Protéger au mieux votre organisation au milieu de COVID-19, sous l'angle de la RegTech et de la gestion de la continuité des activités.
L'épidémie de coronavirus (COVID-19) a mis à rude épreuve de nombreuses entreprises et perturbé le fonctionnement des organisations. Alors que la panique s'installe dans le monde entier, le directeur financier d'Alyne, Matthias Danner, croit fermement qu'il vaut mieux être préparé que surpris. Au cours de cette période critique, Alyne a réévalué et revu son cadre de gestion de la continuité des activités afin d'identifier et de comprendre ses dépendances internes et externes pour une réponse optimale à la pandémie.
Le nombre total de cas augmentant de manière exponentielle, il est vital pour toutes les organisations de disposer d'un système de gestion de la continuité des activités fiable afin de rester en conformité. Un cadre bien élaboré et conçu permettra aux organisations de rester agiles et résistantes en temps de crise.
Il ne fait aucun doute que l'épidémie a perturbé l'équilibre d'innombrables entreprises à travers le monde. Elle a contraint de nombreuses organisations à adopter des politiques de travail plus flexibles qui encouragent le travail à distance et la virtualisation. Au cours de la semaine écoulée, une série d'entreprises technologiques de renom, telles que Twitter, Apple, Google et Amazon, ont ordonné la fermeture de leurs bureaux et mis en œuvre leur cadre de gestion de la continuité des activités en limitant les déplacements internationaux et en demandant à leurs employés de travailler à domicile et d'éviter les interactions publiques inutiles. Lire la liste complète des entreprises technologiques sur Stayinghomeclub ici.
De même, chez Alyne, l'équipe a eu une série de discussions intenses sur les risques potentiels et les scénarios auxquels nous sommes susceptibles d'être confrontés, et auxquels nous sommes déjà confrontés, en tant qu'organisation :
Voici quelques scénarios :
- Les frontières sont fermées et les employés sont bloqués chez eux ou en vacances à l'étranger.
- Fermeture de jardins d'enfants et d'écoles, obligeant les parents à rester à la maison avec leurs enfants.
- Le risque qu'un membre du personnel contracte le virus COVID-19 et le transmette à son insu à l'ensemble du personnel du bureau.
Avec une pléthore de possibilités, il est presque évident que disposer d'un cadre BCM efficace, complet et hautement configurable peut être la stratégie clé qui vous permet de répondre et de gérer les menaces, les vulnérabilités et les incidents en temps opportun. Pendant cette période, il est conseillé aux organisations d'optimiser leur valeur commerciale et de protéger le bien-être de leur équipe (et de l'ensemble de la population) en mettant en place des politiques qui soutiennent le travail flexible et à distance.
Alyne a inclus quelques conseils sur la façon d'adopter le travail à distance dans votre organisation :
Veillez à ce que tout le monde ait accès à une connexion internet stable et puissante, ainsi qu'à la technologie appropriée. Une connexion internet rapide et fiable est une exigence minimale pour le travail à distance, afin de garantir le bon déroulement des activités. Cela inclut les chargeurs, les écouteurs et les téléphones portables. Tous les employés doivent pouvoir communiquer entre eux et avec les clients aussi facilement qu'en personne, et faire leur travail sans interruption ni excuse.
1. Outils de discussion instantanée pour l'ensemble de l'organisation
La clé d'une équipe performante est la communication à outrance. Il est toujours essentiel de minimiser les hypothèses pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Bien que la communication excessive puisse sembler inutile et indésirable pour certains, elle est particulièrement importante dans une organisation établie où l'horaire de travail est réparti sur plusieurs fuseaux horaires, car elle permet de s'assurer que tout le monde a la même compréhension d'un sujet.
2. Logiciel d'appel vidéo
Les visages, c'est toujours mieux ! La possibilité de programmer un nombre illimité de réunions vidéo permet aux équipes qui travaillent à distance d'être plus proches les unes des autres. S'assurer que votre entreprise dispose d'un logiciel de vidéoconférence fiable permet d'établir la connexion en face à face dont vous avez besoin, lorsque vous ne pouvez pas être, eh bien, en face à face.
3. Outils de collaboration et de statut
Les outils de collaboration garantissent des mises à jour en temps réel sur les projets et une meilleure gestion des projets à distance. Cette fonction essentielle permet à n'importe quel membre de l'équipe de prendre des responsabilités immédiatement, à n'importe quel moment, en ayant connaissance de ce qui s'est passé auparavant. Un outil de collaboration réduit les délais et améliore la productivité des employés. Il s'agit d'une application essentielle pour toute organisation, qu'elle travaille à distance ou non.
Avec l'explosion soudaine du nouveau coronavirus, de nombreuses entreprises ont dû se précipiter pour adopter une politique de travail à distance afin de protéger le bien-être de leurs employés. Cependant, avec une structure de travail à distance minimale en place auparavant, certaines entreprises ont du mal à fournir la même qualité de service.
Au cours de cette période, la capacité des organisations individuelles à réagir et à répondre aux crises est devenue évidente. Une gestion efficace de la continuité des activités est sans aucun doute bénéfique et avantageuse, car elle crée activement un environnement de travail qui soutient les mécanismes de communication critiques, la sécurité des employés et les processus commerciaux essentiels.
Bien que des structures commerciales différentes doivent mettre en place des cadres BCM différents pour assurer la continuité de l'entreprise en raison de profils variés, nous avons identifié quelques points à retenir qui sont applicables à la plupart des organisations.
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