Nach dem Eingang von mehr als 35.000 Kommentaren hat das DOL nur wenige wesentliche Änderungen an der vorgeschlagenen Vorschrift vorgenommen, und der Verwaltungsaufwand, den diese Vorschrift für die betroffenen Unternehmer mit sich bringt, ist erheblich. Obwohl wir hier nicht auf jedes Detail der neuen Anforderungen eingehen können, zeigt dieser Überblick zum Teil, wie kompliziert und schwierig die Einhaltung der Vorschriften sein wird.
Welche Auftragnehmer sind abgedeckt?
Im Allgemeinen gelten diese neuen Anforderungen für dieselben Auftragnehmer, die unter die Verordnungen zur Umsetzung der Executive Order zur Festlegung eines Mindestlohns für Auftragnehmer fallen. Insbesondere sind Arbeitgeber mit den folgenden Verträgen verpflichtet, ihren Mitarbeitern bezahlten Krankenurlaub zu gewähren:
- Beschaffungsverträge für Bauarbeiten, die unter das Davis-Bacon-Gesetz (DBA) fallen
- Dienstleistungsaufträge, die unter das Gesetz über Dienstleistungsaufträge (SCA) fallen
- Konzessionsverträge, einschließlich aller Konzessionsverträge, die vom SCA ausgeschlossen sind
- Verträge im Zusammenhang mit Bundeseigentum oder -grundstücken und im Zusammenhang mit dem Angebot von Dienstleistungen für Bundesbedienstete, deren Angehörige oder die Allgemeinheit.
Die Final Rule stellt klar, dass Verträge mit dem U.S. Postal Service (USPS) unter die Final Rule fallen können. Da der USPS in der Executive Order nicht ausdrücklich ausgeschlossen wurde, schloss das DOL daraus, dass Dienstleistungsverträge mit dem USPS abgedeckt sind.
Verträge, die nur den DBA-bezogenen Gesetzen unterliegen, Zuschüsse sind, mit Indianerstämmen geschlossen werden oder dem Walsh-Healy Public Contracts Act unterliegen - d. h. Verträge über die Herstellung oder Lieferung von Materialien, Lieferungen, Artikeln oder Ausrüstungsgegenständen für die Regierung - fallen nicht unter die Anforderungen. Darüber hinaus gelten die Anforderungen nur für Verträge oder Teile von Verträgen, die in den Vereinigten Staaten ausgeführt werden.
Die im DBA und im SCA festgelegten Schwellenwerte müssen erreicht werden, bevor ein Hauptauftragnehmer abgedeckt ist (2.000 USD für das DBA und 2.500 USD für das SCA). Bei anderen Beschaffungsverträgen liegt der Schwellenwert für die Deckung bei 3.500 $. Es gibt jedoch keinen Schwellenwert für die Deckung von Nicht-Beschaffungsverträgen für Konzessionen oder für Unteraufträge zu gedeckten Verträgen.
Wann werden die Auftragnehmer erfasst?
Die Verpflichtung zur Gewährung von bezahltem Krankenurlaub für die betroffenen Mitarbeiter gilt für neue Verträge und Ersatzverträge für auslaufende Verträge, die aus Ausschreibungen hervorgehen, die am oder nach dem 1. Januar 2017 veröffentlicht wurden. Außerdem gilt die Regel für Verträge, die vor dem 1. Januar 2017 in Kraft waren, wenn sie am oder nach dem 1. Januar 2017 erneuert, verlängert oder geändert werden.
Welche Arbeitnehmer haben Anspruch auf bezahlten Krankenurlaub?
Arbeitnehmer, die "Arbeiten im Rahmen oder im Zusammenhang mit" einem abgedeckten Vertrag ausführen, haben unter bestimmten Umständen Anspruch auf bezahlten Krankenurlaub. Um abgedeckt zu sein, müssen die Löhne der Arbeitnehmer dem DBA, dem SCA oder dem Fair Labor Standards Act (FLSA) unterliegen, einschließlich der Arbeitnehmer, die von den Überstundenanforderungen des FLSA befreit sind.
