Berichten zufolge ist es für 69 % der Mitarbeiter wahrscheinlicher, dass sie drei Jahre lang bei einem Unternehmen bleiben, wenn sie eine gute Einarbeitung erfahren haben.

Der erste Eindruck zählt, vor allem wenn es um das Onboarding neuer Mitarbeiter geht. Ein gutes Onboarding-Erlebnis gibt den Ton für die Reise eines Mitarbeiters an und wirkt sich erheblich auf die Bindung, Produktivität und das Engagement aus.

Doch das Problem ist: Die meisten Unternehmen verfehlen das Ziel. Ob es nun an einem Mangel an Zeit, Ressourcen oder einem strukturierten Plan liegt, Onboarding-Lücken können zu Desengagement und frühzeitiger Fluktuation führen.

Wie können HR-Teams also das Onboarding effizienter und angenehmer gestalten? Wir stellen Ihnen fünf bewährte Verfahren vor, mit denen Ihre neuen Mitarbeiter zu langfristigen, engagierten Mitarbeitern werden.

Was ist beim Onboarding zu beachten?

Beim Onboarding geht es nicht nur um Papierkram und Einführungen. Onboarding ist ein strukturierter Prozess, der neuen Mitarbeitern dabei hilft, sich auf ihre Rolle einzustellen, die Unternehmenskultur zu verstehen und sich schnell einzuarbeiten.

Ein erfolgreiches Onboarding-Programm umfasst:

  1. Preboarding: Sicherstellen, dass der Papierkram, I-9s, Background Checks und die Einrichtung der Technologie vor dem ersten Tag abgeschlossen sind.
  2. Einarbeitung: Einführung neuer Mitarbeiter in die Werte und Richtlinien des Unternehmens und in ihr Team.
  3. Ausbildung: Bereitstellung von rollenspezifischem Wissen, Schulungen zur Einhaltung von Vorschriften und Ressourcen für die berufliche Entwicklung.
  4. Integration: Förderung von sozialen Kontakten und Mentoring, damit sich neue Mitarbeiter willkommen fühlen.
  5. Kontinuierliche Unterstützung: Regelmäßige Überprüfungen, Leistungsziele und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten.

Durch eine durchdachte Strukturierung des Onboarding bereiten Unternehmen ihre Mitarbeiter vom ersten Tag an auf den Erfolg vor.

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Warum ist Onboarding wichtig?

Onboarding ist das Fundament, auf dem ein Mitarbeiter während seiner Zeit in einem Unternehmen aufbaut. Wenn das Fundament wackelig ist, wird es der Mitarbeiter wahrscheinlich schwerer haben, Ergebnisse zu erzielen.

Ein gut strukturiertes Onboarding-Programm ist wichtig, weil es das sollte:

  • Bessere Bindung: Mitarbeiter, die sich unterstützt fühlen, bleiben eher.
  • Steigern Sie die Produktivität: Neue Mitarbeiter können sich mit den richtigen Schulungen und Ressourcen schneller einarbeiten.
  • Verbesserung der Unternehmenskultur: Die Förderung eines frühen Engagements stärkt den Zusammenhalt im Team.
  • Reduzieren Sie Risiken bei der Einhaltung von Vorschriften: Die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Dokumentation und der Einhaltung von Rechtsvorschriften verhindert kostspielige Fehler.

Am wichtigsten ist, dass das Onboarding dazu beiträgt, ein Gefühl der Zugehörigkeit zu schaffen - wenn Mitarbeiter sich wertgeschätzt fühlen und die Bedeutung ihrer Rolle verstehen, sind sie stolz auf ihre Arbeit und motiviert, weiterhin neue Ziele zu verfolgen.

Nachdem wir nun das "Warum" hinter dem Onboarding verstanden haben, ist es an der Zeit, das "Wie" mit einigen Best Practices zu erforschen, um den Erfolg des Onboardings neuer Mitarbeiter sicherzustellen.

5 Best Practices für die erfolgreiche Einarbeitung neuer Mitarbeiter

1. Weg mit der allgemeinen Schulung - machen Sie sie rollenspezifisch

Niemand möchte stundenlang an irrelevanten Schulungen teilnehmen. Neu eingestellte Mitarbeiter sollten eine Schulung erhalten, die auf ihre spezifischen Aufgaben zugeschnitten ist, und keine allgemeinen Inhalte, die zu vage oder zu oberflächlich sind für das, was sie tatsächlich tagtäglich tun werden. Eine wirksame Schulung umfasst:

  • Rollenspezifisches Lernen: Anpassung der Ausbildung an die beruflichen Aufgaben, um die Leistung zu steigern.
  • Bewertungen vor dem Einstieg: Ermittlung von Wissenslücken vor dem Starttermin für einen personalisierten Lernplan.
  • Interaktives Lernen: Praktische Übungen, Hospitationen und Mentorenprogramme zur Vertiefung der Kenntnisse.

