Qu'est-ce que la gouvernance de l'information ?
La gouvernance de l'information est la manière dont l'information est utilisée et gérée. Il s'agit d'une pratique importante qui vise à limiter les risques liés à la gestion des données et à garantir la conformité.
Une bonne gouvernance de l'information commence par un examen de la manière dont les informations sont collectées et dont les données sont conservées, à la fois sous forme numérique et sur papier. La gouvernance de l'information couvre également la manière dont ces données sont stockées et la façon dont l'entreprise entend les utiliser. Le partage des données est également crucial, notamment parce que les règles et réglementations relatives à l'utilisation des données sont de plus en plus strictes.
Les pratiques de gouvernance de l'information impliquent souvent l'utilisation d'un logiciel de gouvernance de l'information, qui aide les entreprises à gérer leurs informations de la meilleure façon possible, à exploiter pleinement toutes les données disponibles et à se conformer à toutes les réglementations en vigueur en matière de données.
Quels sont les défis en matière de gouvernance de l'information et des données ?
Les données et les informations sont l'élément vital de l'entreprise moderne. Mais la quantité et la variété des données qui nécessitent une gouvernance de l'information et une gestion des données ? Elles augmentent à un rythme exponentiel. C'est devenu une tâche herculéenne pour les entreprises. Quelques-unes des complexités auxquelles elles doivent faire face ?
Faire face aux trois V :
De plus en plus d'entreprises dépendent des Big Data, qui se définissent par trois vecteurs clés : le volume, la variété et la vitesse. Tous ces vecteurs connaissent une croissance rapide et une mauvaise gestion peut avoir de graves conséquences.
Dès 2015, Semafone, une société de prévention de la fraude basée au Royaume-Uni, et OnePoll ont révélé que l'écrasante majorité des consommateurs ne feraient pas affaire avec une entreprise ayant subi une violation, en particulier si elle n'avait pas réussi à protéger les données financières de ses clients, telles que les numéros de carte de crédit.
- Plus de 86 % des personnes interrogées n'étaient "pas du tout susceptibles" ou "pas très susceptibles" de faire affaire avec une entreprise victime d'une violation de données impliquant des données de cartes de crédit ou de débit.
Les travailleurs à distance :
Aujourd'hui, un plus grand nombre d'employés, de parties prenantes et de clients, dans un plus grand nombre de lieux que jamais, peuvent vouloir ou exiger l'accès à vos fichiers et à vos données. Surtout s'il s'agit d'une grande entreprise ou d'une entreprise internationale. Nombre d'entre eux travaillent désormais à distance, sur différents appareils, de sorte qu'une entreprise doit à la fois garantir l'accès et assurer l'accès et la sécurité des données :
- Le nombre d'employés d'entreprises américaines travaillant à domicile n'a jamais été aussi élevé : il a augmenté de 140 % entre 2005 et 2018.
- 4,3 millions travaillent à domicile au moins la moitié du temps.
- De 2015 à 2016, la population des télétravailleurs a augmenté de 11,7 %, soit la plus forte croissance en glissement annuel depuis 2008.1
Comment la gouvernance de l'information fait-elle partie intégrante de la réussite ?
La gouvernance de l'information est l'approche stratégique d'une entreprise pour gérer ses informations, qu'il s'agisse de données numériques, de documents ou d'archives, afin de soutenir les résultats de l'entreprise.
Il peut s'agir d'un large éventail de politiques, de procédures, de contrôles, d'outils et de technologies interdisciplinaires qui aident l'entreprise à répondre aux exigences réglementaires, juridiques et opérationnelles.
En conciliant l' utilisation appropriée des données et des informations avec les exigences réglementaires et de sécurité, les logiciels de gouvernance de l'information peuvent.. :
- Maximiser la valeur de ces données pour l'entreprise
- Assurer la conformité juridique et l'atténuation des risques
- Améliorer la transparence opérationnelle
- Réduire la probabilité, les cas et les coûts des enquêtes judiciaires et des sanctions réglementaires
Quelle est la différence entre la gouvernance de l'information et la gouvernance des données ?
La gouvernance de l'information et la gouvernance des données sont des domaines complémentaires, mais ne sont pas exactement identiques. En comprenant mieux chacun d'entre eux, les entreprises peuvent améliorer leur approche de la gestion globale de l'information.
Comme son nom l'indique, la gouvernance de l'information concerne l'ensemble des informations d'une organisation, y compris les documents, les enregistrements, la cybersécurité et les données. En d'autres termes, la gouvernance des données est l'une des voies de la gouvernance de l'information.
Les différences entre les deux se situent principalement au niveau de l'endroit où elles sont effectuées et de la personne qui les effectue. La gouvernance des données est une approche de la gestion au niveau des données et se concentre sur le maintien de l'intégrité de tous les actifs de données au sein d'une entreprise. Par essence, la gouvernance de l'information est beaucoup plus multidisciplinaire et s'appuie davantage sur un leadership descendant pour assurer une gestion et une collaboration efficaces entre les silos.
