Des mouches dans la pommade mise à jour
En vertu de la directive initiale, l'OFCCP maintenait qu'elle avait le droit d'examiner les systèmes de rémunération produits par les contractants en vertu du privilège si les contractants fédéraux ne fournissaient pas "un audit acceptable sur l'équité salariale démontrant la conformité avec l'article 2.17(b)(3)". La directive actualisée précise que les contractants peuvent démontrer qu'ils se conforment à l'article 2.17(b(3) et que les examens confidentiels restent privés en fournissant l'un ou l'autre des éléments suivants :
- Une version du rapport privilégié expurgée des informations sensibles
- les résultats d'une analyse distincte et non confidentielle (réalisée sans aucune garantie de confidentialité), ou
- Une déclaration sous serment détaillée indiquant qu'un examen privilégié a été effectué
Pour chaque option, le contractant doit fournir une documentation comprenant le nombre d'employés examinés, les formes de rémunération analysées (salaire de base, etc.) et la méthode d'analyse employée.
La directive actualisée est formulée de telle manière que l'on pourrait penser qu'elle exige un examen statistique des systèmes de rémunération. Elle fournit une liste de formes sophistiquées d'examen ("analyse de régression multiple, analyse de régression de décomposition, tests méta-analytiques de scores z, analyse de régression compa-ratio..."). Elle omet de mentionner que la section 2.17(b)(3) laisse la méthode d'examen à la discrétion des contractants. Les entrepreneurs sont libres d'utiliser des analyses simples, et n'ont même pas besoin d'utiliser des chiffres.
L'exigence de documentation de la directive actualisée repose sur le 41 CFR 60-2.10(c). Ce règlement ne précise toutefois pas les données ou documents spécifiques à conserver.
Les directives sont des orientations "sous-réglementaires" qui expliquent comment une agence mettra en œuvre la législation existante. Pour modifier la loi et exiger des formes spécifiques d'examen et de documentation du système de rémunération, l'OFCCP doit mettre à jour le 41 CFR 60 par le biais de la procédure "notice and comment" de la loi sur les procédures administratives(5 U.S.C. §§ 551-559).
Que devraient faire les entrepreneurs ?
Pourquoi barber le lion ? Plutôt que d'essayer de convaincre l'Agence qu'elle demande trop, envisagez de préparer une simple analyse du système de rémunération de votre employeur. Et ce, que votre employeur procède ou non à un examen privilégié de la rémunération. Couvrez vos arrières.
L'examen non statistique consiste généralement à comparer les différences "brutes" en pourcentage de la rémunération moyenne afin d'identifier les modèles et les tendances en matière de race et de sexe en vue d'une analyse plus approfondie. Créez des groupes de salaires qui alignent les employés effectuant un travail similaire. Il se peut que votre entreprise ait déjà mis en place des groupes pour fixer les salaires. Concentrez-vous sur les groupes présentant des disparités salariales plus importantes. S'en remettre à des examens plus sophistiqués effectués par votre employeur, s'ils sont disponibles, et examiner l'historique de l'employé pour justifier ou corriger les différences.
Ne serait-il pas agréable de partager ?
La directive actualisée "recommande" aux contractants qui effectuent des analyses statistiques sophistiquées de fournir des détails qui aideront l'OFCCP à comprendre la méthode et les résultats. Les informations demandées (mais non obligatoires) sont les suivantes :
- l'évaluation de toutes les catégories de rémunération des salariés ;
- une explication de la manière dont les salariés ont été regroupés pour l'analyse et de la raison pour laquelle ils l'ont été ;
- les variables, facteurs, mesures ou contrôles éventuels (par exemple, la titularisation, l'éducation, les groupes structurels, les évaluations des performances, l'expérience antérieure) qui ont été pris en compte et la manière dont ils ont été incorporés dans l'analyse ; et
- les statistiques du modèle pour toutes les régressions ou analyses globales effectuées (par exemple, les coefficients b, les tests de signification, les tests F, etc. pour les variables liées à la race, à l'ethnicité et au sexe.
L'OFCCP ne fournit pas régulièrement ce type d'informations aux entrepreneurs. Il pourrait toutefois être utile que les entrepreneurs et l'OFCCP partagent ces informations. Un tel échange d'informations pourrait conduire à une résolution rapide et à des résultats équitables.
Conclusion
La directive mise à jour aidera les entrepreneurs à préserver la confidentialité des analyses de rémunération effectuées dans le cadre du secret professionnel, en particulier pour ceux qui procèdent à des analyses distinctes et non confidentielles.
L'Agence déclare que d'ici mars 2023, elle cherchera à modifier les réglementations en matière d'approvisionnement et de services. Croisons les doigts pour qu'elle n'exige pas de tous les contractants des analyses sophistiquées en matière d'équité salariale. D'une part, il existe des divergences d'opinion entre l'OFCCP et de nombreux entrepreneurs sur la manière d'effectuer des analyses salariales. D'autre part, il sera probablement difficile pour de nombreux petits entrepreneurs de satisfaire aux exigences d'un examen approfondi.
Dans l'intervalle, la directive mise à jour remplit son objectif déclaré, à savoir veiller à ce que les contractants se concentrent sur l'analyse des rémunérations. La mise à jour demande aux contractants d'examiner les différences de rémunération, de prendre des mesures proactives pour résoudre les problèmes identifiés et de décider comment mesurer le succès. Il s'agit là d'une bonne liste de choses à faire pour aborder la question de l'équité salariale.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