Rollenspezifische Schulungen helfen neuen Mitarbeitern, Vertrauen zu gewinnen und schneller produktive Mitglieder des Teams zu werden. Außerdem ist es mit einem Lernmanagementsystem einfach, Schulungspläne anzupassen, den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter das Wissen erhält, das er für seinen Erfolg benötigt.

2. Gründliches Hintergrundscreening durchführen

Ein erfolgreiches Onboarding kann bereits vor dem ersten Tag beginnen. Hintergrundüberprüfungen sind ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen einstellen. Ihr Background-Screening-Prozess sollte Folgendes umfassen:

  • Rollenspezifische Prüfungen: Einheitsüberprüfungen eignen sich nicht für bestimmte spezialisierte Aufgaben. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Hintergrundüberprüfungen rollenspezifisch anpassen, damit Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Hintergrundüberprüfung ziehen.
  • Effiziente Screening-Lösungen: Hintergrundüberprüfungen sollten nicht der Grund sein, warum Sie keine Mitarbeiter einstellen können. Sie sollten eine Lösung für Hintergrundüberprüfungen haben, die mit Ihren Einstellungsanforderungen Schritt halten kann.
  • Transparente Kommunikation: Eine transparente Kommunikation mit den Bewerbern hilft, Vertrauen aufzubauen und Frustrationen zu vermeiden.
  • Einhaltung der Vorschriften: Machen Sie sich mit den bundes- und landesspezifischen Vorschriften vertraut, um sicherzustellen, dass Sie die vorgeschriebenen Prüfverfahren einhalten.

Durch eine gründliche und spezifische Überprüfung des Hintergrunds können Sie sicher sein, dass Ihr neuer Mitarbeiter qualifiziert und für den Rest des Einstellungsprozesses bereit ist.

3. Bringen Sie Ihren Papierkram (und Ihr Verfahren) in Ordnung

Die HR-Teams haben schon genug Papierkram zu erledigen, aber das Onboarding ist der beste Zeitpunkt, um für eine ordnungsgemäße Organisation und die Einhaltung der Vorschriften zu sorgen, damit Sie später bei einem Audit nicht alle Schritte zurückverfolgen müssen. Zu den wichtigsten Bereichen, auf die Sie sich konzentrieren sollten, gehören:

  • Formular I-9 Management: Kleine Fehler können zu hohen Bußgeldern führen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre I-9-Formulare doppelt überprüfen oder eine Lösung verwenden, die Ihnen hilft, die I-9-Compliance sicherzustellen.
  • Automatisierte Aufgabenerinnerungen: Stellen Sie sicher, dass die Fristen für erforderliche Dokumente und Schulungsmodule eingehalten werden.
  • Elektronisch: Wenn Sie noch mit Papier arbeiten, sollten Sie zur besseren Organisation eine elektronische Dokumentenverwaltung in Erwägung ziehen.

Wenn die Dokumentation gut verwaltet wird, können sich die HR-Teams mehr darauf konzentrieren, neue Mitarbeiter einzustellen, als sich um Papierkram zu kümmern.

4. Teamintegration zur Priorität machen

Neu eingestellte Mitarbeiter sollten sich vom ersten Tag an als Teil des Teams fühlen. Der Aufbau neuer Beziehungen ist einer der aufregendsten und lohnendsten Aspekte beim Antritt einer neuen Stelle, und Sie können ihnen helfen, starke Beziehungen aufzubauen, indem Sie:

  • Zuweisung von Mentoren oder Onboarding-Buddies, die Anleitung geben und Fragen beantworten.
  • Veranstalten Sie ein virtuelles oder persönliches Mittagessen, bei dem sich die Teammitglieder zwanglos unterhalten und einander außerhalb der Arbeit kennen lernen können.
  • Zuweisung eines "Erstwochenprojekts", das die Zusammenarbeit mit verschiedenen Teammitgliedern fördert und ihnen einen frühen Erfolg beschert.
  • Einrichtung einer "Kennenlern-Umfrage", um neue Mitarbeiter mit Kollegen mit ähnlichen Interessen oder Hobbys zusammenzubringen.

