Bundesauftragnehmer müssen zahlreiche Einstellungsvorschriften beachten – nicht nur die staatlichen und bundesstaatlichen Gesetze, die alle Unternehmen befolgen müssen, sondern auch auftragnehmerbezogene Vorschriften, die von der Bundesregierung festgelegt wurden.
Bisher lag der Schwerpunkt der Compliance-Maßnahmen vor allem auf Fördermaßnahmen für bestimmte ethnische Gruppen und Geschlechter. Das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) setzt jedoch auch Initiativen für Auftragnehmer zur Einstellung von Veteranen und Menschen mit Behinderungen durch und überprüft Organisationen, um sicherzustellen, dass sie diese erfüllen.
Die Einhaltung der Vorschriften hat oberste Priorität, aber diese neuen Richtlinien bedeuten auch, dass Auftragnehmer der Bundesregierung sicherstellen müssen, dass ihre Standards auf dem neuesten Stand sind. So können Sie sicherstellen, dass Sie die neuesten Richtlinien der OFCCP erfüllen.
Bieten Sie klare und leicht zugängliche Stellenanzeigen an
Eine der einfachsten Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Stellenanzeigen Veteranen und Menschen mit Behinderungen in den Vordergrund stellen. Es ist ganz einfach: Geben Sie offen zu, dass Sie Mitglieder dieser beiden Gruppen einstellen möchten.
Das mag zwar etwas offensichtlich klingen, aber in Wahrheit fügen viele Unternehmen diesen Hinweis lediglich in das Kleingedruckte am Ende einer Stellenanzeige ein. Überlegen Sie einmal, wie oft Sie das Kleingedruckte oder eine Nutzungsvereinbarung lesen, bevor Sie Ihr Smartphone aktualisieren. Indem Sie deutlich machen, dass Sie Menschen mit Behinderungen und Veteranen bei der Einstellung bevorzugt berücksichtigen, ziehen Sie nicht nur mehr Bewerber an, sondern vermitteln auch eine Botschaft über die Werte, für die Ihr Unternehmen steht.
Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Bewerbungsverfahren barrierefrei ist. Beispielsweise kann ein Bewerber sehbehindert sein. Viele sehbehinderte Menschen nutzen zwar spezielle Software, um das Internet zu nutzen, andere jedoch nicht, und es kann zu technischen Problemen mit Ihrer Bewerbung kommen. Stellen Sie Informationen darüber bereit, wie Bewerber Sie kontaktieren können, um Unterstützung beim Ausfüllen ihrer Bewerbung zu erhalten, damit Sie allen Bewerbern gleiche Chancen bieten.
Outreach-Maßnahmen durchführen
Die Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf allgemeinen Jobbörsen ist nur ein Aspekt Ihrer Bemühungen, potenzielle Bewerber zu erreichen. Es gibt zahlreiche Ressourcen und Organisationen, die Veteranen und Menschen mit Behinderungen bei der Arbeitssuche unterstützen, sowie spezielle Jobbörsen, die sich an diese Gruppen richten. Wenn Sie sich an diese Organisationen wenden, können Sie Ihren Bewerberpool erweitern.
Es gibt auch kostenpflichtige Dienste, mit denen Sie Ihre Reichweite vergrößern können. Diese Organisationen können Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Ihre Outreach-Programme die gewünschte Wirkung erzielen – nicht nur im Hinblick auf die Einhaltung von Vorschriften, sondern auch zum Wohle Ihrer Organisation.
…gibt es dort Fotos oder Videos von Veteranen oder Menschen mit Behinderungen, die in Ihrem Unternehmen arbeiten? 
Schauen Sie sich zum Schluss die Karriereseite Ihres Unternehmens an. Unternehmen betrachten ihre eigenen Karriereseiten oft als selbstverständlich und kümmern sich selten darum, sie regelmäßig zu aktualisieren. Karriereseiten sind jedoch oft der erste Kontaktpunkt für Bewerber. Stellen Sie sicher, dass Ihre Seite die richtigen Botschaften über die Werte und Prioritäten Ihres Unternehmens vermittelt. Enthält sie beispielsweise Fotos oder Videos von Veteranen oder Menschen mit Behinderungen, die in Ihrem Unternehmen arbeiten? Wenn nicht, sollten Sie dies umgehend ändern. Weitere Tipps zur Erstellung einer effektiven Karriereseite finden Siein diesem Artikel.
Unterstützen Sie Ihre Bemühungen mit Dokumentation
Die Statistiken zu Ihrer Belegschaft sind nur ein Aspekt der Compliance, aber Outreach-Maßnahmen allein reichen nicht aus. Die Dokumentation ist unerlässlich, und die Prüfer werden Ihre dokumentierten Aktivitäten überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie die Compliance-Anforderungen erfüllen.
Die Prüfer werden mit allen Mitgliedern Ihres Teams sprechen – Personalvermittlern, Einstellungsmanagern und anderen Mitgliedern des HR-Teams. Machen Sie es zu einer unternehmensweiten Richtlinie, alle Ihre Rekrutierungs- und Einstellungsaktivitäten sorgfältig zu dokumentieren, damit Sie die Fragen der Prüfer problemlos beantworten können. Wenn Sie beispielsweise jeden Monat 20 Veteranenorganisationen kontaktieren, sollten Sie dies nachweisen können. Wenn Sie eine Stellenanzeige in einer Jobbörse veröffentlichen, sollten Sie dies dokumentieren. Im Zweifelsfall gilt: dokumentieren!
Auch wenn die Dokumentation wie eine lästige Pflicht erscheint, verfügt einmodernes ATSüber Funktionen, mit denen Sie Teile des Prozesses rationalisieren und sogar automatisieren können. So ersparen Sie sich die mühsame manuelle Dokumentation. Aber selbst wenn Sie dabei einige langwierige Aufgaben erledigen müssen, lohnt es sich, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
