Qu'est-ce qu'un FAAP ?
Qu'est-ce qu'un FAAP ? La foire aux questions (FAQ) de l'OFCCP indique qu'un FAAP « permet l'élaboration d'un programme organisé autour d'unités fonctionnelles ou commerciales [qui] ne sont généralement pas définies par leur emplacement physique, mais font plutôt référence à une composante au sein d'une organisation qui fonctionne de manière autonome dans le cadre normal des activités de l'organisation ». En rendant compte des opérations plutôt que des lieux de travail distincts comme dans les rapports plus courants sur les « établissements » (spécifiques à un lieu), « les FAAP offrent aux entrepreneurs une plus grande flexibilité dans la structuration de leurs programmes d'action positive afin de mieux s'aligner sur le mode de fonctionnement de leur organisation ».
Les lieux de travail uniques déclarés dans les plans d'action positive (AAP) basés sur les établissements regroupent souvent des employés de plusieurs unités commerciales qui ne travaillent pas ensemble. Comme les FAAP reflètent l'organisation d'une entreprise, ils permettent de mieux révéler le profil des employés concernés en termes de sexe, d'origine ethnique, d'anciens combattants et de handicap.
Les entrepreneurs peuvent utiliser à la fois les FAAP et les AAP basés sur les établissements pour différentes parties de leur organisation.
Quels sont les changements décrits dans la directive révisée ?
Les entrepreneurs fédéraux ne peuvent pas faire de déclaration via les FAAP sans l'accord de l'OFCCP. En vertu de la directive mise à jour, les entrepreneurs doivent, entre autres, informer l'OFCCP des changements concernant le point de contact FAAP (le « contact principal de l'entreprise » que l'entrepreneur doit identifier pour l'OFCCP) au moins une fois par an ; informer l'agence lorsqu'il met en œuvre son FAAP nouvellement approuvé ; fournir l'adresse du siège social et les détails d'identification connexes ; et soumettre les données relatives au FAAP au format Excel ou CSV. L'OFCCP peut désormais demander des documents supplémentaires lors de l'examen d'une demande FAAP.
Pourquoi les FAAP sont-ils si peu utilisés ?
L'OFCCP déclare qu'il « a actuellement conclu des accords FAAP avec 86 entrepreneurs couvrant 2 509 unités fonctionnelles ». Pourquoi ? L'un des principaux problèmes réside dans la charge administrative imposée par la directive aux entrepreneurs qui souhaitent obtenir ou conserver un accord FAAP.
Les entrepreneurs doivent obtenir l'autorisation de l'OFCCP pour mettre en œuvre un FAAP. Les nombreuses informations que les entrepreneurs doivent fournir lorsqu'ils demandent l'autorisation de mettre en œuvre un FAAP sont décrites dans l'annexe A de la directive révisée. L'OFCCP a, en quelque sorte, accru la complexité du processus d'autorisation. En plus de demander des informations supplémentaires lors de l'examen de la demande FAAP, l'OFCCP peut également exiger une réunion pour examiner la demande dans le cadre du « processus de négociation » décrit dans l'annexe B de la directive. Les points de discussion de la négociation, qui peuvent inclure :
- La hiérarchie hiérarchique des unités fonctionnelles ou opérationnelles.
- Procédures relatives au personnel, notamment le recrutement, l'embauche, la promotion, la rémunération, le licenciement, la conservation des dossiers et l'analyse des données, telles qu'elles s'appliquent à chaque unité fonctionnelle ou opérationnelle, y compris l'identification des unités qui ont des pratiques différentes en matière de personnel ou de rémunération.
- Comment l'entrepreneur prévoit de se conformer aux exigences en matière d'action positive prévues par le décret 11246, la section 503 et la loi VEVRAA.
- Comment chaque unité fonctionnelle gère ses ressources humaines et ses responsabilités en matière d'égalité des chances en matière d'emploi.
Aucune autorisation de l'agence n'est requise pour maintenir ou modifier un plan d'action positive (AAP) basé sur l'établissement. Les entrepreneurs doivent également demander l'autorisation de modifier les FAAPS afin de refléter les changements dans les opérations commerciales. Bien qu'il demande aux entrepreneurs de commenter la « charge » que représente le maintien d'un FAAP, l'OFCCP semble continuer à sous-estimer le niveau d'effort nécessaire pour établir et maintenir un FAAP.
L'OFCCP estime qu'il faut environ vingt-cinq heures de préparation aux entrepreneurs pour demander l'autorisation de maintenir un FAAP. Cette estimation repose sur des tâches telles que la description du fonctionnement de l'unité commerciale concernée, la rédaction d'un plan de transition pour passer d'un AAP basé sur l'établissement à un FAAP, et la « préparation à discuter » des procédures de recrutement, d'embauche, etc. dans le cadre du processus de négociation. Vingt-cinq heures représentent environ les deux tiers de la semaine de travail d'une personne. L'estimation de l'OFCCP ne tient pas compte des activités internes nécessaires, telles que l'examen juridique et l'obtention de l'accord de la direction pour demander des FAAP. L'estimation ne comprend pas non plus le temps nécessaire pour négocier l'autorisation d'établir un FAAP. Ceci, ainsi que d'autres questions telles que l'estimation de la charge de travail nécessaire pour modifier un FAAP (seulement 10 heures), expliquent pourquoi le programme FAAP est sous-utilisé.
Conclusion
Si votre entreprise compte plusieurs établissements et plusieurs unités commerciales, votre employeur devrait envisager la mise en place de plans d'action pour la diversité (FAAP). Ces plans permettent d'obtenir une vue d'ensemble de votre profil en matière de diversité, ainsi que des tendances en matière d'embauche, de promotion et de licenciement, ce qui est utile pour déterminer la meilleure façon de garantir l'égalité d'accès au lieu de travail. Cependant, il faut s'attendre à consacrer beaucoup d'heures de travail à la création et à la mise à jour de ces plans.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
