Automatisierte Dokumentenzusammenstellung: Nicht nur für Anwaltskanzleien

Es ist nicht verwunderlich, dass sich die meisten Artikel über Software zur automatischen Dokumentenerstellung auf Anwälte und Anwaltskanzleien konzentrieren - sie sind bekannt dafür, dass sie sorgfältig große Mengen an Dokumenten erstellen. 

Hier ist das Problem dabei - Die Vorteile der automatisierten Dokumentenzusammenstellung gehen weit über die Unterstützung von Anwälten bei der Erstellung besserer juristischer Dokumente hinaus, und zu viele Menschen wie Sie lassen sich diese Vorteile entgehen, weil Ihnen noch nie jemand gesagt hat, wie die Dokumentenzusammenstellung Sie und Ihr Unternehmen.

Wir sind hier, um das zu ändern. In diesem Artikel möchten wir die Software für die Dokumentenzusammenstellung als hilfreiches Geschäftsinstrument für jedermann - nicht nur für Anwälte - etablieren und erklären, was sie ist, wie sie funktioniert und wie sie Ihrem Unternehmen helfen kann, präzise und umfangreiche Dokumente in einem Bruchteil der Zeit zu erstellen, die Sie derzeit dafür benötigen.

Was ist eine automatisierte Dokumentenzusammenstellung?

Dokumentenzusammenstellung ist einfach der Prozess des Sammelns und Eintragens aller Informationen, die Sie für ein bestimmtes Dokument benötigen. Das ist nicht wirklich schwer, aber es ist ein sich wiederholender Prozess, der Zeit und Liebe zum Detail erfordert, um ihn korrekt durchzuführen.

Automatisierte Dokumentenzusammenstellung ermöglicht es Ihnen, Daten zu sammeln und mit Hilfe einer benutzerfreundlichen Software für die Dokumentenzusammenstellung automatisch hochwertige Dokumente zu erstellen. Sie müssen nicht mehr jedes Mal nach Daten suchen und sie kopieren und einfügen, wenn Sie ein neues Dokument erstellen müssen - mit der automatischen Dokumentenzusammenstellung können Sie Dokumente einzeln oder in großen Mengen zusammenstellen und erstellen. Das ist schnell, effizient und eine großartige Möglichkeit, die Produktivität in jedem Unternehmen zu steigern.

Wie funktioniert die Software für die Dokumentenmontage?

Die Software für die Dokumentenerstellung basiert auf Vorlagen. Das ist sinnvoll, denn die meisten Arten von Dokumenten sind ziemlich standardisiert und erfordern, dass Sie die gleiche Art von Daten jedes Mal an der gleichen Stelle eingeben. Alle Versicherungspolicen erfordern die gleiche Art der Eingabe, und dasselbe gilt für Quittungen, Verträge, Immobilienformulare und andere gängige Dokumente.

Schablonen leicht gemacht

Mit der Software für die Dokumentenzusammenstellung können Sie Vorlagen für die Dokumente erstellen, die Ihr Unternehmen am häufigsten verwendet. Sie legen die Struktur jedes Dokuments fest und füllen es mit benutzerdefinierten Designelementen wie Logos und Standardtexten wie Bedingungen, Konditionen, Versicherungsbedingungen usw. Sie können Vorlagen auf der Grundlage von Dokumententyp, Konto, Kunde oder jeder anderen gewünschten Anpassung erstellen.

Wenn Sie bereit sind, ein ein neues Dokument zu erstellenwählen Sie einfach die Art des Dokuments, das Sie zusammenstellen möchten. Die Software für die Dokumentenerstellung führt Sie dann durch eine Reihe von Fragen, die Ihnen helfen, die erforderlichen Informationen wie Namen, Adressen, Daten, Deckungssummen oder Zahlungsbeträge zu erfassen. Sobald Sie Ihre Antworten eingegeben haben, fügt die Software sie automatisch an der richtigen Stelle in das Dokument ein - kein Kopieren und Einfügen erforderlich.

Wer braucht Software für die Dokumentenerstellung?

