Wie können CFOs der Spreadsheet-Spirale entkommen?

Drei Jahre später haben die Ergebnisse der Studie des FSN Modern Finance Forum mit dem Titel The Future of Financial Reporting Survey 2017 möglicherweise immer noch Gültigkeit.

CFOs sind in einer Tabellenkalkulationsspirale gefangen , aus der sie offenbar keinen Ausweg finden. Dies wirkt sich stark auf die Herausforderungen aus, vor denen die Finanzabteilungen bei der Erfüllung der Berichtsanforderungen interner und externer Behörden stehen, und verschärft diese sogar noch.

Die Untersuchung ergab eine hohe Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen, wobei 71 % der Unternehmen dieses Instrument zur Erfassung von Daten in allen Geschäftsbereichen verwenden. Aber natürlich müssen die Finanzabteilungen angesichts des unbeständigen wirtschaftlichen Umfelds und der sich wandelnden rechtlichen Rahmenbedingungen häufig neue Geschäftsmodelle entwickeln oder bestehende ändern.

Die meisten Unternehmen setzen ausgefeilte Unternehmenssysteme ein, die jedoch aufgrund ihrer Komplexität den Anforderungen an die Agilität des Unternehmens nicht gerecht werden können.

46 % der Unternehmen sind heute von der IT-Abteilung abhängig, um ihre Berichtsstrukturen in diesen Unternehmenssystemen zu ändern. Dies führt zu Verzögerungen und lässt den CFOs keine andere Wahl, als auf Tabellenkalkulationen zurückzugreifen, um die Funktionslücke zu schließen und diese End-User-Computing-Anwendungen (EUC) zu nutzen, um die Berichtsprozesse zu überkleben. Dieser Kreislauf setzt sich endlos fort.

Der Prozess der Finanzberichterstattung hält 97 % der CFOs nachts wach, und 62 % der Finanzteams befürchten, dass sie ihre Berichtsfristen nicht einhalten können. Um die Auswirkungen der schrumpfenden Ressourcen auszugleichen, wenden sich die CFOs dem Self-Service-Reporting zu und setzen es auf Platz zwei ihrer technologischen Prioritäten nach der automatisierten Dokumentenerstellung und elektronischen Unterschriften.

Mangelnde Kontrollen und Sichtbarkeit

Der Grundgedanke, der hinter dem Self-Service-Reporting steht, ist nachvollziehbar, doch birgt das Konzept aufgrund des Phänomens der "Spreadsheet-Spirale", die die Finanzabteilungen erfasst hat, auch Risiken. Tabellenkalkulationen werden für eine Vielzahl von Finanzprozessen, Datenmanipulationen und -aggregationen verwendet, wobei mehrere Informationsquellen in diese Anwendungen einfließen. Das Problem bei der unstrukturierten und unkontrollierten Verwendung von Tabellenkalkulationen ist, dass es schwierig wird, die Genauigkeit der Daten in diesen Anwendungen zu garantieren.

In vielen Unternehmen fehlen definitive Richtlinien und Kontrollen für die Verwendung von Tabellenkalkulationen. Folglich sind die Datenverknüpfungen zwischen Tabellenkalkulationen und anderen EUC-Dateien nicht transparent. Dies erhöht das Risiko des Einsatzes dieser Tools für eine präzise Finanzberichterstattung erheblich, da in der Regel jeder einen neuen geschäftskritischen Finanzprozess erstellen kann, ohne dass es Kontrollen gibt, die eine genaue Datennutzung in dem Modell gewährleisten.

CFOs müssen Vertrauen in ihre Daten haben. Sie müssen die genauen Datenquellen kennen, die in ihre Finanzberichte einfließen - und deren Herkunft. Die Realität sieht so aus, dass viele Finanzabteilungen keinen Einblick in die Datenflüsse innerhalb ihrer Tabellenkalkulations- und EUC-Landschaft haben. Die Datenverknüpfungen zwischen den verschiedenen Tabellenkalkulationen über Abteilungen, Regionen und Modelle hinweg sind in der Regel nicht dokumentiert und daher unmöglich einzusehen und genau zu entziffern. 40 % der CFOs können nicht bestätigen, dass ihre Daten immer vertrauenswürdig sind; 46 % von ihnen machen sich Sorgen, dass ein unerwarteter Tabellenkalkulationsfehler entdeckt wird.

Die Auswirkungen könnten erheblich sein, denn wenn es um die Finanzberichterstattung und die Ergebnisse geht, sind sie individuell verantwortlich. Die Marks and Spencer Debakel, als das Unternehmen aufgrund eines Tabellenkalkulationsfehlers versehentlich ungenaue Finanzergebnisse veröffentlichte, ist nur ein Beispiel dafür. Ein einziger Fehler in einer Tabellenkalkulation kann eine DominoeffektDadurch entsteht eine Datenanarchie, die die Genauigkeit von Finanzmodellen und -berichten beeinträchtigen kann und das Unternehmen einem extremen Betriebsrisiko aussetzt.

Und doch können sich CFOs nicht aus der Tabellenkalkulationsspirale befreien - das liegt daran, wie sehr Tabellenkalkulationen in der Finanzfunktion verankert sind. Die CFOs müssen jedoch ihr Haus in Ordnung bringen, und die Lösung liegt wirklich in der Einführung von Technologien. Der manuelle Versuch, die Datenströme in einer riesigen EUC-Umgebung zu entschlüsseln, ist eine vergebliche, ja unmögliche Aufgabe.

Warum Automatisierung die Antwort ist

Automatisierung kann die Tabellenkalkulationsspirale durchbrechen , die für viele CFOs und ihre Finanzabteilungen eine Herausforderung darstellt. Durch den Einsatz von Technologie können Finanzabteilungen eine End-to-End-Kontrolle von Tabellenkalkulationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg einführen und Transparenz über ihre Daten und ihre Datenreihenfolge herstellen - von der Erstellung bis zur Stilllegung. Darüber hinaus können sie sicherstellen, dass die geschäftskritischen Prozesse, die in Tabellenkalkulationen enthalten sind, zum richtigen Zeitpunkt in die Kernsysteme des Unternehmens integriert werden, und zwar auf der Grundlage von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen. Dieser Ansatz trägt dazu bei, dass im gesamten Unternehmen jederzeit "eine Version der Wahrheit" gilt.

Die oben erwähnte Studie zeigt auch, dass 75 % der CFOs noch nicht zur Echtzeitberichterstattung in der Vorstandsetage übergegangen sind. Hierfür sind unbestreitbare Informationsgenauigkeit und vollständige Transparenz des Tabellenkalkulationsuniversums sowie Transparenz der Abläufe in der Datenlandschaft unerlässlich - und Technologie kann dies leisten. Finanzabteilungen werden in der Lage sein, jede einzelne Tabellenkalkulation und EUC-Anwendung über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg routinemäßig und auf der Grundlage von Best Practices zu verwalten . Dies wird auch dazu beitragen, dass das Ziel der CFOs, die Finanzberichterstattung selbst in die Hand zu nehmen, in greifbare Nähe rückt ... und ihnen dabei helfen, aus der Abwärtsspirale auszubrechen, die ihr Geschäft und ihren Seelenfrieden bedroht.

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