Le cabinet d'avocats international King & Wood Mallesons SJ Berwin a mis en place HotDocs dans ses bureaux à travers l'Europe et le Moyen-Orient, permettant ainsi à 1 150 membres du personnel d'accéder à ce logiciel de pointe pour la génération automatisée de documents.
Le réseau King & Wood Mallesons figure parmi les 25 meilleurs cabinets d'avocats au monde, avec plus de 2 700 avocats, dont plus de 550 associés répartis dans plus de 30 sites à travers le monde, notamment en Chine, à Hong Kong, en Australie, au Royaume-Uni, en Europe continentale, au Moyen-Orient, au Japon et aux États-Unis. Les cabinets fusionnés utilisent le nom King & Wood Mallesons à l'échelle mondiale et King & Wood Mallesons SJ Berwin au Royaume-Uni, en Europe continentale et au Moyen-Orient.
À l'issue d'un appel d'offres concurrentiel entre quatre entreprises, HotDocs a été sélectionné pour la qualité de son logiciel, l'expertise de son équipe de consultants et son rapport qualité-prix.
Terry Ponsford, analyste en automatisation documentaire chez King & Wood Mallesons SJ Berwin, a déclaré : « Nous devions remplacer un système d'assemblage de documents obsolète et nous avons minutieusement évalué le marché avant de contacter les quatre entreprises que nous jugions adaptées à nos besoins. Au cours de l'évaluation, qui comprenait un essai du logiciel, HotDocs s'est révélé être le mieux adapté à notre vision en termes de qualité logicielle et de compréhension de nos besoins. »
King & Wood Mallesons SJ Berwin utilise HotDocs pour migrer d'un environnement de bureau vers un environnement serveur pour la rédaction numérique, ce qui permet une meilleure intégration avec d'autres systèmes internes. La solution précédente du cabinet était déjà intégrée au système de gestion des modèles de Tikit et la mise en œuvre de HotDocs Server a permis une intégration plus poussée avec WorkSite, le système de gestion des documents. Ces deux intégrations avec HotDocs ont été perfectionnées au point d'atteindre un niveau élevé de livraison de documents, garantissant ainsi le maintien de la confiance des utilisateurs pendant la transition. En moyenne, les bureaux de Londres, Bruxelles, Luxembourg, Paris, Francfort, Munich, Madrid, Milan, Dubaï et Riyad traitent plus de 8 000 assemblages de documents par an, et leur utilisation devrait augmenter à mesure que les demandes de nouvelles applications seront satisfaites.
HotDocs est largement utilisé dans plusieurs domaines d'activité du cabinet, notamment l'immobilier, le contentieux, le droit du travail, la finance d'entreprise, le droit européen, le droit de la concurrence et le droit réglementaire. D'autres domaines d'activité envisagent d'adopter la technologie HotDocs au sein de leurs propres départements afin de gagner du temps et de réduire les coûts lors de la rédaction de documents, tant pour les clients que pour les non-clients. King & Wood Mallesons SJ Berwin a pour philosophie de soutenir la productivité de ses avocats grâce à l'utilisation à long terme d'un logiciel d'assemblage de documents. La transition en douceur du système existant vers HotDocs a permis aux utilisateurs de commencer à tirer pleinement parti de HotDocs et de la nouvelle intégration avec WorkSite sans interruption.
Terry Lawley, responsable de l'équipe Innovation commerciale chez King & Wood Mallesons SJ Berwin, a déclaré : « Nous avons une confiance absolue dans HotDocs, tant dans le produit que dans les services d'assistance qui l'accompagnent. Le changement de logiciel a eu un impact minime, presque imperceptible, sur notre clientèle interne. Notre équipe est très expérimentée en matière d'automatisation des documents, car elle l'utilise depuis un certain temps. Nous avons donc été ravis lorsque nous avons présenté HotDocs lors d'une réunion avec nos avocats spécialisés dans l'assistance professionnelle et qu'ils ont été impressionnés par ses capacités, qui ont clairement dépassé leurs attentes. »
Gary Eunson, directeur commercial chez HotDocs, a conclu : « Ce fut fantastique de travailler avec un cabinet d'avocats qui place l'assemblage de documents au cœur même de l'innovation commerciale et qui perçoit clairement les avantages de HotDocs en termes de productivité, d'efficacité et de capacité d'intégration. Le choix final de HotDocs parmi quatre fournisseurs de logiciels démontre clairement notre position de leader sur le marché de la génération automatisée de documents et souligne notre expertise dans le secteur juridique. »
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
