll den Datenschutz verbessern, indem es Tools und Verfahren bereitstellt, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, Transparenz fördern und das Vertrauen zwischen Unternehmen und ihren Stakeholdern stärken. In Verbindung mit Programmen zum Risikomanagement bei Dritten (TPRM) hilft das NIST-Datenschutz-Framework Unternehmen dabei, Datenschutzrisiken zu identifizieren, zu bewerten und zu mindern, die sich aus ihren Interaktionen mit Dritten ergeben.
Wichtige Komponenten des NIST-Datenschutz-Frameworks
Das NIST-Datenschutz-Framework besteht aus drei Hauptkomponenten, die zusammen eine Grundlage für das Management von Datenschutzrisiken bilden:
Kern
Der Core definiert eine Reihe von Aktivitäten und Ergebnissen im Zusammenhang mit dem Datenschutz, die für verschiedene Organisationsebenen gelten, von der Geschäftsleitung bis zum operativen Geschäft. Er ist in Funktionen, Kategorien und Unterkategorien unterteilt, die Organisationen dabei helfen, ihre Datenschutzpraktiken effektiv zu verwalten. Die Struktur des Core erleichtert die Kommunikation über Datenschutzprioritäten und trägt dazu bei, dass die Datenschutzpraktiken mit den Geschäftszielen in Einklang stehen.
Profile
Profile sind individuell angepasste Auswahlen von Funktionen, Kategorien und Unterkategorien aus dem Kernbereich. Sie ermöglichen es Organisationen, ihre Datenschutzmanagementaktivitäten auf der Grundlage spezifischer Anforderungen, Risikostufen und Geschäftsziele anzupassen. Profile können entweder den aktuellen Stand der Datenschutzpraktiken einer Organisation oder deren Zielzustand darstellen und bieten somit einen Fahrplan für Verbesserungen.
Implementierungsstufen
Die Implementierungsstufen bieten eine Skala zur Bewertung der Reife des Datenschutzrisikomanagements einer Organisation. Es gibt vier Stufen:
- Stufe 1 (Teilweise): Grundlegendes Bewusstsein für Datenschutzrisiken mit minimaler Kontrolle.
- Stufe 2 (risikobewusst): Mäßiges Bewusstsein und Einbeziehung des Datenschutzrisikomanagements.
- Stufe 3 (wiederholbar): Konsequente Anwendung von Datenschutzkontrollen und -prozessen.
- Stufe 4 (Adaptiv): Fortgeschrittene und dynamische Verfahren zum Management von Datenschutzrisiken, die sich mit den Veränderungen im Ökosystem weiterentwickeln.
Das NIST-Datenschutz-Framework bietet Leitlinien zur Integration des Risikomanagements für Dritte (TPRM) in diese Komponenten durch:
- Definition von Rollen mit Schwerpunkt auf dem Management von Datenschutzrisiken im Zusammenhang mit Beziehungen zu Dritten.
- Verwendung von Implementierungsstufen zur Bewertung und Verbesserung der Risikomanagementpraktiken von Drittanbietern.
- Sicherstellen, dass das Datenschutz-Risikomanagement in umfassendere Risikomanagementpraktiken des Unternehmens integriert wird.
- Hervorhebung der Bedeutung von Zusammenarbeit und Kommunikation bei der Festlegung klarer Erwartungen und Verantwortlichkeiten gegenüber Drittanbietern.
Was sind die 5 Grundsätze des NIST-Datenschutz-Frameworks?
Die fünf Kernfunktionen des Rahmens dienen Organisationen als Leitfaden für das Management von Datenschutzrisiken in allen ihren Betriebsabläufen, einschließlich der Interaktionen mit Dritten:
Identifizieren
Diese Funktion umfasst die Katalogisierung und Kartierung aller Interaktionen mit Dritten und der von ihnen verarbeiteten Daten. Dazu gehören die Bewertung der mit der Datenverarbeitung durch Dritte verbundenen Datenschutzrisiken, die Durchführung von Risikobewertungen und das Verständnis des Geschäftsumfelds, in dem Beziehungen zu Dritten bestehen.
Regieren
Die Governance-Funktion schafft Governance-Strukturen, die die Aktivitäten von Drittanbietern mit den Datenschutzrichtlinien des Unternehmens in Einklang bringen. Dazu gehören die Entwicklung von Datenschutzrichtlinien, die Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Sicherstellung der Einhaltung der einschlägigen Datenschutzgesetze und -vorschriften.
Kontrolle
Unternehmen müssen Kontrollen implementieren, die die Datenverarbeitung durch Dritte regeln. Dazu gehört die Einrichtung von Datenschutzkontrollen über den gesamten Lebenszyklus von Drittanbietern hinweg, einschließlich Onboarding, Offboarding und Verwaltung von Datenverarbeitungsvereinbarungen, um die Einhaltung der Datenschutzanforderungen sicherzustellen.
