E-Verify est obligatoire pour certains employeurs, notamment les entrepreneurs fédéraux et les sous-traitants travaillant sur certains types de contrats, ainsi que les employeurs dans les États où E-Verify peut être exigé par la législation de l'État. Toutefois, de nombreux employeurs qui ne sont pas tenus d'utiliser E-Verify choisissent de le faire volontairement.
Utilisation obligatoire du système E-Verify
Exigences pour les contractants fédéraux
La règle E-Verify Federal Contractor Rule s'applique aux entrepreneurs fédéraux qui ont obtenu un nouveau contrat comportant la clause E-Verify de la Federal Acquisition Regulation (FAR) (48 C.F.R., Subpart 22.18) le 8 septembre 2009 ou plus tard dans les situations suivantes :
-La période d'exécution du contrat est d'au moins 120 jours
-Le contrat est évalué à plus de 150 000 $
-Une partie au moins du travail contractuel est effectuée aux États-Unis
En outre, dans certains cas, la clause FAR E-Verify peut être ajoutée aux contrats fédéraux et aux contrats IDIQ (Indefinite-Delivery/Indefinite-Quantity) qui étaient en vigueur avant cette date.
Exigences pour les sous-traitants fédéraux
Les sous-traitants travaillant dans le cadre d'un pré-contrat comportant la clause FAR E-Verify doivent participer à E-Verify dans les situations suivantes.
-Le contrat porte sur des travaux de construction, des services commerciaux ou des services non commerciaux.
Le sous-traitant effectuera un travail d'au moins 3 000 dollars.
Une partie au moins du travail contractuel est effectuée aux États-Unis.
-Certains États exigent que tous les employeurs utilisent E-Verify. En mai 2015 (selon LawLogix.com), les seuls États à avoir cette obligation sont l'Alabama, l'Arizona, le Mississippi et la Caroline du Sud.
-Il existe quelques autres États (trois en mai 2015 selon LawLogix.com) qui exigent E-Verify pour tous les employeurs ayant plus d'un certain nombre d'employés.
◦Tous les employeurs de Géorgie ayant plus de 10 employés
◦Tous les employeurs de l'Utah ayant plus de 15 employés
◦Tous les employeurs de Caroline du Nord ayant plus de 25 employés doivent utiliser E-verify.
-De nombreux autres États exigent E-Verify pour les employeurs du secteur public et/ou les contractants de l'État.
Exigences spécifiques à l'État
Des informations spécifiques à chaque État sont disponibles sur le site LawLogix.com, mais n'oubliez pas que les États peuvent à tout moment adopter de nouvelles exigences. Vérifiez vos obligations auprès d'un conseiller juridique pour vous en assurer.
Utilisation volontaire d'E-Verify
Il n'est pas rare que les employeurs qui ne sont pas obligés de participer à E-Verify choisissent de le faire quand même. Il y a des avantages importants à cela, notamment
-E-Verify est un outil puissant pour protéger les employeurs contre l'embauche en toute connaissance de cause de travailleurs sans papiers si le système est utilisé de bonne foi, et il aide à prévenir - ou du moins à réduire la probabilité - de la fraude documentaire.
-En outre, comme les informations contenues dans les formulaires I-9 sont utilisées pour le traitement de E-Verify, l'utilisation du système met souvent en lumière les erreurs commises dans les documents I-9. En prenant conscience de ces problèmes et en les corrigeant, les employeurs peuvent éviter des amendes coûteuses en cas d'audit I-9.
Utilisation d'E-Verify
Que vous utilisiez E-Verify par obligation ou parce que votre entreprise a décidé de mettre en œuvre volontairement le système, soyez assuré qu'il est très simple à utiliser. Il est également gratuit - l'utilisation du système E-Verify n'entraîne aucun coût. Le traitement des nouvelles embauches par le biais du système en ligne prend un peu de temps, mais la procédure est simple et directe.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