Arbeitnehmer führen Arbeiten "an" einem gedeckten Vertrag aus, wenn ihre Arbeit die spezifischen, im Vertrag beschriebenen Dienstleistungen umfasst. Angestellte führen Arbeit "in Verbindung mit" einem gedeckten Vertrag aus, wenn ihre Arbeitstätigkeiten für die Erfüllung dieses Vertrags notwendig sind, sie aber nicht direkt mit den im Vertrag beschriebenen spezifischen Dienstleistungen beschäftigt sind. Das Arbeitsministerium nennt als Beispiele für Arbeitnehmer, die "in Verbindung mit" einem Vertrag arbeiten, einen Wachmann, der auf einem vom DBA abgedeckten Gelände patrouilliert, und einen Lohnbuchhalter, der die Löhne für SCA-Mitarbeiter bearbeitet.
Die Regel sieht eine Ausnahme für Arbeitnehmer vor, die Arbeiten "im Zusammenhang" mit einem gedeckten Vertrag ausführen, wenn sie weniger als 20 Prozent ihrer Arbeitsstunden in einer bestimmten Arbeitswoche mit Arbeiten im Zusammenhang mit gedeckten Verträgen verbringen. Diese Arbeitnehmer haben keinen Anspruch auf die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Dieser Ausschluss gilt jedoch nicht für Arbeitnehmer, die zu irgendeinem Zeitpunkt während einer Arbeitswoche "an" einem gedeckten Vertrag arbeiten.
Wie viel Lohnfortzahlung im Krankheitsfall muss den betroffenen Arbeitnehmern gewährt werden?
Auftragnehmer müssen mindestens eine Stunde bezahlten Krankenurlaub für jede 30 Stunden, die an oder im Zusammenhang mit einem gedeckten Vertrag gearbeitet werden, bis zu 56 Stunden pro Jahr (sieben 8-Stunden-Tage) gewähren. Obwohl das DOL vorschlug, dass die Auftragnehmer verpflichtet sein sollten, die Abgrenzung des bezahlten Krankenurlaubs jedes Arbeitnehmers "nicht seltener als am Ende jeder Arbeitswoche" zu berechnen, änderte es den Verordnungstext dahingehend, dass die Abgrenzung des bezahlten Krankenurlaubs nur am Ende jedes Lohnzeitraums oder jedes Monats vorgeschrieben ist, je nachdem, welcher Zeitraum kürzer ist. Bezahlter Krankenurlaub kann von einem Jahr auf das nächste übertragen werden, aber die Vertragspartner sind nicht verpflichtet, eine Gesamtsumme von mehr als 56 Stunden auf einmal anzusammeln. Darüber hinaus wird der übertragene Urlaub nicht auf die 56 Stunden für das nächste Jahr angerechnet.
Die Inanspruchnahme der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ist eher vertrags- als auftragsbezogen...
Im Allgemeinen haben Arbeitnehmer, die innerhalb eines Jahres wieder eingestellt werden, Anspruch auf Wiedereinsetzung ihres zum Zeitpunkt der Trennung bestehenden Guthabens an bezahltem Krankenurlaub. Die Auftragnehmer sind nicht verpflichtet, ausscheidende Mitarbeiter für ungenutzte Krankheitszeiten zu bezahlen, aber wenn sie dies tun, entfällt die Verpflichtung zur Wiedereinsetzung der bezahlten Krankheitszeiten. Darüber hinaus hat das Arbeitsministerium die vorgeschlagene Vorschrift gestrichen, wonach Nachfolgeunternehmen die beim Vorgängerarbeitgeber aufgelaufenen Urlaubstage des Arbeitnehmers übernehmen müssen.
