7 Quellen für Verschwendung in der Rechtsabteilung (die durch schlanke Prozesse behoben werden können)

Selbst unter normalen Umständen steht die Rechtsabteilung unter dem Druck, effizientere Wege für die Arbeit der internen Rechtsabteilungen zu finden. Die durch die COVID-19-Pandemie verursachten Umwälzungen haben diese Notwendigkeit noch deutlicher werden lassen.

Unter ersten Teil dieser Reihe haben wir untersucht, warum Lean Six Sigma für die Rechtsabteilung relevant ist und wie die grundlegenden Schritte zu ihrer Anwendung aussehen. Diesmal gehen wir etwas mehr ins Detail und zeigen sieben Bereiche auf , in denen es in einer Rechtsabteilung zu Verschwendung und Ineffizienz kommen kann. Das Ziel? Ihnen dabei zu helfen, eine Vision für Ihre eigenen optimalen, hocheffizienten Endsysteme zu entwickeln und zu verfeinern.

Wie bei allen Beiträgen dieser Serie stützen wir uns auf die Arbeit von Brian McGovern, Master Black Belt in Lean Six Sigma, und unserem eigenen General Manager, Workflow Solutions bei Mitratech.

Wie er darauf hinweisen würde? Wenn wir über "Verschwendung" nachdenken, ist es wichtig zu verstehen, dass wir sie nicht aus unserem eigenen Blickwinkel heraus definieren . Stattdessen:

Lean Thinking definiert Verschwendung aus der Perspektive des Kunden/Klienten.

Was bedeutet das? Dass wir Verschwendung beseitigen, um das Ergebnis, das Ihr Kunde erhält, zu verbessern, was sich wie folgt zusammenfassen lässt:

• Wertschöpfung aus der Sicht des Kunden
• Verkürzung der Gesamtzykluszeit
• Reduzierung der Kosten (für sie)
• Verbesserung des Prozessablaufs und der Effizienz

Begegnung (und Überwindung) mit TIM WOOD

TIM WOOD ist eine Abkürzung, aber wenn dieser "Tim Wood" eine reale Person wäre, wären wir uns ziemlich sicher, dass er dem Mann auf der linken Seite sehr ähnlich wäre. Diese Person, die Sie wahrscheinlich kennen, hat eine echte Vorliebe dafür, Geld, Zeit und Gelegenheiten durch die Finger gleiten zu lassen, ohne es überhaupt zu merken.

Und wir möchten an dieser Stelle anmerken, dass alle Tim Woods, die wir je kennengelernt haben, nicht im Geringsten auf diese Beschreibung passen.

Also... wofür steht TIM WOOD?

Bestandsaufnahme

Beispiele hierfür sind Rückstände, ausstehende Anfragen, Vorgänge in der Warteschleife, Anrufer in der Warteschleife, unnötige Kopien, der Kauf von übermäßigem Material, Papierkram, der darauf wartet, bearbeitet und abgeheftet zu werden, oder E-Mails, die im Posteingang schlummern.

Antrag

Die unnötige Bewegung von Mitarbeitern ist eine Form der Verschwendung; in der Rechtsabteilung kann dies bedeuten, dass sie zu Fuß gehen müssen, um Papierkram abzugeben, dass sie Zeit damit verbringen, notwendige Informationen zu suchen, dass sie sich durch mehrere Bildschirme klicken müssen, um zu der benötigten Seite zu gelangen, dass sie mehrere Wege zurücklegen müssen, um dieselbe Aufgabe zu erledigen, dass sie nach Akten suchen müssen, die sich an einem anderen Ort befinden irgendwo im Daten- oder physischen Speicher oder beim Wechsel zwischen Computerdomänen oder Laufwerken.

Warten

Jede Verzögerung zwischen dem Ende eines Prozessschritts/einer Aktivität und dem Beginn des nächsten Schritts/der nächsten Aktivität. Beispiele für Legal Ops: Wenn ein Prozess angehalten wird, weil Unterlagen mehrfach genehmigt/unterzeichnet werden müssen, oder wenn eine Aufgabe, ein Dokument oder ein Prozessbeteiligter in einer Warteschlange auf die Bearbeitung wartet, oder wenn die Arbeit zum Stillstand kommt, weil notwendige Informationen oder eine Entscheidung nicht verfügbar sind.

Überproduktion

Wenn die Produktion von Dienstleistungen oder Produkten über das hinausgeht, was für den unmittelbaren Bedarf benötigt wird. Beispiele in der Rechtsabteilung? Immer dann, wenn mehr getan wird, als wirklich notwendig ist, z. B. wenn zu viele Berichte erstellt werden, zu viele Überprüfungen durchgeführt werden, zu viele Genehmigungen erforderlich sind, Sachverhalte bearbeitet werden, bevor ein tatsächlicher Bedarf besteht, oder Entscheidungen zu früh in einem Prozess getroffen werden, wenn sie noch nicht erforderlich sind und möglicherweise spätere Richtungsänderungen oder Nacharbeiten erfordern.

Überarbeitung

In der Rechtsabteilung kommt dies vor, wenn Formulare vom Benutzer redundante oder unnötige Informationen verlangen, wenn mehrere Unterschriften/Genehmigungen verlangt werden, obwohl sie nicht notwendig sind, wenn Daten oder Inhalte erneut eingegeben werden müssen oder wenn doppelte Aufgaben oder Variationen desselben Prozesses in verschiedenen Teams, Referaten oder Abteilungen anfallen.

Defekte

Jeder Aspekt des Produkts oder der Dienstleistung, der nicht den Anforderungen des Kunden entspricht. Beispiele für Legal Ops sind Fehler, Arbeiten, die nicht den Anforderungen entsprechen, fehlende Informationen und die Notwendigkeit, Fehler zu korrigieren. Die Folgen dieser Art von Mängeln? Die Notwendigkeit, Inhalte zu überarbeiten und zu korrigieren, Daten neu einzugeben, Tippfehler zu korrigieren, fehlende Informationen zu finden und zu ergänzen sowie unproduktive Meetings und verzögerte Prozesse, die durch diese Fehler behindert werden.

Der erste Schritt ist das Verständnis von Legal Ops Waste

Wenn Sie verstehen, wo in Ihren Legal Ops-Prozessen Verschwendung auftreten kann, und selbst kleine Änderungen vornehmen, kann dies zu erheblichen Verbesserungen führen. Wie wir bereits im ersten Beitrag sagten, ist es wichtig, Ihre Prozesse aus einer End-to-End-Perspektive zu betrachten, bei der Sie jeden Schritt daraufhin überprüfen, ob er einen Mehrwert für den Kunden bringt.

In unserem nächsten Beitrag werden wir untersuchen, wie man menschliche Fehler in Legal Ops-Prozessen vermeiden und sie so weit wie möglich fehlerfrei gestalten kann.

[bctt tweet=""Wir betrachten lediglich die Zeitspanne zwischen der Bestellung des Kunden und dem Zeitpunkt, an dem wir das Geld abholen. Und wir verkürzen diese Zeitspanne, indem wir die nicht wertschöpfenden Verschwendungen beseitigen." - Taiichi Ohno" username="MitratechLegal"]