Herausforderung
Eine Organisation muss sicherstellen, dass Zustimmungsverfahren, mit denen die Mitarbeiter der Speicherung ihrer personenbezogenen Daten zustimmen, vorhanden sind und überprüft werden. Außerdem müssen die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, herauszufinden, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, warum sie verarbeitet werden und wo sie gespeichert werden.
Lösung
- Benutzerfreundliche Online-Selbstbedienungsformulare ermöglichen es den Mitarbeitern, alle Datenschutzanfragen auf einheitliche Weise zu übermitteln.
- Formulare können mit eingebetteter Geschäftslogik, Dropdown-Feldern und anderen Funktionen erstellt werden.
- Sobald sie eingereicht sind, werden die Anträge automatisch an die zuständigen Stellen zur Prüfung weitergeleitet.
- Fähigkeit zur Erfassung von Begründungen für das Ergebnis von Anfragen.
- Falls gewünscht, kann die Prozesstransparenz aktiviert werden, um eine bessere Sichtbarkeit und Zusammenarbeit für alle Beteiligten zu ermöglichen.
- Verfolgung von Anfragen in einer zentralen Datenbank, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig beantwortet werden, und Weiterleitung an die zuständigen Stellen, wenn Anfragen überfällig sind.
Vorteile
- Automatischer Prüfpfad, der jeden Schritt des Prozesses dokumentiert und die Einhaltung der Vorschriften nachweist.
- Schnellere Antwortzeiten auf Anfragen, die dem richtigen Verfahren folgen.
- Reduzieren Sie Fehler bei der Datenverarbeitung durch Prozessautomatisierung.
- Die Nutzung von Selbstbedienungsdiensten zur Erfassung der Zustimmung der Mitarbeiter (sofern erforderlich), zur Beantragung von Datenänderungen oder -übertragungen und zu anderen Aktualisierungen trägt dazu bei, die in der DSGVO geforderte Transparenz, Genauigkeit und Compliance zu gewährleisten.
- Die zentrale Verfolgung und Berichterstattung ermöglicht es dem DSB und anderen Beteiligten, einen Überblick über den Status aller Anfragen in Echtzeit zu erhalten.