Darüber hinaus gilt die Final Rule nicht unmittelbar für bestimmte Arbeitnehmer, die unter einen Tarifvertrag fallen. Wenn ein Arbeitnehmer unter einem Tarifvertrag (CBA) arbeitet, der vor dem Datum der Veröffentlichung der Final Rule (30. September 2016) ratifiziert wurde und der CBA mindestens 56 Stunden bezahlten Krankenurlaub pro Jahr vorsieht, gelten die Anforderungen der Final Rule nicht, bis der CBA endet oder bis zum 1. Januar 2020, je nachdem, was früher eintritt. Wenn der Tarifvertrag jedoch weniger als 56 Stunden bezahlten Krankenurlaub vorsieht, müsste der Auftragnehmer einen bezahlten Zusatzurlaub in Höhe von 56 Stunden gewähren, um diese vorübergehende Ausnahme in Anspruch nehmen zu können.
- Arbeitnehmer müssen nur dann Anspruch auf bezahlten Krankenurlaub haben, wenn sie "an" oder "im Zusammenhang mit" einem gedeckten Vertrag arbeiten. Für die Zeit, in der sie an nicht abgedeckten Projekten arbeiten, müssen sie also keinen Anspruch auf bezahlten Krankenurlaub geltend machen. Natürlich sind die Vertragspartner verpflichtet, angemessene Aufzeichnungen zu führen, um zu unterscheiden, wo ein Arbeitnehmer gearbeitet hat.
- Bei Arbeitnehmern, die "im Zusammenhang" mit einem gedeckten Vertrag arbeiten, ist es den Unternehmern gestattet, eine Schätzung dieser Zeit bei der Berechnung der Höhe des bezahlten Krankenurlaubs zu verwenden, solange die Schätzung "angemessen ist und auf überprüfbaren Informationen beruht". "Ein Unternehmer könnte zum Beispiel schätzen, dass eine Empfangsdame, die eingehende Anrufe für eine Gruppe anderer Arbeitnehmer, die an gedeckten Verträgen arbeiten, während durchschnittlich eines Drittels ihrer Arbeitszeit bearbeitet, auch ein Drittel ihrer Arbeitsstunden in Verbindung mit gedeckten Verträgen verbringt.
- Die Definition des Begriffs "geleistete Arbeitsstunden" wurde gegenüber der vorgeschlagenen Regelung geändert, die vorsah, dass der Begriff alle Zeiten umfasst, für die ein Arbeitnehmer bezahlt wird oder bezahlt werden sollte, einschließlich der Zeit, in der ein Arbeitnehmer bezahlten Krankenurlaub oder eine andere vom Arbeitgeber gewährte bezahlte Freistellung in Anspruch nimmt. In der endgültigen Regelung steht der Begriff "geleistete Arbeitsstunden" im Einklang mit dem FLSA, so dass er keine bezahlte Freistellung einschließt.
- Wenn Auftragnehmer keine Aufzeichnungen über die von befreiten Arbeitnehmern geleisteten Arbeitsstunden führen, können sie den Arbeitnehmern die Möglichkeit geben, bezahlten Urlaub zu nehmen, als ob sie 40 Stunden pro Woche für einen abgedeckten Vertrag arbeiten würden.
- Die Vertragsnehmer können sich dafür entscheiden, den versicherten Arbeitnehmern zu Beginn des Jahres, in dem der Anspruch entsteht, 56 Stunden bezahlten Krankenurlaub zu gewähren.
- Die Vertragsnehmer müssen jeden betroffenen Arbeitnehmer schriftlich über seinen angesammelten, aber nicht genutzten bezahlten Krankenurlaub informieren. Die Mitteilung muss mindestens einmal pro Lohnperiode oder pro Monat erfolgen, je nachdem, welcher Zeitraum kürzer ist. Eine solche Mitteilung muss auch erfolgen, wenn ein Arbeitnehmer aus dem Unternehmen ausscheidet und, wenn der Urlaubssaldo zum Zeitpunkt der Trennung nicht ausgezahlt wurde, wenn der Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres wieder eingestellt wird. Diese Mitteilungspflichten können durch einen Online-Zugang erfüllt werden, z. B. über ein Selbstbedienungsportal für Mitarbeiter.
