Les équipes juridiques sont constamment invitées à faire plus avec moins - mais que signifie exactement "plus" et à quoi ressemble réellement le fait d'utiliser "moins" ?
Selon une enquête récente, 72 % des chefs d'entreprise pensent que la réduction du nombre de fournisseurs de technologies et de services permettra de réaliser des économies. Au-delà de la rentabilité, il y a un argument à faire valoir en faveur de la productivité : l'assemblage de différentes technologies juridiques provenant d'endroits différents signifie qu'elles ne parlent pas toujours la même langue ou ne s'intègrent pas toujours. Cela peut entraîner une duplication des données et un cloisonnement des informations, avec tous les effets secondaires que cela implique : difficulté à maintenir la conformité, perte de temps à rechercher la "vraie" version la plus récente d'un contrat, confusion et manque de confiance dans les données, mauvaise communication ou désalignement entre les services, etc.
Parlons longévité : Point ou plateforme ?
Nous avons discuté des pièges de l'approche "one-and-done", ou de l'adoption de solutions ponctuelles rapides avec des fonctionnalités incompatibles, du code personnalisé et aucune intégration d'API. C'est rapide, facile à mettre en place et à faire fonctionner, et cela permet de faire le travail, mais à long terme ? Ne vous attendez pas à ce qu'elle tienne la route.
L'autre extrême est la mise en œuvre d'une solution maison, qui peut échouer lorsque le fardeau de la mise en œuvre, de la maintenance et de l'assistance à la clientèle pèse sur les équipes informatiques déjà bien remplies ou que des variables imprévisibles telles que la rotation du personnel entraînent des lacunes en matière d'expertise.
Une meilleure stratégie à long terme consiste à décharger votre équipe des tâches administratives grâce à une plateforme de gestion intégrée, qui offre la solution que vous recherchez actuellement et des possibilités d'intégration avec d'autres services à l'avenir.
Les équipes juridiques stratégiques intègrent les intégrations, la centralisation des données et l'efficacité des processus dans leurs technologies et leurs équipes en investissant dans la bonne technologie et en pensant à leur pile technologique juridique à long terme, quel que soit leur niveau de maturité au départ.
Votre pile de technologies juridiques doit prendre en charge l'ensemble de vos opérations juridiques, mais deux types de technologies en constituent le cœur. Votre système de gestion des dossiers doit fonctionner comme une "source unique de vérité" dans l'ensemble de votre département et agir comme le centre d'information par lequel et vers lequel toutes les autres données circulent. Votre outil d'automatisation du flux de travail peut alors agir comme l'énergie du réseau qui connecte vos outils entre eux et tire des informations de votre système de gestion des dossiers ou les lui transmet selon les besoins.
Exploiter la puissance d'une gestion rationalisée des dossiers
Tous les membres des équipes juridiques doivent avoir un accès immédiat et autorisé aux documents pertinents, tels que les affaires, les contrats, les documents et les mises à jour de l'état d'avancement. Ces données doivent être centralisées, faute de quoi votre équipe risque de perdre beaucoup de temps et d'énergie à rechercher et à vérifier des informations. Les employés déclarent qu'il leur faut en moyenne 9,5 minutes pour se remettre dans le bain après avoir changé d'application - vous pouvez donc imaginer qu'une pile technologique surchargée ne ralentit pas seulement votre équipe, mais qu'elle l'épuise également. Lorsque les membres de l'équipe s'appuient sur des systèmes déconnectés, ils perdent du temps et risquent de commettre des erreurs qui ont un impact sur vos résultats.
Des données normalisées permettent aux responsables de vos services d'être informés par le biais de tableaux de bord et d'analyses en cours de processus, ce qui permet à votre organisation de gérer les opérations et les risques de manière proactive. Lorsque vous passez en revue les exigences de votre système de gestion des dossiers, mettez en évidence et soulignez les critères d'intégration et de collaboration faciles. Votre source unique de vérité est l'endroit vers lequel toutes les autres informations juridiques doivent circuler - il est donc de la plus haute importance que vous soyez en mesure de parler à travers les technologies et de permettre aux utilisateurs des différents départements de travailler ensemble.
Lorsque les équipes juridiques commencent à se sentir surchargées par le système de gestion des dossiers qu'elles ont déjà mis en place, ou lorsqu'elles atteignent un point de maturité où leur solution maison ne gère plus leurs données de manière responsable, il est temps de commencer à regarder autour de soi.
Trouver la bonne plateforme peut faire la différence entre une équipe qui suit et gère les dossiers sans effort et une équipe qui s'enlise dans des tâches répétitives et des solutions de contournement manuelles.
Que vous utilisiez votre logiciel de gestion des dossiers depuis des années ou que vous veniez de commencer votre recherche, nous avons dressé une liste de "signaux d'alarme" à surveiller.