Eine unterstützende Teamdynamik führt zu besseren Ergebnissen. Wenn sich neue Mitarbeiter wohlfühlen, stellen sie eher Fragen und haben keine Angst, etwas zu sagen, was den Einarbeitungsprozess beschleunigt.

5. Nachbereitung mit klaren Zielen und Kontrollbesuchen

Onboarding sollte nicht nach der ersten Woche aufhören. Kontinuierliche Unterstützung ist das Geheimnis für langfristigen Erfolg, und es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie sicherstellen können, dass Ihr neuer Mitarbeiter gut zurechtkommt:

  • Festlegung von 30-, 60- und 90-Tage-Zielen, um erreichbare Meilensteine zu setzen und den Fortschritt zu verfolgen.
  • Durchführung regelmäßiger Kontrollbesuche, um Bedenken anzusprechen, Feedback zu geben und Unterstützung zu leisten.
  • Einholen von Feedback zum Einführungsprozess, um Verbesserungen für künftige Einstellungen vorzunehmen.
  • Bereitstellung zusätzlicher Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, damit sie in ihrer Rolle wachsen können.

Eine konsequente Nachbereitung zeigt, dass Ihnen die Entwicklung des Mitarbeiters am Herzen liegt, und hilft, ihn an seine Einarbeitungsziele zu erinnern, so dass er weiterhin aktiv an der Erreichung dieser Ziele arbeitet.

Was passiert nach dem Onboarding?

Jetzt, da die Einarbeitung abgeschlossen ist, ist es an der Zeit, den Schwung beizubehalten. Ein guter Start ist wichtig, aber langfristiges Engagement und Karriereentwicklung sind die wahren Faktoren für Bindung und Erfolg. Hier erfahren Sie, wie Sie sicherstellen, dass sich Ihre Mitarbeiter weiterentwickeln und erfolgreich sind:

  • Leistungsbewertungen: Führen Sie strukturierte Feedbackgespräche mit klaren, umsetzbaren Erkenntnissen. Legen Sie personalisierte Wachstumspläne fest, die sowohl mit den Unternehmenszielen als auch mit den individuellen Karrierewünschen übereinstimmen.
  • Fortlaufende Schulung und Entwicklung: Bieten Sie kontinuierliche Lernmöglichkeiten an, z. B. Kompetenzworkshops, Cross-Training-Programme oder Zertifizierungen, damit sich die Mitarbeiter engagieren und in ihren Aufgaben weiterentwickeln.
  • Mentorenschaft und Karriereentwicklung: Bringen Sie Mitarbeiter mit Mentoren zusammen, die ihnen Orientierung, Karriereberatung und Möglichkeiten zur Entwicklung von Führungsqualitäten bieten können. Fördern Sie die Vernetzung innerhalb des Unternehmens, um die Zusammenarbeit und die interne Mobilität zu fördern.
  • Initiativen zur Mitarbeiterbindung: Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter durch Anerkennungsprogramme, Wertschätzung durch Kollegen und teambildende Maßnahmen. Pflegen Sie eine Kultur der Transparenz, der Inklusion und der offenen Kommunikation.

Investitionen in die langfristige Mitarbeiterentwicklung tragen dazu bei, die Motivation aufrechtzuerhalten und den Unternehmenserfolg zu steigern.

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Wie Sie heute ein besseres Onboarding aufbauen

Beim Onboarding sind viele Faktoren zu berücksichtigen, und die richtigen Tools machen den Unterschied. Ein nahtloser Prozess gewährleistet nicht nur die Einhaltung der Vorschriften, sondern fördert auch das Engagement und die Bindung der Mitarbeiter.
Die HR-Lösungen von Mitratech helfen bei der Rationalisierung und Optimierung jeder Phase des Onboarding, einschließlich:

  • Hintergrund-Screening: Überprüfen Sie schnell und effizient neue Mitarbeiter und stellen Sie gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften sicher.
  • I-9 Verwaltung: Vereinfachen Sie die Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung und führen Sie genaue Aufzeichnungen.
  • Lernmanagement: Bieten Sie strukturierte Schulungsprogramme an, die die Mitarbeiter auf den Erfolg vorbereiten.
  • Und mehr! Für das Onboarding und darüber hinaus sind unsere HR- und Compliance-Lösungen so konzipiert, dass sie den HR-Teams die Arbeit erleichtern.

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