Wie beim Kochen ist auch ein Programm für positive Maßnahmen (AAP) nur so gut wie seine einzelnen Zutaten. Die wichtigste Zutat für ein erfolgreiches AAP sind gute Daten. Föderale Auftragnehmer wären gut beraten, mehr Zeit damit zu verbringen, diese Zutat zu verstehen, bevor sie anfangen, andere hinzuzumischen.
Einfach ausgedrückt ist jede Analyse der Personalaktivitäten eines Bundesauftragnehmers oder des Fortschritts bei der Erfüllung von Vermittlungszielen nur so gut wie die Ausgangsdaten, die zur Erstellung der Analysen verwendet werden. Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund der Praxis des Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP), bei der Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften "den Zahlen zu folgen" - ein Ansatz, der sich auf alle statistisch signifikanten negativen Auswirkungen konzentriert, unabhängig davon, wer die geschützte Gruppe ist. Allzu oft haben jedoch Bundesauftragnehmer aller Größen mit der Verwaltung der riesigen Mengen an Einstellungs- und Personaldaten zu kämpfen, die sie jedes Jahr sammeln.
Auftragnehmer sollten die folgenden Tipps zur Verbesserung der Datenverwaltung berücksichtigen:
- Die Vertragsnehmer sollten alle Anforderungen an die AAP-Daten mit ihrem Datensystemteam überprüfen. Erfassen Sie beispielsweise bei der Erstellung eines jährlichen AAP die Bewerberdaten für alle Personen, die sich im Laufe des Jahres beworben haben, oder nur für die Personen, die sich auf Stellen beworben haben, für die es im Laufe des Jahres eine Einstellung gab? Da Sie die Auswahltätigkeit analysieren, empfiehlt es sich, die Bewerberdaten "zurückzuentwickeln", d. h. zunächst alle relevanten Auswahlentscheidungen zu ermitteln und dann die Bewerberpools für jede Entscheidung zu erstellen. Am wenigsten hilfreich und wahrscheinlich problematisch ist die Verwendung eines "Datendumps" für diesen AAP-Bestandteil.
- Beginnen Sie am Anfang und überprüfen Sie die EEO-1-Stellenkategorien, die Kodierung des AAP-Plans und die Aufzeichnungen über die Stellengruppenstruktur. Da diese Datenelemente häufig in kurzen Abständen überarbeitet werden, spiegeln diese Datensätze im Laufe der Zeit nicht die aktuelle Realität Ihres Arbeitsplatzes wider. Bei der Überprüfung der Stellengruppen sollten die Auftragnehmer daran denken, dass es keine besonderen Größenanforderungen für Stellengruppen gibt - selbst eine Stellengruppe von einer Person ist zulässig!
- Die Auftragnehmer sollten ihre Prozesse zur Bewerberverfolgung jährlich überprüfen, um sicherzustellen, dass sie die Daten nach Bedarf, wenn möglich, und detaillierte Informationen über die Ablehnung aufbewahren. Dazu gehören Informationen über den "Schritt" (die Phase des Einstellungsprozesses, in der der Bewerber abgelehnt wurde, z. B. Überprüfung des Lebenslaufs, Telefonscreening oder Vorgesetztengespräch) und den "Status" (der Grund für die Ablehnung des Bewerbers).
- Die Auftragnehmer sollten ihre Datenverwaltung und ihre Aufzeichnungspraktiken auch proaktiv überprüfen - bevor eine OFCCP-Überprüfung angesetzt wird. Allzu oft bleiben Datenprobleme unbemerkt, bis die OFCCP beginnt, detaillierte Fragen zu den Daten der Personalaktivitäten eines Auftragnehmers zu stellen.
Obwohl dies nur ein Teil eines konformen AAP ist, ist eine effektive Datenverwaltung für den Gesamterfolg entscheidend.
Wenn Sie mehr über die Bedeutung der Datenverwaltung in Ihrem AAP erfahren möchten, wenden Sie sich an einen Berkshire-Experten für die Einhaltung von Vorschriften unter der Rufnummer 800.882.8904.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