- Ein Auftragnehmer ist nicht verpflichtet, "einem Arbeitnehmer zu gestatten, für jeden Bruchteil von 30 geleisteten Arbeitsstunden bezahlten Krankenurlaub in Schritten von weniger als einer Stunde zu sammeln. Ein solcher Bruchteil der geleisteten Arbeitsstunden wird zu den Arbeitsstunden addiert, die für denselben Auftragnehmer in den folgenden Lohnperioden geleistet werden, um die nächsten 30 Arbeitsstunden zu erreichen, vorausgesetzt, dass die nächste Lohnperiode, in der der Arbeitnehmer im Rahmen eines gedeckten Vertrags tätig ist, in dasselbe Jahr fällt, in dem die Rückstellung gebildet wird.
Wann kann die Lohnfortzahlung bei Krankheit in Anspruch genommen werden?
Ein Arbeitnehmer hat Anspruch auf bezahlten Krankheitsurlaub für die Zeit, in der er an einem gedeckten Vertrag arbeitet, wenn die Abwesenheit im Zusammenhang steht mit
- Eine körperliche oder geistige Krankheit, Verletzung oder ein medizinischer Zustand
- Inanspruchnahme von Diagnosen, Behandlungen oder Präventivmaßnahmen durch einen Gesundheitsdienstleister
- Pflege eines Kindes, eines Elternteils, eines Ehegatten, eines Lebenspartners oder einer anderen blutsverwandten oder verschwägerten Person, deren enge Verbindung mit dem Arbeitnehmer einer familiären Beziehung gleichkommt und die an einer der oben genannten Krankheiten oder einem Bedarf an Diagnose, Pflege oder präventiver Pflege leidet oder anderweitig Pflege benötigt
- Häusliche Gewalt, sexuelle Übergriffe oder Stalking, wenn die Abwesenheit aus einem der in den ersten beiden Punkten genannten Gründe erfolgt, oder um eine Beratung oder Unterstützung durch eine Opferhilfeorganisation in Anspruch zu nehmen, einen Umzug zu beantragen, rechtliche Schritte einzuleiten oder um eine mit dem Mitarbeiter verwandte Person bei der Durchführung einer dieser Maßnahmen zu unterstützen.
- Wenn Arbeitnehmer sowohl an gedeckten als auch an nicht gedeckten Aufträgen arbeiten, haben sie nur während der Zeit Anspruch auf bezahlten Krankenurlaub, in der sie an dem gedeckten Auftrag oder in Verbindung mit diesem arbeiten. Arbeitet ein Arbeitnehmer jedoch an mehr als einem gedeckten Auftrag, kann der Auftragnehmer die Inanspruchnahme der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall nicht auf die Zeit im Zusammenhang mit einem bestimmten Auftrag beschränken - die "Inanspruchnahme der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ist auftragsbezogen und nicht auftragsbezogen...".
- Wenn der Auftragnehmer die Zeit schätzt, die ein Arbeitnehmer "im Zusammenhang" mit einem gedeckten Vertrag arbeitet, kann dieser Arbeitnehmer während der gesamten Arbeitszeit bezahlten Krankenurlaub in Anspruch nehmen.
- Eine "körperliche oder geistige Krankheit, Verletzung oder ein medizinischer Zustand" wird definiert als "jede Krankheit, Störung, Beeinträchtigung oder jedes Trauma des Körpers oder des Geistes". Eine Behandlung durch einen Gesundheitsdienstleister ist nicht erforderlich. Beispiele sind "eine Erkältung, eine Ohrenentzündung, eine Magenverstimmung, ein Geschwür, eine Grippe, Kopfschmerzen, Migräne, ein verstauchter Knöchel, ein gebrochener Arm oder eine depressive Episode".