En revanche, en assurant une gouvernance efficace des données, une organisation peut améliorer sa gouvernance globale de l'information. Les deux approches sont en fin de compte essentielles pour atténuer les risques et maximiser la valeur de vos informations. Ces deux approches se recoupent naturellement dans les logiciels de gouvernance de l'information qui comprennent des outils de gestion et d'analyse des données.
Qu'est-ce qui relève de la gouvernance de l'information ?
La réussite d'un programme de gouvernance de l'information au sein d'une entreprise repose sur de nombreux éléments, dont voici quelques-uns des principaux :
Accès à la gouvernance
Pratique consistant à gérer et à réduire les risques liés à un accès inutile aux données. Les employés peuvent avoir accès à des données qui ne sont pas nécessaires à leur rôle ou à leur travail, par exemple, ou essayer d'accéder à des données via des canaux non sécurisés. Sa mise en œuvre est souvent une question de conformité réglementaire, en particulier dans des secteurs tels que les soins de santé, les services financiers ou l'industrie juridique.
Gestion de contenu d'entreprise
L'ECM est la stratégie et la pratique qui consistent à capturer, gérer, stocker et fournir des données et du contenu en tirant parti d'outils technologiques. L'ECM permet à une entreprise de gérer ses informations non structurées, quel que soit l'endroit où ces données se trouvent dans l'organisation.
Pistes d'audit
Les pistes d'audit (ou journaux d'audit) sont des enregistrements chronologiques qui fournissent des preuves documentaires de la séquence des activités impliquées dans un programme, des opérations, un flux de travail ou un événement spécifique. Les logiciels de gouvernance de l'information capturent et préservent ces pistes, ainsi que les actifs associés tels que les documents, les messages, les comptes rendus de réunions, etc., ce qui est essentiel pour satisfaire à la fois aux examens internes et à la surveillance réglementaire ; l'absence d'une piste d'audit détaillée peut s'avérer désastreuse, en particulier dans les secteurs fortement réglementés.
Connaître son client (KYC)
Le KYC est le processus de vérification de l'identité de ses clients et d'évaluation des risques, notamment juridiques ou criminels, que peut comporter cette relation d'affaires. Le terme KYC s'applique aussi spécifiquement aux réglementations bancaires et de lutte contre le blanchiment d'argent qui régissent ces activités.
Gestion du cycle de vie de l'information
L'ILM fait référence aux stratégies et aux politiques d'administration des systèmes de stockage numérique et englobe les infrastructures de centre de données et de sécurité, la sauvegarde et la protection des données, la reprise après sinistre, l'archivage et la conservation à long terme, la réplication des données et la gestion quotidienne de l'architecture de stockage.
Une seule source de vérité
Le SSOT est la pratique qui consiste à structurer les modèles de données et les architectures de manière à ce que chaque élément de données ne soit stocké qu'une seule fois, généralement dans un référentiel centralisé de gestion des données numériques, afin d'éviter les versions dupliquées ou dé-normalisées. De cette manière, tous les membres d'une organisation ont accès aux mêmes données qui font autorité.
Gestion des archives
Il s'agit d'une fonction dédiée à la gestion des données ou des informations tout au long de leur cycle de vie, depuis leur capture jusqu'à leur élimination. Elle consiste à identifier, classer, stocker, sécuriser, extraire, suivre et conserver définitivement ou détruire ces documents.
Gestion des connaissances
La gouvernance de l'information permet de créer, de partager, d'utiliser et de gérer les connaissances et les informations détenues par une entreprise afin d'atteindre les objectifs de l'entreprise en utilisant ces connaissances de manière optimale.
Découverte électronique
Il s'agit du processus de découverte dans le cadre de procédures judiciaires telles que les litiges, les enquêtes gouvernementales ou les demandes au titre de la loi sur la liberté de l'information, lorsque les données ou la documentation recherchées sont sous forme d'informations stockées électroniquement (ESI).
Logiciel de gouvernance de l'information
De plus en plus d'entreprises adoptent des outils de gouvernance de l'information tels que des logiciels de gestion des données et des solutions ECM pour répondre aux exigences en matière de gouvernance des données. L'évaluation, l'adoption et la mise en œuvre de ces outils peuvent constituer une responsabilité clé pour les professionnels de la gouvernance de l'information.
Automatisation des processus et des flux de travail
Les solutions logicielles d'automatisation des processus et des flux de travail sont de plus en plus utilisées pour numériser et automatiser les aspects banals et répétitifs des processus liés à la gouvernance de l'information. Cela permet d'améliorer considérablement la rapidité et la précision de ces processus, tout en réduisant les erreurs et les coûts.
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