Les entrepreneurs fédéraux doivent se conformer à de nombreuses réglementations en matière d'embauche, non seulement aux lois fédérales et étatiques que toutes les entreprises doivent respecter, mais aussi aux réglementations spécifiques aux entrepreneurs établies par le gouvernement fédéral.
Auparavant, l'attention portée à la conformité concernait principalement les politiques d'action positive en matière de race et de genre. Cependant, l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) met également en œuvre des initiatives visant à inciter les entrepreneurs à embaucher des anciens combattants et des personnes handicapées, notamment en contrôlant les organisations afin de s'assurer qu'elles respectent ces initiatives.
La conformité est une priorité absolue, mais ces nouvelles directives impliquent également que les entrepreneurs fédéraux doivent s'assurer que leurs normes sont à jour. Voici comment vous pouvez vous assurer que vous respectez les dernières directives de l'OFCCP.
Fournir des offres d'emploi claires et accessibles
L'une des mesures les plus simples que vous pouvez prendre pour garantir la conformité consiste à vous assurer que vos offres d'emploi mettent en avant les anciens combattants et les personnes handicapées. C'est simple : indiquez clairement que vous cherchez à embaucher des membres de ces deux groupes.
Cela peut sembler évident, mais en réalité, de nombreuses organisations se contentent d'ajouter cette mention en petits caractères au bas d'une offre d'emploi. Pensez à la fréquence à laquelle vous lisez les petits caractères ou les conditions d'utilisation avant de mettre à jour votre smartphone. En indiquant clairement que vous donnez la priorité à l'embauche de personnes handicapées et d'anciens combattants, vous attirerez non seulement davantage de candidats, mais vous transmettrez également un message sur les valeurs défendues par votre organisation.
De plus, vous devez vous assurer que votre processus de candidature est accessible. Par exemple, un candidat peut être malvoyant. Si de nombreuses personnes malvoyantes utilisent des logiciels spécialisés pour les aider à utiliser Internet, certaines n'en utilisent pas, et votre application peut présenter des problèmes techniques. Indiquez aux candidats comment vous contacter pour obtenir de l'aide afin de remplir leur candidature, afin d'offrir les mêmes chances à tous les candidats.
Faire un effort de sensibilisation
La publication d'offres d'emploi sur des sites généralistes n'est qu'un aspect de vos efforts de communication. Il existe de nombreuses ressources et organisations qui aident les anciens combattants et les personnes handicapées à trouver un emploi, ainsi que des sites spécialisés dédiés à ces groupes. En contactant ces organisations, vous élargirez votre vivier de candidats.
Il existe également des services payants que vous pouvez utiliser pour élargir votre portée. Ces organisations peuvent vous aider à garantir que vos programmes de sensibilisation ont l'impact souhaité, non seulement pour des raisons de conformité, mais aussi pour le bien de votre organisation.
…contient-il des photos ou des vidéos d'anciens combattants ou de personnes handicapées travaillant dans votre entreprise ? 
Enfin, examinez la page « Carrières » de votre entreprise. Les organisations considèrent souvent leurs pages « Carrières » comme acquises et prennent rarement la peine de les mettre à jour régulièrement. Cependant, ces pages constituent souvent le premier point de contact avec les candidats. Assurez-vous que votre page transmet le bon message sur les valeurs et les priorités de votre organisation. Par exemple, contient-elle des photos ou des vidéos d'anciens combattants ou de personnes handicapées travaillant dans votre entreprise ? Si ce n'est pas le cas, rectifiez cela immédiatement. Pour plus de conseils sur la création d'une page Carrières efficace, vous pouvez lirecet article.
Soutenez vos efforts avec de la documentation
Les statistiques relatives à votre effectif ne constituent qu'un aspect de la conformité, mais les efforts de sensibilisation ne suffisent pas. La documentation est essentielle, et les auditeurs examineront vos activités documentées afin de s'assurer que vous respectez les exigences de conformité.
Les auditeurs s'entretiendront avec tous les membres de votre équipe : recruteurs, responsables du recrutement et autres membres de l'équipe RH. Adoptez une politique à l'échelle de l'organisation consistant à documenter minutieusement toutes vos activités de recrutement et d'embauche afin de pouvoir répondre facilement aux questions des auditeurs. Par exemple, si vous contactez chaque mois 20 organisations affiliées à des anciens combattants, ayez-en la preuve. Chaque fois que vous publiez une offre d'emploi sur un site spécialisé, veillez à le documenter. En cas de doute, documentez !
Même si la documentation peut sembler fastidieuse, unATS modernedispose de fonctionnalités qui vous aideront à rationaliser, voire à automatiser certaines parties du processus. Cela vous évitera les maux de tête liés à la documentation manuelle. Mais même si vous devez effectuer quelques tâches fastidieuses en cours de route, cela en vaut la peine pour garantir la conformité de votre entreprise.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
