Tout comme en cuisine, la qualité d'un programme d'action positive (PAP) dépend de la qualité de chacun de ses ingrédients. L'ingrédient le plus important pour un PAP réussi est la qualité des données. Les entrepreneurs fédéraux auraient tout intérêt à consacrer plus de temps à comprendre cet ingrédient avant de commencer à en mélanger d'autres.
En termes simples, toute analyse des activités du personnel d'un entrepreneur fédéral ou des progrès réalisés dans la réalisation des objectifs de placement n'a de valeur que si les données initiales utilisées pour créer ces analyses sont fiables. Cela est particulièrement vrai compte tenu de la pratique de l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) qui consiste à « suivre les chiffres » dans les contrôles de conformité, une approche qui se concentre sur toutes les conclusions statistiquement significatives ayant un impact négatif, quel que soit le groupe protégé. Toutefois, les entrepreneurs fédéraux de toutes tailles ont trop souvent du mal à gérer les énormes quantités de données sur le recrutement et le personnel qu'ils collectent chaque année.
Les entrepreneurs devraient tenir compte des conseils suivants pour améliorer la gestion des données :
- Les entrepreneurs doivent passer en revue toutes les exigences en matière de données AAP avec leur équipe chargée des systèmes de données. Par exemple, lorsque vous préparez un AAP annuel, collectez-vous les données relatives à tous les candidats qui ont postulé au cours de l'année, ou uniquement celles des candidats qui ont postulé à des postes pour lesquels il y a eu une embauche au cours de l'année ? Étant donné que vous analysez les activités de sélection, une bonne pratique consiste à « rétroconcevoir » vos données sur les candidats, c'est-à-dire à identifier d'abord toutes les décisions de sélection pertinentes, puis à constituer les pools de candidats pour chaque décision. L'utilisation d'un « dépôt de données » pour cet élément du PAA est la moins utile et susceptible de poser des problèmes.
- Commencez par le début et passez en revue les catégories d'emploi EEO-1, le codage du plan AAP et les enregistrements relatifs à la structure des groupes d'emploi. Étant donné que ces éléments de données sont rarement révisés, ces enregistrements ne reflètent plus, au fil du temps, la réalité actuelle de votre lieu de travail. Lorsqu'ils examinent les groupes d'emploi, les sous-traitants doivent garder à l'esprit qu'il n'y a pas d'exigence particulière en matière de taille pour les groupes d'emploi : même un groupe d'emploi composé d'une seule personne est autorisé !
- Les entrepreneurs doivent revoir chaque année leurs processus de suivi des candidats afin de s'assurer qu'ils conservent, dans la mesure du possible, les données par demande et les informations détaillées sur les décisions prises. Cela comprend les informations concernant l'« étape » (la phase du processus de recrutement au cours de laquelle le candidat a été rejeté, par exemple l'examen du CV, l'entretien téléphonique ou l'entretien avec le responsable) et le « statut » (la raison pour laquelle le candidat a été rejeté).
- Les entrepreneurs doivent également vérifier de manière proactive leurs pratiques en matière de gestion des données et de tenue des registres, avant même qu'un contrôle de conformité de l'OFCCP ne soit prévu. Trop souvent, les problèmes liés aux données passent inaperçus jusqu'à ce que l'OFCCP commence à poser des questions détaillées sur les données relatives aux activités du personnel d'un entrepreneur.
Bien qu'elle ne soit qu'un élément parmi d'autres d'un AAP conforme, une gestion efficace des données est essentielle à sa réussite globale.
Pour en savoir plus sur l'importance de la gestion des données dans votre AAP, contactez un expert en conformité Berkshire au 800.882.8904.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