Kommunizieren Sie
Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zu Transparenz. Die Kommunikationsfunktion trägt dazu bei, dass Dritte die Erwartungen hinsichtlich des Datenschutzes verstehen und einhalten. Dazu gehört die Festlegung klarer Kommunikationsprotokolle für die Erörterung von Datenschutzpraktiken, die Meldung von Vorfällen und die Aktualisierung von Richtlinien.
Schützen
Diese Funktion konzentriert sich auf den Schutz personenbezogener und sensibler Daten, die von Dritten verarbeitet werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Dritte geeignete Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen implementieren und über Notfallpläne verfügen, um potenzielle Datenverstöße zu bekämpfen.
Jede Funktion ermöglicht es Unternehmen, Risiken aus Datenverarbeitungsaktivitäten effektiv zu managen. Außerdem wird sichergestellt, dass Datenschutzmaßnahmen innerhalb des Unternehmens ordnungsgemäß umgesetzt und kommuniziert werden. Um einen detaillierteren Einblick zu erhalten, wie jede Funktion an das Risikomanagement für Dritte angepasst werden kann, laden Sie unser Whitepaper „Anpassung des NIST-Datenschutz-Frameworks für die Datensicherheit durch Dritte“ herunter.
Vorteile der Verwendung des NIST-Datenschutz-Frameworks
Verbesserte Privatsphäre und Compliance
Das NIST-Datenschutz-Framework hilft Unternehmen dabei, ihre Datenschutzpraktiken an wichtige Vorschriften wie DSGVO, HIPAA und CCPA anzupassen, wodurch die Einhaltung der Vorschriften vereinfacht und rechtliche Risiken reduziert werden.
Verbessertes Vertrauen und mehr Transparenz
Die Umsetzung des NIST-Datenschutz-Frameworks fördert das Vertrauen zwischen Organisationen und ihren Stakeholdern, indem es Transparenz und Verantwortlichkeit beim Umgang mit Datenschutzrisiken gewährleistet.
Risikominderung
Unternehmen können potenzielle Datenverstöße und andere Datenschutzvorfälle mindern, indem sie Datenschutzrisiken durch Dritte identifizieren und angehen.
Geschäftskontinuität und Innovation
Das Framework unterstützt die sichere Einführung neuer Technologien und Prozesse, verbessert die Geschäftskontinuität und verwaltet gleichzeitig Datenschutzrisiken.
Kosteneffizienz
Durch proaktives Management von Datenschutzrisiken lassen sich finanzielle Kosten vermeiden, die mit Datenverstößen, rechtlichen Sanktionen und Reputationsschäden verbunden sind.
Bewährte Verfahren zur Integration des NIST-Datenschutz-Frameworks in TPRM
Betrachten wir nun praktische Strategien für die Umsetzung des NIST-Datenschutz-Frameworks in Ihren Risikomanagementprozessen für Dritte.
Führen Sie eine Datenschutzbewertung durch.
Beginnen Sie damit, den aktuellen Stand Ihres Datenschutz-Risikomanagementprogramms von Drittanbietern zu bewerten, Lücken zu identifizieren und bestehende Richtlinien mit dem NIST-Framework abzugleichen.
Datenschutzprofile anpassen
Passen Sie Datenschutzprofile an spezifische Risiken durch Dritte an und stellen Sie sicher, dass Kontrollen und Prozesse auf die Art der Daten abgestimmt sind, die von Anbietern weitergegeben und verarbeitet werden.
Kernfunktionen des NIST implementieren
Sobald eine Basis festgelegt und das Datenschutzprofil angepasst ist, können die Kernfunktionen (Identifizieren, Verwalten, Kontrollieren, Kommunizieren und Schützen) implementiert werden.
- Identifizieren und priorisieren: Identifizieren und priorisieren Sie kontinuierlich Risiken durch Dritte, indem Sie ein aktuelles Verzeichnis der Dritten und der Daten, auf die sie Zugriff haben, führen.
- Governance und Kontrolle: Richten Sie starke Governance-Strukturen ein, um Beziehungen zu Dritten zu überwachen, Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren und vertragliche Verpflichtungen zu schaffen, um die Einhaltung des NIST-Datenschutzrahmens sicherzustellen.
- Implementierung von Kontrollen: Implementieren Sie Kontrollen zur Regulierung der Datenverarbeitung durch Dritte, um Datenminimierung, Zweckbindung und sichere Datenverarbeitungsverfahren sicherzustellen.
- Effektive Kommunikation: Halten Sie offene Kommunikationskanäle mit Dritten aufrecht und informieren Sie regelmäßig über Datenschutzrichtlinien und Erwartungen.