- Arbeitnehmer haben eine "enge Beziehung" zu jeder Person, zu der sie eine bedeutende persönliche Bindung haben, die einer familiären Beziehung ähnelt, und die die Arbeitnehmer als Familienmitglied betrachten. Die Regel "erlaubt keine signifikante Einmischung in das Privatleben der Arbeitnehmer durch ihre Arbeitgeber", und "der Arbeitnehmer braucht nur zu behaupten, dass eine familiäre oder familienähnliche Beziehung besteht...".
- Der Umfang des Krankheitsurlaubs darf die Stunden nicht überschreiten, die der Arbeitnehmer tatsächlich gearbeitet hätte, wenn er zu diesem Zeitpunkt nicht im Urlaub gewesen wäre. Die endgültige Regelung sieht jedoch eine "enge Ausnahme" für Arbeitnehmer vor, deren Arbeit es physisch unmöglich macht, den Arbeitsplatz während einer Schicht zu verlassen oder dorthin zurückzukehren, wie z. B. Flugbegleiter.
Wie können Arbeitnehmer bezahlten Krankenurlaub beantragen?
Die Mitarbeiter können ihren Urlaub mündlich oder schriftlich, persönlich, telefonisch oder per E-Mail beantragen. Urlaubsanträge sollten mindestens 7 Kalendertage im Voraus gestellt werden, wenn die Notwendigkeit des Urlaubs vorhersehbar ist. Ist er nicht vorhersehbar, wird von den Arbeitnehmern erwartet, dass sie ihn so rechtzeitig anmelden, wie es unter den gegebenen Umständen machbar ist. Obwohl der Urlaubsantrag eine Schätzung der vom Arbeitnehmer benötigten Zeit enthalten sollte, "kann der Auftragnehmer einen Arbeitnehmer nicht an die im Antrag angegebene Schätzung binden".
Die Auftragnehmer müssen auf einen Urlaubsantrag so schnell wie möglich reagieren. Das DOL geht davon aus, dass dies oft "sofort oder innerhalb weniger Stunden" geschieht. Lehnt ein Unternehmer einen Urlaubsantrag ab, muss die Ablehnung schriftlich erfolgen und eine Begründung enthalten. Wenn die Ablehnung auf unzureichende Informationen zurückzuführen ist, muss der Unternehmer dem Arbeitnehmer die Möglichkeit geben, einen korrigierten Antrag zu stellen. Wenn die Ablehnung auf einem Antrag auf bezahlten Krankenurlaub während einer Zeit beruht, in der der Arbeitnehmer nicht an einem abgedeckten Vertrag arbeitet, muss die Ablehnung durch Aufzeichnungen belegt werden, aus denen die Zeit des Arbeitnehmers für abgedeckte und nicht abgedeckte Arbeit hervorgeht.
Wann kann ein Vertragspartner einen Nachweis über den Bedarf an bezahltem Krankenurlaub verlangen?
Der einzige Zeitpunkt, zu dem ein Auftragnehmer eine Dokumentation von einem Gesundheitsdienstleister (oder eine andere Dokumentation, wenn der Urlaub mit häuslicher Gewalt, sexuellen Übergriffen oder Stalking zusammenhängt) verlangen kann, ist, wenn ein Arbeitnehmer drei oder mehr aufeinanderfolgende volle Arbeitstage abwesend ist . Darüber hinaus kann eine solche Dokumentation nur dann verlangt werden, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über die Notwendigkeit dieser Informationen informiert, bevor der Arbeitnehmer an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt. Eine solche Mitteilung muss "in einer Weise erfolgen, die vernünftigerweise so bemessen ist, dass die Arbeitnehmer tatsächlich von der Anforderung in Kenntnis gesetzt werden". Die Mitarbeiter können beispielsweise durch regelmäßige E-Mail-Erinnerungen oder durch einen auffälligen Hinweis auf einer Webseite, auf der die Mitarbeiter ihren Urlaub beantragen können, auf eine solche Anforderung aufmerksam gemacht werden. Eine allgemeine Richtlinie oder eine Bestimmung im Handbuch wird wahrscheinlich nur dann als ausreichend angesehen, wenn die Mitarbeiter "zu einem späteren Zeitpunkt" darauf Bezug nehmen können, was vermutlich bedeutet, dass sie Zugang zu ihrem eigenen Mitarbeiterhandbuch haben oder es online verfügbar ist.
