Die 5 wichtigsten Anwendungsfälle für Workflow-Automatisierung im Jahr 2021

Lassen Sie uns in der Zeit zurückreisen und einen Blick auf einen Countdown der fünf wichtigsten Anwendungsfälle für die Workflow-Automatisierung in Unternehmen im Jahr 2021 werfen, die wir aufgrund des Feedbacks unserer Benutzer ermittelt haben.

Workflow für die Genehmigung und Unterzeichnung von Verträgen - Rechtsabteilung, Vertrieb, Beschaffung

Können Sie einen Prozess nennen, der mehr Hin und Her erfordert als ein Tennismatch? Vertragsgenehmigungen. Sie erfordern auch ein sensibles Beziehungsmanagement und zeitkritische Aktionen. Daher ist es nicht verwunderlich, dass Teams Automatisierungstechnologien als Erweiterung ihres Teams nutzen, um bessere, strategischere Arbeitsabläufe zu organisieren und zu entwickeln. Die Workflow-Automatisierung macht den Prozess rund um Verträge so nahtlos und einfach wie 1-2-3.

1. Füllen Sie ein Aufnahmeformular aus, das mit vorgefertigten Benutzer- oder historischen Daten, Hilfetexten und Pflichtfeldern versehen ist.
2. Intelligente Geschäftslogik leitet das Formular an den entsprechenden Genehmiger weiter, der weitere Informationen anfordern, mitarbeiten oder eskalieren kann.
3. Nach der Genehmigung wird das Dokument mit dynamischen Klauseln erstellt, der Vertrag wird über die elektronische Unterschrift geleitet und automatisch in einem sicheren Repository gespeichert.

In der Vergangenheit mussten wir unsere eigene Tabelle erstellen, um das zu verfolgen, aber jetzt übernimmt das TAP-Tool diese Aufgabe für Sie. Man kann sofort sehen, wo sich ein Dokument im Prozess befindet und was zuletzt damit passiert ist - eine manuelle Nachverfolgung ist nicht mehr nötig. Das spart eine Menge Zeit." - Senior Contracts und Projektmanager

(CSAT) Kundenzufriedenheitsumfrage - Abteilung Unterstützung

Alle sind sich einig, dass Feedback die Teams besser macht, was zweifellos zu einer effektiveren und effizienteren Support-Erfahrung führt. Aber gehen wir noch einen Schritt weiter und fragen uns: Wie wird dieses Feedback erfasst, verwendet und gespeichert?

Durch die Automatisierung dieses Prozesses mit TAP können Support und Service bei der Schließung von Tickets oder bei anderen anpassbaren Auslösern Feedback von Kunden anfordern. Manager können Feedback in Echtzeit sammeln und anzeigen, indem sie die umfangreichen Daten- und Analysefunktionen von TAP nutzen. Benutzer können sogar Eskalationspfade erstellen, um zusätzliches Feedback zu sammeln oder die Unzufriedenheit der Kunden zu mindern.

Wir senden jedem Kunden nach Abschluss eines jeden Falles eine automatische Umfrage. Das positive Feedback, das wir in diesen Mitteilungen erhalten, ist eine großartige Möglichkeit für mich, unsere Teammitglieder für ihre Beiträge anzuerkennen und zu belohnen" - Support Manager

Management von Zwischenfällen - Schadensabteilung 

Wenn ein Gerät kaputt geht oder nicht mehr funktioniert, denkt man sofort an die Frage: Wie kann ich das reparieren? Und leider ist bei diesem Problem kein Werkzeuggürtel erforderlich. Für die meisten bedeutet das, was unmittelbar danach kommt, Papieransprüche, Formulare, lange Telefonate mit veralteter Fahrstuhlmusik und zu viel Zeit ohne funktionierende Maschine.

Corp! Zeitschrift stellte fest, dass "Unternehmen in den USA jährlich 8 Milliarden Dollar allein für die Verwaltung von Papier verschwenden. Es kostet ein Unternehmen durchschnittlich 20 Dollar, um ein Dokument abzulegen, 120 Dollar, um ein verlegtes Dokument zu finden, und 220 Dollar, um ein verlorenes Dokument zu reproduzieren." All diese Kosten für die Papierverwaltung summieren sich schnell. Warum also nicht die Unordnung aus dem Prozess nehmen? Unternehmen, die Technologien zur Workflow-Automatisierung einsetzen, können die Bearbeitungszeiten drastisch verkürzen und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit und -treue erhöhen.

Mit der Workflow-Automatisierungslösung TAP von Mitratech können alle Formulare praktisch überall und zu jeder Zeit ausgefüllt werden. Mit zusätzlichen Einblicken, Statusverfolgung und informativen Updates durch einen automatisierten Incident-Management-Prozess, der von den Benutzern erstellt wird. Unternehmen, die sich von veralteten Workflows und dem Geschmack von Briefumschlägen verabschieden, werden die Effektivität der Workflow-Automatisierung fast sofort erleben. Durch die Erstellung zahlreicher, detaillierter Workflows nach dem Prinzip "Einstellen und Vergessen" gewinnen die Teams mehr Zeit, um größere und wichtigere Entscheidungen zu treffen.

Durch die Einrichtung eines Portals für Schadensfälle können 4 Millionen Dollar eingespart werden. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um eine Datenerfassung aus verschiedenen Quellen, einschließlich Kunden, die Ansprüche anmelden, ein Autohaus verklagen oder Probleme im Zusammenhang mit angeschlossenen Werkstätten lösen wollen. Dadurch wurde nicht nur der Prozess, in dem das Unternehmen Ansprüche und potenzielle Angelegenheiten sammelt, rationalisiert, sondern auch die Gebühren für Anwaltskanzleien gesenkt (sie können nicht mehr pro Stunde abrechnen, wenn es offensichtlich ist, dass es nur 15 Minuten Arbeit waren)." - Leiter Schadenmanagement, Automobilhersteller

Fragen Sie Legal: Portal für juristische Serviceanfragen - Alle Abteilungen 

Wenn Ihre Teams global aufgestellt sind und Sie Hilfe von der Rechtsabteilung benötigen, aber nicht wissen, wen oder wo Sie fragen sollen, wohin können Sie sich wenden? An virtuellen Kommunikationstools wie Teams, Zoom und Slack herrscht kein Mangel, aber oft werden die richtigen Fragen an die falschen Leute gestellt. So wird aus einer einfachen Frage eine aussichtslose Suche und eine Menge verschwendeter Arbeit für alle Beteiligten.

Im Rahmen von TAP Workflow Automation nutzen Unternehmen die Portale für Rechtsdienstleistungsanfragen als zentrale Quelle für Fragen, die unter allgemeinen Vertragsarten zusammengefasst sind. Mit Dashboard-Ansichten, Erinnerungen und intelligenter Weiterleitung können alle Anfragen gefunden und an einem zentralen Ort gespeichert werden - damit sie nicht in einem Sammelpostfach landen oder die Mitarbeiter belasten.

[Es ist eine zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter, die Fragen stellen möchten. Die Rechtsabteilung kann Anfragen auf der Grundlage einer bedingten Logik leicht an die richtigen Prüfer weiterleiten. Dies führte von einem manuellen Prozess mit vielen Nachfassaktionen auf Anfragen oder der Beantwortung derselben Frage, die auch in einer FAQ hätte stehen können, zu einer Rationalisierung, die eine schnellere Beantwortung und hochwertigere Arbeit für die Mitarbeiter ermöglicht." - Senior Legal Operations Analyst