E-Verify ist für einige Arbeitgeber obligatorisch, darunter Bundesauftragnehmer und Subunternehmer, die bestimmte Arten von Verträgen ausführen, sowie Arbeitgeber in Bundesstaaten, in denen E-Verify möglicherweise gesetzlich vorgeschrieben ist. Viele Arbeitgeber, die nicht zur Nutzung von E-Verify verpflichtet sind, entscheiden sich jedoch freiwillig dafür.
Obligatorische Nutzung von E-Verify
Anforderungen an Auftragnehmer der Bundesregierung
Die E-Verify-Regelung für Bundesauftragnehmer gilt für Bundesauftragnehmer, denen am oder nach dem 8. September 2009 ein neuer Auftrag mit der E-Verify-Klausel der Federal Acquisition Regulation (FAR) (48 C.F.R., Unterabschnitt 22.18) in den folgenden Situationen erteilt wurde:
•Die Leistungsdauer des Vertrags beträgt mindestens 120 Tage
•Der Auftragswert beträgt mehr als 150.000 US-Dollar
•Zumindest ein Teil der Vertragsarbeiten wird in den Vereinigten Staaten ausgeführt
Darüber hinaus kann in einigen Fällen die FAR-E-Verify-Klausel in Bundesverträge und Verträge mit unbestimmter Liefermenge und unbestimmter Lieferzeit (IDIQ-Verträge) aufgenommen werden, die bereits vor diesem Datum in Kraft waren.
Anforderungen an Subunternehmer des Bundes
Subunternehmer, die an einem Vorvertrag arbeiten, der die FAR-E-Verify-Klausel enthält, müssen in den folgenden Situationen an E-Verify teilnehmen.
•Der Vertrag betrifft Bauleistungen, gewerbliche Dienstleistungen oder nicht gewerbliche Dienstleistungen.
•Der Subunternehmer wird Arbeiten im Wert von mindestens 3.000 Dollar ausführen.
•Zumindest ein Teil der Vertragsarbeiten wird in den Vereinigten Staaten ausgeführt.
•In einigen Bundesstaaten müssen alle Arbeitgeber E-Verify verwenden. Seit Mai 2015 (laut LawLogix.com) sind die einzigen Bundesstaaten mit dieser Anforderung Alabama, Arizona, Mississippi und South Carolina.
•Es gibt einige weitere Bundesstaaten (laut LawLogix.com waren es im Mai 2015 drei), die E-Verify für alle Arbeitgeber mit mehr als einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitern vorschreiben.
◦Alle Arbeitgeber in Georgia mit mehr als 10 Mitarbeitern
◦Alle Arbeitgeber in Utah mit mehr als 15 Mitarbeitern
◦Alle Arbeitgeber in North Carolina mit mehr als 25 Mitarbeitern müssen E-Verify verwenden.
•Viele andere Bundesstaaten verlangen E-Verify für Arbeitgeber im öffentlichen Sektor und/oder staatliche Auftragnehmer.
Staatsspezifische Anforderungen
Einzelheiten zu den einzelnen Bundesstaaten finden Sie unter LawLogix.com. Beachten Sie jedoch, dass die Bundesstaaten jederzeit neue Anforderungen erlassen können. Lassen Sie Ihre Verpflichtungen zur Sicherheit von einem Rechtsbeistand überprüfen.
Freiwillige Nutzung von E-Verify
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Arbeitgeber, die nicht zur Teilnahme an E-Verify verpflichtet sind, sich dennoch dafür entscheiden. Dies hat einige wesentliche Vorteile, darunter:
•E-Verify ist ein leistungsstarkes Instrument, das Arbeitgeber davor schützt, wissentlich Arbeitnehmer ohne Papiere einzustellen, wenn das System in gutem Glauben genutzt wird, und das dazu beiträgt, Dokumentenfälschungen zu verhindern oder zumindest deren Wahrscheinlichkeit zu verringern.
•Da die Informationen aus den I-9-Formularen für die Bearbeitung von E-Verify verwendet werden, werden durch die Nutzung des Systems häufig Fehler in den I-9-Unterlagen aufgedeckt. Das Erkennen und Beheben solcher Probleme kann Arbeitgebern helfen, kostspielige Bußgelder im Falle einer I-9-Prüfung zu vermeiden.
Verwendung von E-Verify
Ganz gleich, ob Sie E-Verify nutzen müssen oder weil Ihr Unternehmen sich freiwillig für die Einführung des Systems entschieden hat – Sie können sicher sein, dass es sehr einfach zu bedienen ist. Außerdem ist es kostenlos – die Nutzung von E-Verify ist mit keinen Kosten verbunden. Die Bearbeitung neuer Mitarbeiter über das Online-System nimmt zwar etwas Zeit in Anspruch, aber das Verfahren ist einfach und unkompliziert.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
