Les candidats à un emploi doivent généralement se soumettre à de nombreux types de contrôles afin de s'assurer qu'ils répondent aux exigences requises pour l'emploi.
Bien que la vérification la plus évidente qui vienne à l'esprit soit celle de vos références afin de confirmer vos compétences et votre expérience, aux États-Unis les employeurs sont également tenus de prendre des mesures supplémentaires pour s'assurer que chaque nouvelle recrue est autorisée à travailler légalement dans le pays.
Tout type d'employeur est tenu de remplir unformulaire I-9 pour chaque nouvel employé travaillant physiquement aux États-Unis dans les trois jours suivant le début de l'emploi. Le formulaire I-9 est un formulaire de deux pages qui doit être conservé dans les dossiers pendant une période déterminée et mis à jour dans certaines circonstances, telles qu'un changement de nom.
Cependant, certains employeurs sont tenus de soumettre les nouveaux employés à une étape de vérification supplémentaire appelée E-Verify.
Qu'est-ce que E-Verify ?
E-Verify est un système de vérification en ligne qui confirme les informations fournies dans les formulaires I-9 des employés en recoupant ces formulaires avec les registres gouvernementaux.
Contrairement au formulaire I-9, E-Verify exige également que les employés fournissent leur numéro de sécurité sociale et présentent à leur employeur des documents d'identité comportant une photo, alors que les règles I-9 n'exigent pas que les documents d'identité comportent une photo.
E-Verify est effectué à l'aide un portail en ligne, sur lequel votre employeur saisira les informations figurant sur votre formulaire I-9 dûment rempli. Votre employeur n'est autorisé à vous soumettre à E-Verify qu'une fois que vous avez accepté une offre d'emploi et rempli le formulaire I-9. E-Verify n'est pas destiné à servir d'outil de présélection, et les employeurs ne sont pas autorisés à utiliser ce système à des fins de discrimination dans le cadre du recrutement.
Tous les employeurs ne sont pas tenus d'utiliser E-Verify, mais beaucoup le font volontairement afin de prendre des mesures supplémentaires pour s'assurer que tous leurs employés sont légalement autorisés à travailler. Bien que les lois relatives à E-Verifyvarient généralementd'un État à l'autre, tous les entrepreneurs fédéraux – et leurs sous-traitants – qui utilisent des contrats contenant la clause E-Verify du Federal Acquisition Regulation (FAR) doivent vérifier électroniquement tous leurs employés, quel que soit le lieu où se trouve l'entreprise.
La plupart des exigences obligatoires relatives à E-Verify au niveau des États concernent l'exécution de contrats publics, tandis que toutes les entreprises sont généralement autorisées à utiliser E-Verify sur une base volontaire. La Californie constitue une exception notable, où les employeurs ne sont pas autorisés à obliger un employé à utiliser E-Verify, sauf si la nature de l'emploi (par exemple, s'il est lié à un contrat fédéral) les y oblige en vertu de la loi.
Que signifie E-Verify pour vous ?
La première chose que les employés potentiels voudront savoir, c'est si E-Verify s'applique à eux, étant donné qu'il ne s'agit pas d'une exigence universelle. Tout employeur qui utilise E-Verify est tenu d'afficher une affiche « Notice of E-Verify Participation » (Avis de participation à E-Verify), fournie par le ministère de la Sécurité intérieure, ainsi que l'affiche « Right to Work » (Droit au travail) publiée par le ministère de la Justice, section des droits des immigrants et des employés, afin que vous soyez informé à l'avance des exigences d'E-Verify. Si, pour une raison quelconque, ces affiches ne peuvent être affichées, elles doivent vous être fournies lorsque vous postulez à l'emploi.
Le système E-Verify ne fournira pas à votre employeur des informations sur votre citoyenneté ou d'autres données que vous n'avez pas fournies. Il se contente de confirmer si vous êtes autorisé à travailler en comparant les informations figurant sur votre formulaire I-9 avec celles contenues dans certaines bases de données gouvernementales. En cas de divergence entre les informations, votre employeur recevra soit une non-confirmation provisoire (TNC), soit une non-confirmation définitive (FNC).
Quelle est la différence entre un TNC et un FNC ? Que devez-vous savoir si vous n'êtes pas confirmé ?
Comme leur nom l'indique, les FNC sont une décision finale selon laquelle vous n'êtes pas admissible à travailler. Les TNC, en revanche, peuvent être corrigées et contestées, et il est important de comprendre vos droits au cours de ce processus.
Il existe deux types de TNC :
- Administration de la sécurité sociale (SSA) TNC – cela inclut les incohérences dans vos dossiers SSA, telles que celles entre votre nom, votre numéro de sécurité sociale et/ou votre date de naissance ;
- Département de la sécurité intérieure (DHS) TNC – ces TNC sont liés aux dossiers de citoyenneté et d'immigration, tels que les divergences avec votre numéro de passeport, votre carte d'identité d'État, votre permis de conduire, votre numéro d'enregistrement d'étranger (numéro A), votre numéro de formulaire I-94 (enregistrement d'arrivée et de départ) et d'autres dossiers.
Si E-Verify renvoie un TNC, votre employeur est tenu de vous en informer dans les meilleurs délais, en vous remettant un avis de mesures supplémentaires (Further Action Notice) et des informations sur le TNC et les options qui s'offrent à vous en tant qu'employé pour contester le TNC. Si vous souhaitez contester un TNC, vous disposez de huit jours ouvrables fédéraux pour vous rendre dans un bureau local de la SSA ou pour contacter le DHS avec une copie de l'avis.
La première chose que vous et votre employeur devez faire est de vérifier l'avis de mesures supplémentaires afin de confirmer que toutes les informations fournies sont correctes. Souvent, un TNC peut être dû à une simple erreur de frappe, à une saisie incorrecte de votre date de naissance et du mois, ou même à l'omission d'un trait d'union dans votre nom de famille. Si vous décidez de contester et de résoudre le TNC, votre employeur transmettra votre dossier à la SSA ou au DHS à l'aide d'E-Verify et vous fournira une confirmation de la date de renvoi. Une fois que vous aurez contacté l'agence en question, celle-ci devrait être en mesure de vous aider à résoudre votre dossier.
Si vous recevez un FNC ou décidez de ne pas contester un TNC, votre employeur peut mettre fin à votre contrat de travail. Mais il est important de savoir que si vous décidez de contester un TNC, votre employeur n'est pas autorisé à prendre de mesures à votre encontre tant que l'affaire n'est pas résolue. Cela inclut la suspension ou la résiliation de votre contrat de travail, le report de votre date d'entrée en fonction, la retenue de votre salaire ou la restriction de votre formation. Une fois que vous aurez contacté en temps utile l'agence gouvernementale compétente, votre employeur recevra une mise à jour du dossier via le système E-Verify.