Die kurze Antwort lautet: jeder, der regelmäßig Dokumente erstellt, aber wir wollen noch ein paar Details nennen. Software für die Dokumentenzusammenstellung ist sehr hilfreich für Anwaltskanzleien, Finanzinstitute, Behörden, Versicherungsunternehmen, Verlage und andere Unternehmen, die ein großes Volumen an Dokumenten erstellen. Sie müssen aber nicht jeden Tag Tausende von Seiten zusammenstellen, um davon zu profitieren. 

Wenn Sie eines der folgenden Dokumente regelmäßig erstellen, benötigen Sie eine Software für die Dokumentzusammenstellung.

• Verträge
• Rechnungen
• Quittungen
• Vorschläge
• Briefe
• Politische Dokumente
• Kundenpräsentationen
• Kontoauszüge
• Budgets
• Schätzungen
• Arbeitsaufträge

Was sind die Vorteile von Software für die Dokumentenmontage?

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen groß oder klein ist, bietet Software für die Dokumentenerstellung große Vorteile. Hier ein Blick auf die drei wichtigsten.

Große Zeitersparnis

Mit Hilfe von Software für die Dokumentenzusammenstellung können Sie Dokumente in einem Bruchteil der Zeit zusammenstellen und erstellen, die Sie normalerweise aufwenden. Denken Sie an all die Dokumente, die Sie zusammenstellen - und wie viel Zeit Sie und Ihr Team brauchen, um manuell nach der richtigen Version des Dokuments zu suchen, die benötigten Daten herauszufinden und alles einzeln zu kopieren und einzufügen. 

Überlegen Sie nun, was es für Ihr Unternehmen bedeuten würde, wenn Sie die Zeit, die Sie bisher für Dokument Erstellung nutzen würden, um neue Kontakte zu knüpfen, Kundenbeziehungen zu pflegen und andere Dinge zu tun, die zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen. Das ist aufregend, oder?

Deutlich weniger Fehler

Bei der manuellen Zusammenstellung von Dokumenten kommt es häufig zu Fehlern wie Tippfehlern, falschen Adressen, ausgelassenen Klauseln und vertauschten Zahlen. Je nach Situation können diese Fehler kleine Ärgernisse sein oder zu großen, teuren Problemen führen. Die besten Lösungen nehmen die Einhaltung von Dokumentenrichtlinien sehr ernst und enthalten eine Vielzahl von integrierten Funktionen zur Dokumentenkontrolle wie die Erstellung von Vorlagen, Zugriffskontrollen und vieles mehr.

Die Verwendung von Vorlagen, die von dynamischen Interviewformularen erstellt werden, hilft Ihnen, große und kleine Fehler zu vermeiden, indem die fehleranfälligsten Teile des Prozesses eliminiert werden. Sie erhalten qualitativ hochwertigere, einheitlichere Dokumente und müssen weniger Nacharbeit leisten und Frustrationen vermeiden.

Bessere Erfahrungen für Kunden und Lieferanten

Ihre Kunden und Lieferanten werden es zu schätzen wissen, dass Sie Rechnungen, Auszüge, Verträge, Briefe und andere wichtige Dokumente schnell und in hoher Qualität erstellen und versenden können.

Welche Software für die Dokumentenerstellung sollten Sie wählen?

Wenn Sie von den Möglichkeiten der Software für die Dokumentenzusammenstellung begeistert sind und bereit sind, die automatisierte Dokumentenzusammenstellung zu einem Teil Ihres Unternehmens zu machen, besteht Ihre nächste Herausforderung darin, die richtige Lösung zu finden. Es gibt eine Vielzahl von Optionen, und Sie könnten mit der Bewertung der verschiedenen Lösungen leicht überfordert sein.

Wir schlagen vor, dass Sie eine Abkürzung nehmen und mit HotDocs beginnen! Mit über einer Million Kunden in 60 Ländern sind wir ein etablierter Marktführer im Bereich der Dokumentenautomatisierung. Wir bieten Lösungen für die Zusammenstellung von Dokumenten, die speziell für die Branchen Recht, Versicherungen, Banken, Verlage und Behörden entwickelt wurden, sowie hochwertige Produkte für große und kleine Unternehmen in allen Bereichen.

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