Débloquez votre flux grâce à l'automatisation des flux de travail
94% des professionnels de l'entreprise aimeraient unifier leur automatisation avec une plateforme unique plutôt que de s'appuyer sur des systèmes disparates. L 'automatisation des flux de travail est un outil sur lequel les chefs d'entreprise s'appuient pour connecter les données afin de soulager les utilisateurs du fardeau que représente le travail manuel. Considérez les systèmes de gestion des dossiers comme le cœur battant de votre installation technique, qui maintient votre équipe en vie et en bonne santé en centralisant et en approuvant les données avant qu'elles ne soient diffusées plus loin. Imaginez maintenant l'automatisation du flux de travail comme les veines qui transportent vos données depuis les différentes sources d'entrée jusqu'à ce centre.
Les acheteurs de l'équipe juridique considèrent l'automatisation des flux de travail comme un outil permettant de transférer des informations de manière efficace, rationalisée et standardisée, qu'il s'agisse de demandes d'accord de confidentialité qui passent par les ventes et fonctionnent au sein des organisations ou d'affaires créées dans Salesforce mais qui reposent sur des intégrations de flux de travail pour mettre à jour automatiquement votre source unique de vérité.
Avec le bon type d'automatisation du flux de travail, vous pouvez créer des intégrations entre vos applications afin que vos utilisateurs n'aient pas à mettre à jour manuellement chaque application.
Mais trouver la bonne solution pour votre équipe n'est pas une mince affaire. De nombreuses solutions existantes ne répondent pas aux besoins de collaboration interfonctionnelle, de conformité et d'évolutivité à long terme. Jetez un coup d'œil à ces quelques conseils utiles pour obtenir les fonctionnalités et le soutien dont votre équipe a besoin.
Assurez votre succès avec Managed Bill Review (MBR)
Lorsqu'il s'agit d'examiner les factures et les postes juridiques, l'absence d'uniformité dans l'approche peut conduire à des données fragmentées et erronées, à des calculs erronés et à des erreurs coûteuses. De plus, la vérification de l'exactitude des factures et des informations de facturation des cabinets d'avocats détourne l'attention des tâches stratégiques et à forte valeur ajoutée.
C'est là que la technologie peut intervenir pour aider à atténuer les problèmes qui surviennent dans les données à partir d'éléments bloqués ou regroupés sur la facture, de tâches indiscernables ou d'activités sur les entrées de temps qui sont vaguement décrites. Cela permet non seulement d'améliorer l'hygiène des données en amont, mais aussi d'améliorer la transparence des parties prenantes et les prévisions en aval.
Certains systèmes de catégorisation des postes de facturation alimentés par la ML et l'IA (comme Managed Bill Review de Mitratech) peuvent attribuer des codes de tâches exclusifs en langage commun à chaque poste de facturation avec une précision prédictive de 97 %.
Les algorithmes avancés et l'IA générative permettent aux équipes de traiter de grandes quantités de données, leur fournissant une vue holistique de leurs opérations avec les avocats externes. Parallèlement, alors que la technologie de l'IA travaille en coulisses, certaines technologies plus avancées d'examen des factures gérées favorisent l'IA-humaine, offrant une expertise en la matière qui comprend le contexte des dépenses juridiques et peut fournir de la précision, de la conformité et de l'intelligence exploitable
Vous voulez en savoir plus sur l'IA dans la gestion des dépenses juridiques et sur la technologie Managed Bill Review?
Ne passez pas à côté d'un maintien juridique efficace
Même si vous envisagez d'utiliser un nouvel outil axé sur une pratique spécifique, comme Legal Hold, vous devez tenir compte de la façon dont il s'intègre à vos systèmes, processus et technologies juridiques.
Comme toute équipe confrontée simultanément à plusieurs litiges ou affaires réglementaires peut vous le dire, les preuves, les escalades et les attestations s'accumulent rapidement.
Votre veille juridique peut-elle s'intégrer à votre plateforme de gestion des dossiers, de sorte que les membres de l'équipe juridique puissent la lancer à partir de la plateforme où ils passent le plus clair de leur temps ? Les analyses de la veille juridique sont-elles tirées avec la même puissance et la même complexité que leurs principaux outils de reporting ? Découvrez comment une approche intégrée de la veille juridique peut améliorer vos résultats et votre écosystème juridique.
Récapitulons :
En réalité, dans notre marché en mutation, la croissance dans le domaine des opérations juridiques ne se limite plus à l'augmentation des effectifs ou à l'acquisition de nouveaux bureaux ; c'est l'occasion de faire preuve d'une véritable stratégie.
Auriez-vous besoin d'un peu d'aide pour suivre les outils et les meilleures pratiques nécessaires à la réussite de votre service juridique ?
Vous n'êtes pas seul - c'est pourquoi nous avons créé cette liste de contrôle complète de toutes les questions et confirmations à prendre en compte lors de la montée en puissance de votre équipe d'opérations juridiques et de votre pile technologique, y compris :
- Une vue d'ensemble de la façon de s'aligner sur la vision de votre directeur juridique
- Conseils pour inciter les parties prenantes à continuer à vous soutenir
- Des idées sur ce qui fait la réussite et l'étanchéité d'une évaluation
- Pourquoi l'exécution est un processus continu - et comment rester proactif à ce sujet ?
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