Fliegen in der aktualisierten Salbe
Gemäß der ursprünglichen Richtlinie behielt sich die OFCCP das Recht vor, die im Rahmen der Vertraulichkeit erstellten Vergütungssysteme von Auftragnehmern zu überprüfen, wenn Bundesauftragnehmer keine „akzeptable Lohngleichheitsprüfung vorlegen konnten, die die Einhaltung von 2.17(b)(3) nachweist“. Die aktualisierte Richtlinie stellt klar, dass Auftragnehmer die Einhaltung von 2.17(b)(3) nachweisen und vertrauliche Überprüfungen geheim halten können, indem sie entweder:
- Eine Version des privilegierten Berichts, in der sensible Informationen unkenntlich gemacht wurden
- Die Ergebnisse einer separaten, nicht privilegierten Analyse (die ohne jegliche Datenschutzauflagen durchgeführt wurde) oder
- Eine detaillierte eidesstattliche Erklärung, aus der hervorgeht, dass eine privilegierte Überprüfung durchgeführt wurde.
Unter jeder Alternative muss der Auftragnehmer Unterlagen vorlegen, darunter die Anzahl der überprüften Mitarbeiter, die analysierten Vergütungsformen (Grundgehalt usw.) und die verwendete Analysemethode.
Die aktualisierte Richtlinie ist so formuliert, dass man meinen könnte, sie erfordere eine statistische Überprüfung der Vergütungssysteme. Sie enthält eine Liste ausgefeilter Überprüfungsmethoden („multiple Regressionsanalyse, Dekompositionsregressionsanalyse, meta-analytische Tests von Z-Scores, Compara-Ratio-Regressionsanalyse ...“). Dabei wird jedoch nicht erwähnt, dass 2.17(b)(3) die Wahl der Überprüfungsmethode dem Auftragnehmer überlässt. Auftragnehmer können einfache Analysen verwenden und müssen nicht einmal Zahlen verwenden.
Die Dokumentationsanforderungen der aktualisierten Richtlinie basieren auf 41 CFR 60-2.10(c). Diese Vorschrift legt jedoch keine konkreten Daten oder Dokumente fest, die aufzubewahren sind.
Richtlinien sind „untergesetzliche“ Leitlinien, die erläutern, wie eine Behörde geltendes Recht umsetzt. Um das Gesetz so zu ändern, dass bestimmte Formen der Überprüfung und Dokumentation von Vergütungssystemen vorgeschrieben werden, muss die OFCCP 41 CFR 60 im Rahmen des „Notice and Comment“-Verfahrens des Verwaltungsverfahrensgesetzes (5 U.S.C. §§ 551–559) aktualisieren.
Was sollten Bauunternehmer in Betracht ziehen?
Warum den Löwen herausfordern? Anstatt zu versuchen, die Agentur davon zu überzeugen, dass sie zu viel verlangt, sollten Sie lieber eine einfache Analyse des Vergütungssystems Ihres Arbeitgebers vorbereiten. Erwägen Sie dies unabhängig davon, ob Ihr Arbeitgeber eine privilegierte Vergütungsüberprüfung durchführt oder nicht. Sichern Sie sich ab.
Eine nicht-statistische Überprüfung umfasst in der Regel einen Vergleich der „rohen“ prozentualen Unterschiede im Durchschnittsgehalt, um Muster und Trends in Bezug auf ethnische Zugehörigkeit und Geschlecht für eine weitere Analyse zu identifizieren. Bilden Sie Gehaltsgruppen, in denen Mitarbeiter mit ähnlichen Tätigkeiten zusammengefasst werden. Möglicherweise gibt es in Ihrem Unternehmen bereits solche Gruppen für die Festlegung der Gehälter. Konzentrieren Sie sich auf Gruppen mit größeren Gehaltsunterschieden. Beziehen Sie sich auf detailliertere Überprüfungen Ihres Arbeitgebers, sofern verfügbar, und überprüfen Sie die Historie der Mitarbeiter, um Unterschiede zu begründen oder zu beheben.
Wäre es nicht schön, zu teilen?
Die aktualisierte Richtlinie „empfiehlt“, dass Auftragnehmer, die komplexe statistische Analysen durchführen, detaillierte Angaben machen, die der OFCCP helfen, die Methode und die Ergebnisse nachzuvollziehen. Zu den angeforderten (nicht vorgeschriebenen) Informationen gehören:
- alle Mitarbeiter-Lohnklassen bewertet;
- eine Erklärung, wie und warum die Mitarbeiter für die Analyse gruppiert wurden;
- welche Variablen, Faktoren, Maßnahmen oder Kontrollen (z. B. Dienstalter, Ausbildung, strukturelle Gruppierungen, Leistungsbewertungen, Vorerfahrungen) berücksichtigt wurden und wie sie in die Analyse einflossen; und
- die Modellstatistiken für alle durchgeführten Regressionen oder globalen Analysen (z. B. b-Koeffizienten, Signifikanztests, F-Tests usw. für Variablen, die sich auf Rasse, ethnische Zugehörigkeit und Geschlecht beziehen).
Die OFCCP stellt Auftragnehmern diese Art von Informationen nicht regelmäßig zur Verfügung. Es könnte jedoch sinnvoll sein, wenn sowohl Auftragnehmer als auch die OFCCP diese Details austauschen würden. Ein solcher Informationsaustausch könnte zu einer schnellen Lösung und fairen Ergebnissen führen.
Schlussfolgerung
Die aktualisierte Richtlinie wird Auftragnehmern dabei helfen, die Vertraulichkeit von Vergütungsanalysen zu wahren, die unter dem Anwaltsgeheimnis durchgeführt werden, insbesondere für diejenigen, die separate, nicht vertrauliche Überprüfungen erstellen.
Die Behörde gibt an, dass sie bis März 2023 Änderungen an den Vorschriften für Lieferungen und Dienstleistungen anstreben wird. Wir hoffen, dass sie nicht von allen Auftragnehmern anspruchsvolle Analysen zur Lohngleichheit verlangt. Zum einen gibt es Meinungsverschiedenheiten zwischen der OFCCP und vielen Auftragnehmern darüber, wie Lohnanalysen durchzuführen sind. Zum anderen dürfte es für viele kleinere Auftragnehmer schwierig sein, die anspruchsvollen Überprüfungsanforderungen zu erfüllen.
In der Zwischenzeit erfüllt die aktualisierte Richtlinie ihren erklärten Zweck, nämlich sicherzustellen, dass Auftragnehmer sich auf die Lohnanalyse konzentrieren. Die Aktualisierung fordert Auftragnehmer dazu auf, Lohnunterschiede zu überprüfen, proaktive Maßnahmen zur Behebung festgestellter Probleme zu ergreifen und zu entscheiden, wie der Erfolg gemessen werden soll. Dies ist eine gute To-do-Liste für die Umsetzung der Lohngleichheit.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