- Ein Auftragnehmer kann von einem Arbeitnehmer verlangen, dass er innerhalb von 30 Tagen nach Beginn des Urlaubs entsprechende Belege vorlegt.
- Ein Auftragnehmer, der den Urlaub auf der Grundlage der Unterlagen verweigert, müsste eine solche Entscheidung innerhalb von 10 Kalendertagen nach Eingang der Unterlagen treffen oder 10 Kalendertage nach Ablauf der Frist für die Einreichung, wenn keine Unterlagen vorgelegt werden.
- Sind die Unterlagen unzureichend, muss der Auftragnehmer den Arbeitnehmer über den Mangel informieren und ihm eine Frist von 5 Tagen für die Einreichung zusätzlicher Informationen einräumen.
- Ein Auftragnehmer kann einen Gesundheitsdienstleister nur kontaktieren, um den Inhalt der Bescheinigung zu bestätigen oder zu klären. Er kann keine Informationen über den Zustand anfordern, eine zweite Meinung einholen oder den Inhalt der Bescheinigung auf andere Weise in Frage stellen.
- Ein Auftragnehmer kann von einem Arbeitnehmer nicht verlangen, dass er als Bedingung für die Annahme der Bescheinigung tatsächlich einen Gesundheitsdienstleister aufsucht.
- Die von den Mitarbeitern vorgelegten Bescheinigungen und Unterlagen müssen vertraulich behandelt werden.
- Wenn die Abwesenheit mit häuslicher Gewalt oder einem ähnlichen Grund zusammenhängt, ist die "Selbstbescheinigung" eine zulässige Form der Dokumentation durch den Arbeitnehmer.
Kann ein Auftragnehmer seine bestehenden PTO-Richtlinien verwenden?
Ja, solange die Richtlinie über bezahlte Freistellung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. In der Präambel der endgültigen Regelung wird dieses Thema ausführlich erörtert und es werden zahlreiche Beispiele angeführt. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Auftragnehmer, der 56 Stunden PTO zur Verfügung stellt, die für jeden beliebigen Zweck genutzt werden können, keinen separaten bezahlten Krankenurlaub gewähren muss, selbst wenn der Arbeitnehmer die PTO für Zwecke nutzt, die nicht unter die Vorschrift fallen, wie z. B. Urlaub. Für PTO-Richtlinien, die mehr als 56 Stunden bezahlten Urlaub vorsehen, müssen die Auftragnehmer jedoch entweder "(1) alle PTO, die für die in der Final Rule beschriebenen Zwecke verwendet werden, in Übereinstimmung mit allen Anforderungen der Rule zur Verfügung stellen oder (2) den Umfang der bezahlten Freistellung, die ein Mitarbeiter für die in der Rule beschriebenen Zwecke verwendet, nachverfolgen und Aufzeichnungen darüber erstellen und führen, In diesem Fall muss der Auftragnehmer für jedes Anfalljahr nur bis zu 56 Stunden PTO zur Verfügung stellen, die der Arbeitnehmer für solche Zwecke in Übereinstimmung mit den Anforderungen der Regel, wie z. B. für die Bescheinigung, Dokumentation und Aufzeichnung, verwenden möchte." Mit anderen Worten, wenn der Auftragnehmer nicht nachverfolgt, welche Zeit als bezahlter Krankenurlaub - im Gegensatz zu Urlaub oder sonstigem Urlaub - genutzt wird, und alle Anforderungen der Vorschrift für diese Zeit übernimmt, dann " müssen alle Anträge eines Arbeitnehmers auf bezahlte Freistellung ... in Übereinstimmung mit der endgültigen Vorschrift gestellt werden" (Hervorhebung hinzugefügt).
