Défi

Concevoir un flux de travail pour les accords de conservation des conseils afin de gérer le processus de demande, de rédaction, d'examen et d'autorisation des accords avec les conseils externes.

Solution

  • À l'aide de formulaires en ligne, les utilisateurs saisissent des informations pertinentes sur les conseillers externes potentiels, soit A) dans un formulaire de demande d'accord de conservation, soit B) en rédigeant directement un accord de conservation.
  • Des interfaces intuitives de création de formulaires/documents assurent la normalisation grâce à des modèles pré-approuvés avec une logique d'entreprise intégrée.
  • Chaque flux de travail relatif à l'accord de conservation des avocats est personnalisable en fonction des besoins des opérations juridiques.
  • Les demandes et/ou les accords sont correctement acheminés vers les parties prenantes concernées pour examen et approbation.
  • Des notifications et des alertes automatisées garantissent la collaboration en temps voulu des parties prenantes.
  • Les accords de conservation approuvés peuvent être automatiquement transmis à un conseiller juridique externe pour approbation et signature électronique sécurisée.

Avantages

  • Les interfaces en libre-service et l'automatisation des flux de travail garantissent l'efficacité et l'accélération du processus, généralement en une fraction de temps par rapport aux flux de travail sur papier.
  • La nécessité d'un examen et d'un contrôle par un conseiller juridique interne est réduite, ce qui diminue les coûts.
  • Le reporting et le suivi en temps réel de chaque flux de travail relatif à l'accord de conservation des avocats s'effectuent dans un environnement centralisé afin d'assurer une meilleure gouvernance.
  • La normalisation des formulaires, des documents et des flux de travail minimise les erreurs.
  • Tous les flux de travail relatifs aux accords de conservation des conseils sont automatiquement sauvegardés dans une archive Cloud sécurisée et facilement accessibles à des fins d'audit.