- Schutzstrategien: Setzen Sie Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen sowie maßgeschneiderte Notfallpläne ein, um Risiken durch Dritte effektiv zu bewältigen.
Regelmäßige Risikobewertungen
Führen Sie routinemäßige, auf Fragebögen basierende Bewertungen der Datenschutzrisiken durch Dritte durch, einschließlich Datenflussanalyse, Risikobewertung und Prüfung der Datenschutzmaßnahmen und der Compliance durch Dritte.
Risiken durch Dritte kontinuierlich überwachen
Implementieren Sie regelmäßige Überwachungsstrategien und nutzen Sie Automatisierung, um Änderungen in den Praktiken von Drittanbietern zu verfolgen und die Einhaltung vorab festgelegter Datenschutzprofile sowie potenzielle Datenschutzrisiken sicherzustellen.
Verfeinern und Verbessern von Praktiken
Die Datenschutzpraktiken und -kontrollen sollten auf der Grundlage regelmäßiger Überwachungs- und Bewertungsergebnisse kontinuierlich verfeinert werden. Auch die Datenschutzprofile sollten aktualisiert werden, um Herausforderungen oder Änderungen im regulatorischen Umfeld Rechnung zu tragen.
Nächste Schritte zur Verbesserung des Datenschutzes bei Daten von Drittanbietern mithilfe von NIST
Das Risikomanagement im Bereich Datenschutz bei Drittanbietern ist keine Angelegenheit, die Unternehmen auf die leichte Schulter nehmen sollten. Es erfordert Zeit und Zusammenarbeit zwischen den Teams des Unternehmens und dem Ökosystem der Drittanbieter.
Hier sind die wesentlichen Schritte, um diesen Prozess mithilfe des NIST-Frameworks zu beginnen oder zu verbessern:
Verantwortlichkeit festlegen
Bilden Sie ein funktionsübergreifendes Team, dem Vertreter aus den Bereichen Recht, IT, interne Revision und Lieferantenmanagement angehören und das für die Überwachung des Datenschutzrisikomanagements von Drittanbietern zuständig ist.
Anpassung an das NIST-Framework
Stellen Sie sicher, dass alle Datenschutzpraktiken, -kontrollen und -prozesse von Drittanbietern mit dem NIST-Datenschutzrahmenwerk übereinstimmen, wobei der Schwerpunkt auf der Integration des Datenschutzes in Ihre gesamte Risikomanagementstrategie für Unternehmen liegt.
Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung
Überprüfen und überwachen Sie regelmäßig die Einhaltung Ihrer Datenschutzrichtlinien und -kontrollen durch Dritte und nutzen Sie dabei nach Möglichkeit Automatisierungstools für eine kontinuierliche Überwachung.
Restrisiken angehen
Einige Risiken können auch dann noch bestehen bleiben, wenn der Anbieter alle von Ihnen geforderten Vorsichtsmaßnahmen getroffen hat. Identifizieren und verwalten Sie alle nach der Beauftragung verbleibenden Risiken, um sie an die Risikotoleranz Ihres Unternehmens anzupassen.
Effektive Berichterstattung
Dokumentieren Sie systematisch die Aktivitäten zum Datenschutz-Risikomanagement von Lieferanten, um Datenschutzziele und -anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig Nachweise für Compliance-Audits zu liefern. Eine TPRM-Lösung kann die Zuordnung von Bewertungsergebnissen zu mehreren Compliance-Anforderungen optimieren und so die Effizienz verbessern.
Schulung und Sensibilisierung
Schulen Sie Ihre internen Teams und Drittanbieter in Bezug auf bewährte Verfahren zum Datenschutz und halten Sie sie über neue Datenschutzrisiken, Vorschriften und Aktualisierungen der Datenschutzprotokolle auf dem Laufenden.
Planung für die Reaktion auf Vorfälle
Entwickeln und testen Sie umfassende Notfallpläne, die Dritte einbeziehen, um sicherzustellen, dass Datenverstöße und Datenschutzvorfälle schnell und effektiv behandelt werden.
Durch die Einbindung des NIST-Datenschutz-Frameworks in das Risikomanagement für Dritte können Unternehmen ihre Datenschutzmaßnahmen erheblich verbessern, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und engere Beziehungen zu Drittanbietern und Kunden aufbauen. Um zu erfahren, wie Ihr Team dieses Framework im TPRM anwenden kann, laden Sie unser Whitepaper„Anpassung des NIST-Datenschutz-Frameworks für die Datensicherheit bei Dritten“ herunter oder vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine Demo/Strategiebesprechung mit unserem Expertenteam.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf Prävalent.net. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech das KI-gestützte Risikomanagement für Dritte, Prevalent. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, regulatorische Änderungen und Compliance abgestimmt sind.