Die Auftragnehmer haben die Möglichkeit, bestehende PTO-Richtlinien zu ändern, um die neuen Anforderungen zu erfüllen, oder separate Richtlinien für bezahlten Krankenurlaub einzuführen.
Gibt es eine Bestimmung gegen Vergeltungsmaßnahmen?
Ja. Den Auftragnehmern ist es untersagt, in die Rechte der Arbeitnehmer oder die Inanspruchnahme von Urlaub einzugreifen und Vergeltungsmaßnahmen zu ergreifen. Die folgenden Handlungen würden als Einmischung betrachtet werden:
- Fehler bei der Berechnung der von einem Arbeitnehmer angesammelten bezahlten Krankheitsurlaube
- Verweigerung oder unangemessene Verzögerung einer Antwort auf einen Antrag auf bezahlten Krankenurlaub
- Entmutigung eines Arbeitnehmers bei der Inanspruchnahme von bezahltem Krankenurlaub
- Verringerung des angesammelten Krankenurlaubs eines Arbeitnehmers um mehr als den tatsächlich verbrauchten Betrag
- Versetzung eines Arbeitnehmers zur Arbeit in nicht abgedeckten Verträgen, um die Inanspruchnahme oder den Aufbau von bezahltem Krankenurlaub zu verhindern.
Darüber hinaus dürfen Auftragnehmer einen Mitarbeiter nicht entlassen oder diskriminieren, weil er
- Inanspruchnahme oder Versuch der Inanspruchnahme von bezahltem Krankenurlaub
- Einreichung einer Beschwerde, Einleitung eines Verfahrens oder anderweitige Geltendmachung von Rechten, die in der Executive Order oder den Vorschriften vorgesehen sind
- Zusammenarbeit bei Ermittlungen oder Zeugenaussagen in einem Verfahren im Rahmen der Durchführungsverordnung oder der Vorschriften
- Unterrichtung einer anderen Person über ihre Rechte gemäß der Durchführungsverordnung oder den Vorschriften.
Darüber hinaus ist es rechtswidrig, die oben genannten Punkte als negativen Faktor bei einer Einstellungsentscheidung zu berücksichtigen, einschließlich der Anrechnung von bezahltem Krankenurlaub im Rahmen einer verschuldensunabhängigen Anwesenheitspolitik.
Wie werden die Vorschriften durchgesetzt?
Weder die Executive Order noch die Final Rule schaffen einen privaten Klagegrund. Daher wird die Wage and Hour Division des Arbeitsministeriums die Einhaltung der Vorschriften untersuchen und feststellen, ob ein Verstoß vorliegt. Je nach Art des Verstoßes sind folgende Abhilfemaßnahmen möglich:
- Verweigerung oder Verlust von Bezügen oder Leistungen
- Tatsächlicher finanzieller Schaden, der infolge des Verstoßes entstanden ist
- Pauschalierter Schadenersatz
- Einbehaltung von fälligen Zahlungen aus dem Vertrag
- Wiedereinstellung eines zu Unrecht entlassenen Arbeitnehmers
- Andere angemessene oder gerechte Maßnahmen.
Welche Formulierungen müssen in den Verträgen enthalten sein?
Die vollständige Vertragsklausel kann in Bundesverträgen und Unterverträgen mit folgendem Wortlaut durch Verweis aufgenommen werden: "Executive Order 13706 - Establishing Paid Sick Leave for Federal Contractors" und die zugehörigen Durchführungsbestimmungen, einschließlich der geltenden Vertragsklausel, werden durch Verweis in diesen Vertrag aufgenommen, als ob sie vollständig in diesem Vertrag enthalten wären. Die Webseite, die die Vertragsklausel in vollem Wortlaut enthält, oder die entsprechende Bestimmung des Code of Federal Regulations (CFR) oder der Federal Acquisition Regulation (FAR) muss ebenfalls zitiert werden.
