Défi

Une organisation doit veiller à ce que les procédures de consentement par lesquelles les employés acceptent la conservation de leurs données à caractère personnel soient en place et révisées. En outre, les employés doivent avoir la possibilité de savoir quelles données à caractère personnel sont traitées, pourquoi elles le sont et où elles sont conservées.

Solution

  • Des formulaires en ligne en libre-service faciles à utiliser permettent aux employés de soumettre toute demande relative à la confidentialité des données d'une manière cohérente.
  • Les formulaires peuvent être construits avec une logique commerciale intégrée, des champs déroulants et d'autres fonctionnalités.
  • Une fois soumises, les demandes sont automatiquement acheminées vers les parties prenantes concernées pour examen.
  • Capacité à justifier l'issue des demandes.
  • La transparence des processus peut être activée, si on le souhaite, pour permettre une plus grande visibilité et une meilleure collaboration entre toutes les parties.
  • Suivre les demandes dans une base de données centrale afin de s'assurer qu'elles sont traitées dans les délais impartis et les transmettre aux parties prenantes concernées si les demandes sont en retard.

Avantages

  • Piste d'audit automatique qui documente chaque étape du processus au fur et à mesure et prouve la conformité.
  • Des temps de réponse plus rapides pour les demandes qui suivent le processus correct.
  • Réduire les erreurs de traitement des données grâce à l'automatisation des processus.
  • L'utilisation du libre-service pour recueillir le consentement des employés (le cas échéant), donner la possibilité de demander des modifications ou des transferts de données, ainsi que toute autre mise à jour, permet d'assurer la transparence, la précision et la conformité exigées par le GDPR.
  • Le suivi et les rapports centralisés permettent au DPD et aux autres parties prenantes d'avoir une vue d'ensemble de tous les statuts des demandes en temps réel.