Was ist ein FAAP?
Was ist ein FAAP? In den häufig gestellten Fragen (FAQ) der OFCCP heißt es, dass ein FAAP "die Entwicklung eines Programms ermöglicht, das um funktionale oder geschäftliche Einheiten herum organisiert ist [die] im Allgemeinen nicht durch einen physischen Standort definiert sind, sondern sich vielmehr auf eine Komponente innerhalb einer Organisation beziehen, die im Rahmen der normalen Geschäftstätigkeit der Organisation autonom arbeitet". Durch die Berichterstattung auf betrieblicher Ebene und nicht nach einzelnen Arbeitsstandorten, wie es bei der üblicheren "betriebsbezogenen" (standortbezogenen) Berichterstattung der Fall ist, "ermöglichen die FAAPs den Vertragspartnern mehr Flexibilität bei der Strukturierung ihrer Förderprogramme, um sie besser an die Arbeitsweise ihrer Organisation anzupassen."
Die einzelnen Arbeitsorte, die in betriebsbezogenen Affirmative Action Plans (AAPs) angegeben werden, vereinen oft Mitarbeiter aus verschiedenen Geschäftsbereichen, die nicht zusammenarbeiten. Da FAAPs widerspiegeln, wie ein Unternehmen organisiert ist, können sie besser die Profile von Geschlecht, Ethnie, Veteranen und Behinderungen der entsprechenden Mitarbeiter aufzeigen.
Auftragnehmer können sowohl FAAPs als auch einrichtungsbezogene AAPs für verschiedene Teile ihrer Organisation verwenden.
Welche Änderungen sind in der überarbeiteten Richtlinie vorgesehen?
Bundesauftragnehmer können ohne Genehmigung der OFCCP keine Berichte über FAAPs erstellen. Gemäß der aktualisierten Richtlinie müssen die Auftragnehmer unter anderem der OFCCP mindestens einmal jährlich Änderungen der FAAP-Kontaktstelle (der "primäre Unternehmenskontakt", den der Auftragnehmer für die OFCCP benennen muss) mitteilen, die Agentur benachrichtigen, wenn er seinen neu genehmigten FAAP einführt, die Adresse des Hauptsitzes und damit zusammenhängende identifizierende Details angeben und Daten zum FAAP im Excel- oder CSV-Format übermitteln. Die OFCCP kann bei der Prüfung eines FAAP-Antrags nun auch zusätzliche Unterlagen anfordern.
Warum werden FAAPs so wenig genutzt?
Die OFCCP gibt an, dass sie "derzeit FAAP-Vereinbarungen mit 86 Auftragnehmern hat, die 2.509 Funktionseinheiten abdecken". Warum ist das so? Ein wichtiges Problem ist der Verwaltungsaufwand, der durch die Richtlinie für Auftragnehmer entsteht, die FAAPs beantragen oder aufrechterhalten.
Auftragnehmer müssen die Genehmigung der OFCCP für die Durchführung eines FAAP einholen. Die umfangreichen Informationen, die die Auftragnehmer vorlegen müssen, wenn sie die Genehmigung zur Durchführung eines FAAP beantragen, sind in Anhang A der überarbeiteten Richtlinie aufgeführt. Die OFCCP hat, wenn überhaupt, die Komplexität des Genehmigungsverfahrens erhöht. Zusätzlich zu den zusätzlichen Anforderungen bei der Überprüfung des FAAP-Antrags kann die OFCCP auch eine Konferenz zur Überprüfung des Antrags als Teil des "Verhandlungsprozesses" verlangen, der in Anhang B der Richtlinie beschrieben ist. Die Diskussionspunkte der Verhandlung sind nicht einfach und können Folgendes beinhalten:
- Die Berichtshierarchie der Funktions- oder Geschäftseinheiten.
- Personalverfahren, einschließlich Rekrutierung, Einstellung, Beförderung, Vergütung, Kündigung, Aufbewahrung von Unterlagen und Datenanalyse, wie sie für jede Funktions- oder Geschäftseinheit gelten, einschließlich der Identifizierung von Einheiten, die unterschiedliche Personal- oder Vergütungspraktiken haben.
- Wie der Auftragnehmer die Anforderungen an positive Maßnahmen gemäß Executive Order 11246, Abschnitt 503 und VEVRAA zu erfüllen gedenkt.
- Wie jede Funktionseinheit ihre Aufgaben im Bereich Personalwesen und Chancengleichheit bei der Beschäftigung wahrnimmt.
Für die Beibehaltung oder Änderung eines betriebsbasierten Affirmative Action Plan (AAP) ist keine Genehmigung der Agentur erforderlich. Auftragnehmer müssen auch eine Genehmigung zur Änderung von FAAPS einholen, um Änderungen im Geschäftsbetrieb zu berücksichtigen. Trotz der Aufforderung an die Auftragnehmer, sich zur "Belastung" durch die Beibehaltung eines FAAP zu äußern, scheint die OFCCP den mit der Erstellung und Beibehaltung eines FAAP verbundenen Aufwand weiterhin zu unterschätzen.
Die OFCCP schätzt den Vorbereitungsaufwand für Auftragnehmer, die eine Genehmigung zur Beibehaltung eines FAAP beantragen, auf etwa 25 Stunden. Die OFCCP stützt sich bei ihrer Schätzung auf Aufgaben wie die Beschreibung der Funktion der betreffenden Geschäftseinheit, die Erstellung eines Übergangsplans für den Übergang von der betriebsbezogenen AAP zur FAAP und die Vorbereitung auf die Erörterung von Personalverfahren für die Einstellung von Mitarbeitern usw. im Rahmen des Verhandlungsprozesses. Fünfundzwanzig Stunden entsprechen etwa zwei Dritteln der Arbeitswoche einer Person. Die Schätzung der OFCCP berücksichtigt nicht die notwendigen internen Aktivitäten wie die juristische Prüfung und die Genehmigung der Geschäftsführung für die Beantragung von FAAPs. Auch die Zeit für die Aushandlung der Genehmigung zur Einrichtung eines FAAP ist in der Schätzung nicht enthalten. Dies und andere Aspekte wie der geschätzte Aufwand für die Änderung eines FAAP (nur 10 Stunden) deuten darauf hin, warum das FAAP-Programm nicht voll ausgeschöpft ist.
Schlussfolgerung
Wenn Sie mehrere Niederlassungen und mehrere Geschäftsbereiche in Ihrem Unternehmen haben, sollte Ihr Arbeitgeber FAAPs in Betracht ziehen. Sie können einen Überblick über Ihr Diversitätsprofil und über Muster und Trends bei Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen geben, die bei der Entscheidung, wie der gleichberechtigte Zugang zum Arbeitsplatz am besten gewährleistet werden kann, hilfreich sind. Rechnen Sie jedoch damit, dass die Erstellung und Pflege der Pläne viele Arbeitsstunden in Anspruch nimmt.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