Welche Aufzeichnungen müssen von den betroffenen Vertragspartnern aufbewahrt werden?
Die folgenden Aufzeichnungen müssen von den Vertragspartnern für jeden Arbeitnehmer während der Laufzeit des Vertrags und für drei Jahre danach aufbewahrt werden:
- Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer
- Beruf oder Klassifizierung
- Höhe der gezahlten Löhne
- Anzahl der täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden
- Alle Lohnabzüge
- Lohnsumme pro Lohnperiode
- Benachrichtigung der Arbeitnehmer über den Umfang der angesammelten bezahlten Krankheitstage
- Anträge von Arbeitnehmern auf Inanspruchnahme von bezahltem Krankenurlaub
- Daten und Beträge der in Anspruch genommenen bezahlten Krankheitstage
- Schriftliche Ablehnung von Anträgen auf bezahlten Krankenurlaub, einschließlich Erklärungen
- Aufzeichnungen über die Zertifizierung und die erforderlichen und vorgelegten Unterlagen
- Aufzeichnungen, aus denen hervorgeht, wie viel Krankengeld ein Arbeitnehmer angesammelt oder in Anspruch genommen hat, oder Berechnungen dazu
- Regelmäßiges Entgelt und Leistungen, die einem Arbeitnehmer für jede Inanspruchnahme von bezahltem Krankenurlaub gewährt werden
- Jede finanzielle Zahlung für nicht in Anspruch genommenen bezahlten Krankenurlaub beim Ausscheiden eines Arbeitnehmers
- Abgedeckte Verträge
Müssen die Auftragnehmer die Arbeitnehmer informieren?
Ja. Die Auftragnehmer sind verpflichtet, alle Arbeitnehmer, die im Rahmen eines Vertrags arbeiten, über die Anforderungen an den bezahlten Krankenurlaub zu informieren. Das DOL hat ein Plakat herausgegeben, das an der Baustelle deutlich sichtbar angebracht werden muss. Wenn der Auftragnehmer üblicherweise Mitteilungen auf elektronischem Wege veröffentlicht, kann er die Bekanntmachungsanforderung erfüllen, indem er die Mitteilung auf einer Website veröffentlicht, die normalerweise für Mitteilungen an die Arbeitnehmer bezüglich ihrer Arbeitsbedingungen verwendet wird.
Schlussfolgerung
Selbst wenn ein Auftragnehmer bereits 56 oder mehr Stunden bezahlten Krankenurlaub gewährt, muss er seine Politik in Verbindung mit den Anforderungen der Final Rule überprüfen, um sicherzustellen, dass er die unzähligen zusätzlichen Verpflichtungen erfüllt. Wenn ein Unternehmer in Gebieten arbeitet, in denen staatliche oder lokale Gesetze die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall regeln, muss er sicherstellen, dass er die großzügigsten Verpflichtungen einhält und dass er auch die Vorgaben der Final Rule erfüllt. Obwohl die Anforderungen an die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ab dem 1. Januar 2017 nicht für jeden Auftragnehmer gelten, können sich diejenigen Auftragnehmer, die neue oder geänderte Vertragsdaten nicht genau verfolgen, dafür entscheiden, die neuen Anforderungen bis zum 1. Januar freiwillig umzusetzen. Einige Auftragnehmer werden auch entscheiden müssen, ob sie sich an die strikte Anwendung der Vorschrift halten und den Krankenurlaub nur denjenigen Mitarbeitern gewähren, die "im Rahmen oder im Zusammenhang mit" gedeckten Verträgen arbeiten, oder ob sie ihn aus Gründen der Arbeitsmoral (und vielleicht auch der einfacheren Verwaltung) allen Mitarbeitern unabhängig von der tatsächlichen Deckung gewähren wollen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
